아마도 당신의 조직은 팀 빌딩 프로그램이나 연례 자선 프로그램을 개발하기를 원할 것입니다. 이벤트가 무엇이든 그러한 활동에는 비용이 듭니다. 프로그램이 대략적인 제안에서 현실로 갈 수 있는지 여부에 대한 주요 고려 사항은 비용입니다. 비용을 평가하기 위해 기업은 프로그램 예산을 세웁니다.
예산의 형식은 회사에 따라 다르지만 표준 예산에는 비용을 자세히 설명하고 정당화하는 서면 보고서가 포함됩니다. 예산에는 주로 비용과 같은 예산의 양적 측면을 강조하는 스프레드시트도 포함됩니다. 이러한 지출에는 고정 비용과 변동 비용이 포함됩니다. Robert Carbaugh는 "Contemporary Economics"라는 책에서 생산량이나 생산량에 관계없이 발생하는 초기 비용과 고정 비용이 어떻게 관련되는지 설명합니다. 예를 들면 관리 급여, 임대료 또는 장소 비용 및 기계류가 있습니다. 반면 가변 비용은 생산량이나 사용량에 따라 조정됩니다. 재료 및 투입물은 변동비의 유형입니다. 이러한 지출의 총 가치를 계산하면 전체 프로그램 비용이 산출됩니다.
프로그램 예산의 특징에는 비용이 할당되는 방법, 예상 비용 변동에 대한 가능한 이유 및 지출을 충당하는 방법에 대한 서면 개요가 포함됩니다. 보고서 개요는 나열된 각 구매를 정당화하고 때로는 프로젝트 비용을 줄이기 위한 솔루션을 제공합니다. 어떤 경우에는 프로그램 예산의 한 기능이 기금 마련 또는 조직의 한 부분에서 프로젝트로 자원을 전용하는 것을 포함하여 지출을 충당하는 방법을 나열하는 것입니다.
"Fundraising for Dummies"의 저자인 John Mutz는 프로그램 예산이 기업이 비용에 대해 계획한 방식을 반영하는 방법을 설명합니다. 스프레드시트에 자세히 설명된 예산의 예상 비용 부분에는 프로그램 구현에 필요한 항목이 요약되어 있습니다. 스프레드시트에는 일반적으로 보고서 전체에서 상호 참조되는 총 비용도 표시됩니다.
프로그램 예산은 기업이 비용을 이해하고 실현하는 데 도움이 됩니다. 어떤 경우에는 비용을 계산하는 것이 회사가 주어진 프로그램을 감당할 수 없다는 것을 밝힐 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 기업은 감당할 수 없는 프로그램을 개발하지 않음으로써 귀중한 자원을 절약하게 됩니다. 또는 예산은 기업이 원래 계획을 보다 비용 효율적인 것으로 수정할 수 있는 방법을 보여줍니다. 일부 기업은 프로그램 예산을 제안으로 사용합니다. 이러한 경우 다양한 기업의 입찰을 수락하는 기업은 공급업체가 제공하는 가장 효과적이고 저렴한 선택을 검토할 수 있습니다. 예산은 또한 프로젝트 구매를 담당하는 사람들에게 책임감을 불러일으킵니다. 경영진은 예산에 요약된 정보를 사용하여 비용에 대한 지침과 기대치를 생성할 수 있습니다.
비용을 나열하기 전에 예산 분석가는 가격과 관련된 여러 출처에서 정보를 수집해야 합니다. 회사는 많은 가격을 협의한 후에 프로그램을 위해 어떤 품목을 구매할지 결정해야 합니다. 이 시점에서 회사는 제품을 구매하거나 서비스를 이용할 것을 약속해야 합니다. 단순한 추정치를 사용하면 예산을 신뢰할 수 없고 입증할 수 없게 됩니다.