소규모 비즈니스 회계의 기본 사항에 대해 잘 알고 있다면 새 고객과 계약한다고 해서 즉시 현금을 받을 수 없다는 것을 알 것입니다. 어쨌든 회사의 미수금이 회사의 현금 계좌에 도달하기까지 몇 주 또는 몇 달을 기다려야 할 수도 있습니다. 그리고 작업에 대한 인보이스를 보내지 않으면 그 돈을 받지 못할 수도 있습니다.
인보이스 전송을 게을리하면 고객이 결제 프로세스를 시작하기 위해 인보이스를 받아야 하는 경우가 많기 때문에 고객의 결제가 지연될 수 있습니다. 고객은 수령 시 지불 계정에 송장을 기록하고 사내 지불 일정에 따라 지불할 가능성이 높기 때문에 고객은 지불 프로세스를 시작하기 위해 송장이 없는 지불을 놓치거나 무시할 수 있습니다. 다행히 인보이스를 보내는 것은 쉽습니다. 아래에서 인보이스를 만드는 방법을 안내해 드리겠습니다.
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인보이스는 특정 기간 동안 고객이 회사에서 구매한 모든 제품 및 서비스의 가격을 나열하고 자세히 설명하는 항목별 문서입니다. 고객이 인보이스를 받으면 이용약관에 명시된 기간 내에 인보이스를 지불해야 합니다.
인보이스가 없으면 귀하와 같은 소규모 비즈니스는 고객 지불을 추구하고 제 시간에 지불을 받는 것이 훨씬 더 어려울 것입니다. 송장은 또한 고객을 위한 작업 기록의 두 배가 되며 이 기록은 회계 목적, 고객과의 조건 재협상 또는 IRS 감사에 직면한 경우에도 유용할 수 있습니다. 고객은 마찬가지로 기록 보관 및 회계를 위해 송장을 사용할 수 있습니다.
핵심 요약 :인보이스는 각 항목에 대해 청구하는 가격과 함께 특정 기간 동안 고객을 위해 수행한 모든 작업이 포함된 항목별 문서입니다.
인보이스에 다음을 포함해야 합니다.
핵심 요약 :인보이스에는 결제 조건과 함께 고객을 위해 완료된 작업의 비즈니스 기본 사항이 포함됩니다.
인보이스에 무엇을 포함해야 하는지 아는 것과 고객이 쉽게 이해하고 조치를 취할 수 있는 방식으로 이 정보를 제시하는 것은 또 다른 문제입니다. 다음 단계를 수행하여 인보이스를 완전히 이해할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
인보이스는 회사와 고객의 연락처 정보와 함께 인보이스 날짜가 포함된 헤더로 시작해야 합니다. 일반적으로 귀하의 비즈니스 정보는 왼쪽에 있고 고객의 정보는 오른쪽에 있지만 때로는 귀하의 정보가 고객의 정보 맨 위에 있을 수 있습니다.
보내는 인보이스가 클라이언트에 대한 첫 번째 인보이스인 경우 헤더에 "인보이스 #0001"을 포함할 수 있습니다(수천 개의 인보이스에 도달하는 경우 숫자에 추가 0은 간격 변경을 방지함). 또는 "Invoice #2021Q1" 또는 "Invoice #FEB2021"과 같이 서비스 기간과 관련된 식별자를 설정할 수 있습니다. 인보이스 식별자가 인보이스에 적용되는 기간을 지정하더라도 식별자와 함께 정확한 인보이스 날짜도 포함해야 합니다.
[관련: 비즈니스 재무 상태를 이해하기 위한 비용 보고서 학습]
인보이스의 핵심은 항목별 서비스 및 가격 표입니다. 여기에서 각 항목과 수량, 단위당 요금(항목당 가격 또는 시간당 요금이 될 수 있음) 및 총 비용을 나열합니다. 표의 오른쪽 하단에서 각 항목의 비용을 추가하고 그 합계를 인보이스의 총액으로 기록합니다. 이 숫자가 굵게 표시되었는지 확인하거나 크고 명확한 글꼴로 총액으로 다른 곳에 나열해야 합니다. 어떤 경우에는 세금도 부과해야 합니다.
항목별 표에 각 항목이 제공된 날짜 또는 기간을 포함하고 표시된 서비스가 포함하는 내용을 자세히 설명할 수도 있습니다. 그렇게 하면 작업과 가격 책정을 고객에게 더 투명하게 만들고 더 빠른 지불을 장려할 수 있습니다. 항목별 테이블을 두 개 이상 포함하여 결제를 용이하게 할 수도 있습니다. 예를 들어, 사무실 안팎에서 고객에게 서비스를 제공하는 경우 각 위치에 대해 하나의 항목별 테이블을 만들 수 있습니다.
종종 인보이스는 서비스, 수량 및 가격의 자명한 목록이지만 때로는 전체 그림을 말할 수 없습니다. 예를 들어 광고 항목 중 하나에 할인을 적용하고 있다는 사실이 즉시 명확하지 않을 수 있습니다. 이 할인을 명확히 하려면 인보이스 하단에 설명 각주를 추가하십시오. 이렇게 하면 고객은 미래의 송장이 동일한 작업에 대해 더 높은 요율을 표시할 수 있음을 알게 됩니다. 인보이스에 명확한 각주가 필요하지 않은 경우에도 감사 메모를 추가할 수 있습니다. 작은 감사는 큰 도움이 될 수 있습니다.
핵심 요약 :인보이스를 만들려면 헤더로 시작하여 고유한 인보이스 식별자를 결정하고 항목별 표를 채우고 필요에 따라 각주를 남겨주세요.
이제 인보이스가 어떻게 작동하는지 알았으니 실제로 인보이스를 보는 것이 도움이 될 것입니다. 그래서 아래에 예를 제공했습니다.
2020년 2월 26일 인보이스 #2021년 2월
John Do 청구처: 우수한 클라이언트, LLC
1 타임스퀘어 1 Hollywood Boulevard
New York, NY 10011 Los Angeles, CA 90045
1-800-111-2345
[email protected] [email protected]
| 프로젝트 | 수량 | 단위당 요금 | 프로젝트 비율 |
| 서비스 1 | 10 | $200.00 | $2,000.00 |
| 서비스 2 | 20 | $300.00 | $6,000.00 |
| 서비스 3* | 15 | $150.00 | $2,250.00 |
| 서비스 4 | 10 | $350.00 | $3,500.00 |
| 서비스 5 | 5 | $200.00 | $1,000.00 |
| 서비스 6^ | 10 | $250.00 | $2,500.00 |
| 2021년 3월 31일까지 기한 총액 | $17,250.00 |
참고:
* 앞서 논의한 바와 같이 다음 달부터 서비스 3을 더 이상 제공하지 않습니다.
^ 서비스 6의 경우 단위당 $50 할인이 적용되었습니다. MyCompany를 선택해 주셔서 항상 감사드립니다!
이제 송장을 만드는 방법을 알고 실제적인 예를 보았으므로 템플릿이나 생성기를 사용하여 직접 송장을 만들 수 있습니다. 다음은 다섯 가지 옵션입니다.
템플릿을 선택한 후에는 위의 단계에 따라 고객이 이해할 수 있을 뿐 아니라 실행에 옮길 수 있는 인보이스를 만드세요.