개인 원장은 수표 기록부와 같은 방식으로 작동합니다. 기본 개인 원장은 단일 계정에서 수입과 지출을 처리하는 단일 입력 회계 시스템을 사용합니다. 수입이 추가되어 계정에 대변에 기입되고 비용은 계정에서 차변에 기입됩니다. 원장은 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 구매하거나 생성할 수 있습니다. 기본 원장에 거래 날짜 및 설명을 입력하는 데 두 개의 열이 필요하고 대변 및 차변에 대한 두 개의 열이 추가로 필요합니다.
첫 번째 열에 거래 날짜를 기록합니다. 날짜는 거래 내역을 날짜별로 쉽게 확인할 수 있도록 왼쪽에 기록됩니다. 날짜 기록 스타일을 선택하고 전체 원장에 적용하십시오. 예를 들어 년, 월, 일이 이 순서대로 쓰여졌다면 나중에 거래를 검색할 때 혼동을 피하기 위해 계속 그렇게 하세요.
같은 행의 날짜 오른쪽에 거래에 대한 설명을 기록하십시오. 설명은 간략해야 하지만 거래가 무엇인지 알 수 있을 만큼 충분한 정보를 제공해야 합니다. 예:"가솔린 피닉스, AZ."
기록된 항목이 대변인지 차변인지 확인합니다. 대변은 자금을 추가하고 차변은 자금을 뺍니다. 이 예에서 휘발유 비용은 차변이며 금액은 왼쪽 열에 기록됩니다. 항목이 대변인 경우 차변 열을 건너뛰고 다음 열에 금액을 기록합니다.
원장 균형을 위한 회계 기간을 결정합니다(예:월별). 각 회계 기간이 끝날 때 원장의 대변 및 차변 합계를 계산합니다. 총계를 은행 거래 명세서, 영수증 또는 기타 형태의 재무 기록과 비교하여 원장 계정이 정확하고 모든 최신 재무 정보가 최신 상태인지 확인합니다.
계정 잔액을 새 회계 기간으로 이월합니다. 이월 잔액은 크레딧으로 간주되므로 오른쪽 열에 이월 잔액을 기재합니다.