직원 핸드북을 작성하는 것은 시간이 많이 걸리고 세부적인 프로세스일 수 있습니다. 중요한 주제를 놓치고 싶지 않으며 정보가 명확하고 효과적으로 제공되어야 하며 직원의 관심을 끌 수 있어야 합니다.
직원 핸드북이 너무 표준어처럼 보이거나 기술적인 법적 용어로 가득 차 있는 것을 원하지 않는다는 점을 명심하십시오. 사람들이 읽지 않을 수 있기 때문입니다. 당신은 당신의 목소리, 정신 및 의도가 전달되기를 원합니다.
온라인에서 비교적 저렴한 무료 직원 핸드북 템플릿과 "핸드북 작성기" 도구를 찾을 수 있습니다. 일부 온라인 기반 회사는 정책에 대한 질문을 통해 상세한 직원 핸드북을 작성하는 과정을 안내하는 데 수백 달러를 청구합니다. 그리고 핸드북에 포함하고 싶은 내용. 또한 해당 주의 직장 정책에 대한 내역을 제공하여 핸드북에 쉽게 추가할 수 있습니다.
이러한 프로그램은 핸드북 작성 프로세스를 크게 간소화할 수 있지만 일부는 다른 것보다 더 많은 사용자 정의를 제공합니다. 이 경로를 선택하는 경우 궁극적으로 너무 일반적으로 느껴질 수 있는 핸드북을 작성하지 않도록 해야 합니다.
인적 자원 관리 학회(SHRM). $350 1년 구독의 경우 SHRM Employee Handbook Builder는 직원 핸드북 작성의 모든 주요 단계를 안내합니다. 주별 필터를 사용하면 "플랫폼의 법적 파트너인 Jackson Lewis가 심사한 최신 연방 및 주 작업장 규정 준수 지침을 반영하는" 현재 연방 및 주 정책을 삭제할 수 있습니다. SHRM의 웹 사이트에서는 "EHB 가입자로서, 1년 구독 기간 동안 발생하는 주 또는 연방법 변경 사항에 대해 정기적으로 알림을 받습니다." (활동 SHRM 회원은 직원 핸드북 템플릿을 무료로 다운로드할 수도 있습니다.)
로켓 변호사. Rocket Lawyer는 월 또는 연간 가입비를 지불하는 온라인 기반 법률 문서 템플릿 및 소규모 비즈니스를 위한 법률 서비스 회사입니다. 가입자는 설문지를 통해 맞춤형 핸드북을 만드는 직원 핸드북 도구를 포함하여 다양한 템플릿에 액세스할 수 있습니다. 또한 연방 및 주별 정책을 제공합니다.
블리스북. 많은 기업이 종이로 된 직원 핸드북을 없애고 디지털 전용으로 전환했습니다. 이것은 핸드북의 업데이트를 더 쉽게 만들고(종이 사본을 재배포할 필요가 없음) 직원들이 필요한 관련 정보를 더 쉽게 검색하도록 돕는 것과 같은 이점을 제공할 수 있습니다. Blissbook은 귀사의 디지털 직원 핸드북을 구축하고 관리할 수 있는 회사입니다. 가격은 $750(직원이 최대 150명인 회사의 경우)부터 시작하며 전자 서명 기능과 핸드북을 본 직원 수에 대한 데이터 분석이 포함됩니다.
무료 템플릿 또한 Google에서 "무료 직원 핸드북 템플릿"을 검색하여 온라인에서 직원 핸드북용 무료 템플릿을 많이 찾을 수 있습니다. 평판이 좋은 웹사이트에서만 템플릿을 다운로드해야 합니다.
직원 핸드북을 작성하고 정리할 전문 지식이나 시간이 없다고 생각되면 HR 컨설턴트를 고용하여 대신할 수 있습니다. 현재의 모든 연방, 주 및 지방 고용 및 노동법을 숙지하고 다른 회사의 핸드북 작성을 도운 경험이 있는 현지 컨설턴트를 찾으십시오.
HR 컨설턴트는 시간 단위로 청구하거나 고정 프로젝트 요금을 청구할 수 있습니다. 고용할 사람을 선택하기 전에 최소한 몇 사람과 이야기하는 것이 좋습니다.
변호사를 고용하는 것은 단연코 가장 비용이 많이 드는 방법이지만 변호사가 관련 고용법을 잘 알고 있으니 안심하셔도 됩니다.
사용자 지정 가능한 템플릿과 도구를 사용하여 직원 핸드북을 DIY하기로 결정했더라도 직원에게 배포하기 전에 직원 핸드북을 검토하기 위해 항상 HR 컨설턴트 또는 고용 변호사를 고용하는 것을 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 것을 놓치지 않고 전체 직원 핸드북을 아웃소싱하는 데 비용을 지불하지 않아도 됩니다.
전문적인 도움에 대한 비용을 지불하기로 선택한 경우, 귀하의 문화, 가치 및 목소리를 중심으로 구축된 직원 핸드북을 작성해야 할 필요성을 놓치지 마십시오. 외부 전문가가 정책과 법률을 처리하는 데 도움을 줄 수 있지만 그들은 당신처럼 직장에 대해 알지 못합니다.
직원 핸드북을 만든 후에는 직원들이 실제로 읽도록 하는 것이 다음으로 큰 과제입니다. 직원이 직장 규칙 및 정책을 이해하여 위반하지 않고 지속적으로 시행할 필요가 없도록 하는 것이 중요합니다. 또한 직원 핸드북을 읽었다는 것을 안다면 최소한 중소기업의 규칙과 정책을 알고 있다는 것을 알 수 있습니다.
고맙게도 직원들에게 직원 핸드북을 읽게 하는 것은 로켓 과학이 아닙니다. 다음은 직원 핸드북을 읽고 참조하는 데 도움이 되는 4가지 팁입니다.
지침서라기보다는 도움이 되는 안내서처럼 들리는 제목을 찾는 것을 고려하십시오. ("직원의 직장 생활을 더욱 멋지게 만들어 줄 놀라운 책"의 라인을 따라 생각하십시오. 글쎄, 최소한 어떻게 하면 재미있게 들릴지 생각해보세요.)
뉴욕 브루클린의 모바일 앱 제조업체인 Big Spaceship은 최신 직원 핸드북을 Our Manual이라고 명명했습니다. , 금융 정보 사이트 The Motley Fool은 온라인 핸드북을 The Fool Rules!라고 부릅니다.
즉, 회사 가치, 문화 및 직원 혜택과 같은 가장 흥미로운 정보가 먼저 표시되도록 직원 핸드북을 구성하십시오. 정책이나 법률로 시작하면 직원들이 읽기를 멈출 가능성이 더 큽니다.
더 많은 회사들이 회사의 인트라넷 시스템에 있거나 인터넷에 있는 온라인 핸드북으로 이동하고 있습니다. 이것은 많은 이점을 제공합니다. 원하는 경우 비디오와 같은 매력적인 요소를 더 추가할 수 있으며 핸드북을 검색 가능하게 만들 수 있습니다(누군가가 단순히 "혜택"을 입력하고 찾고 있는 섹션으로 이동할 수 있음).
디지털 핸드북을 만들고 싶지 않더라도 적절한 시간과 장소에 전달하는 방법을 고려하십시오. 단순히 신입사원 환영 패키지에 포함시키는 것만으로는 효과가 없을 수 있습니다. 출근 첫날 책상 위에 놓고 업무 시간에 읽을 수 있는 시간을 주는 것이 좋습니다.
약간 구식이지만 직원 핸드북의 끝에 도달하면 직원이 정보를 받고 검토했음을 확인하는 펜이나 전자 방식으로 서명하도록 요구하는 것이 좋습니다.
직원 핸드북은 일회성 프로젝트가 아니라 살아있는 문서로 간주되어야 합니다. 고용 및 노동법은 정기적으로 변경되며 비즈니스 및 인력 요구 사항이 발전함에 따라 직원 정책도 변경해야 할 수 있습니다.
직원 핸드북을 적어도 1년에 한 번 검토하고 직원들에게 더 좋고 유용하게 만드는 방법을 찾으십시오. 소규모 비즈니스가 HR 팀을 둘 수 있을 만큼 충분히 큰 경우 직원들이 일년 내내 받는 일반적인 직원 질문을 추적하도록 하십시오.
직원 핸드북은 시간을 절약하고, 직원에게 정보를 제공하며, 궁극적으로 소송 발생 시 비즈니스를 보호하는 데 도움이 되는 귀중한 리소스임을 기억하십시오. 직원에게 가장 유용한 지침을 제공할 수 있도록 문서를 만들고 수정하는 데 충분한 시간을 할애해야 합니다.
포괄적인 직원 핸드북을 만들고 관리하는 것은 소기업 소유자로서 해야 하는 많은 작업 중 하나일 뿐입니다. 때로는 온라인이든 대면이든 제품 디자인 및 고용, 부기 및 판매에 이르기까지 너무 많은 책임을 맡은 것처럼 느껴질 수 있습니다.