집주인에게 적절한 편지를 쓰는 것은 다른 유형의 비즈니스 편지를 쓰는 것과 크게 다르지 않습니다. 귀하의 편지는 귀하의 우려 사항과 희망하는 해결 방법을 정중하고 정중하게 전달해야 합니다. 잘 쓰여진 편지는 집주인과의 모든 문제를 해결하고 관계를 개선하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
누군가에게 중요한 편지를 쓰기 위해서는 사전 준비가 필요합니다. 집주인과 적대 관계에 있거나 해결되지 않은 심각한 문제에 대해 불평하는 경우 특히 그렇습니다. 화가 나면 절대 쓰지 마세요. 쓰기 전에 진정될 때까지 기다리십시오. 임대차법 또는 주의 임대인-세입자법에서 다루는 문제에 대해 글을 쓰고 있다면 글을 쓰기 전에 두 가지를 모두 검토하십시오. 귀하의 요청을 정당화하기 위해 법령이나 임대 조항을 인용할 수 있다면 귀하의 서신이 더 설득력이 있을 것입니다.
당신의 편지에 당신의 이름과 주소를 포함하여 집주인이 누구의 말을 듣게 되었는지 확실히 하십시오. 이름이 있는 건물이나 단지에 있으면 이름도 사용하십시오. 집주인의 빠른 응답을 원하시면 전화번호와 이메일 주소를 포함하고 집주인에게 전화하기 가장 좋은 시간을 알려주십시오.
편지의 목적과 집주인이 취하기를 바라는 조치(있는 경우)를 명확하게 설명하십시오. 수리를 요청하는 경우 이를 서신에 명시하고 집주인에게 유지 보수 방문 일정을 잡기에 좋은 시간을 알려주십시오. 임대인에게 임대차 계약을 갱신하지 않을 것이라고 알린다면 처음 몇 문장으로 설명하고 퇴거 날짜와 새 주소를 임대인에게 알려 보증금을 어디로 보낼지 알 수 있도록 하십시오.
반복되는 수리 요청을 무시하거나 시끄러운 이웃과의 거래를 거부하는 집주인에게 좌절하기 쉽습니다. 그래도 예의 바르고 합리적인 것이 중요합니다. 집주인은 무례함이나 빈정거림을 당신의 편지를 무시하거나 심지어 임대차 계약을 갱신하지 않는 정당화로 간주할 수 있습니다. 우려 사항을 해결하고 해결책을 요청할 때 "사실에 근거한" 접근 방식을 취하십시오.
철자 및 구두점 오류는 편지의 신뢰성을 손상시킵니다. 편지를 검토하고 잘 읽히도록 큰 소리로 읽으십시오. 친구나 가족에게 편지를 읽어달라고 부탁하십시오. 그녀는 당신이 놓친 오류를 찾아내고 편지의 명확성과 어조에 대한 피드백을 줄 수 있습니다.
인증 우편은 우편물 및 배달 또는 배달 시도 증명서를 제공합니다. 상황이 악화되는 경우 의사 소통에 대한 증거를 확보하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 일부 지역에서는 집주인에게 특정 유형의 편지를 보낼 때 배달 증명 우편을 사용해야 합니다. 예를 들어 메릴랜드에서는 세입자가 이사하기 15일 전에 배달 증명 우편을 통해 새 주소를 집주인에게 알릴 경우 집주인의 퇴거 조사에 참석할 권리가 있습니다.