계약 관리는 간과되는 관리 형태입니다. 관리자는 직원과 자주 상호 작용하며 이러한 논의 및 상황 중 일부는 자연스럽게 보상과 관련이 있습니다. 이러한 대화 중 일부는 계약 관리를 다룹니다. 다른 경우에는 기업이 다른 기업과의 계약 계약을 관리해야 합니다. 많이 거론되지는 않지만 계약 관리는 중요한 비즈니스 주제입니다. 계약 관리 프로세스가 어떻게 작동하는지 확실하지 않은 경우 기본 사항을 이해하는 것이 중요합니다.
계약 관리는 재무 위험을 줄이면서 조직의 운영 및 재무 성과를 극대화하기 위해 계약 생성, 실행 및 분석을 관리하는 프로세스입니다. 조직은 비용을 절감하고 회사 성과를 개선해야 하는 점점 더 많은 압력에 직면해 있습니다. 계약 관리는 매우 시간이 많이 소요되는 비즈니스 요소로, 효과적이고 자동화된 계약 관리 시스템의 필요성을 촉진합니다.
두 회사가 서로 사업을 하기를 원할 때 계약은 두 조직이 체결한 활동과 계약의 각 부분을 이행하는 조건을 지정합니다. 계약은 수익과 비용에 대한 강조로 인해 비즈니스 수익성에 매우 큰 영향을 미칩니다.
계약의 문구가 부실하면 한 조직은 식별할 리소스가 부족한 단순한 기술로 인해 셀 수 없이 많은 수천 달러를 잃을 수 있습니다. 효과적인 계약 관리는 궁극적으로 강력한 비즈니스 관계를 구축하고 장기적으로 수익성을 높이는 길을 열 수 있지만 올바르게 관리될 때만 가능합니다. 계약 관리 논의에 법무 부서나 변호사를 포함시키는 것이 좋습니다. 계약의 정확한 표현은 계약 관리에 매우 중요합니다.
계약 관리는 프리랜서 또는 직원과의 다양한 계약을 관리하는 데에도 적용됩니다. 이러한 작업에는 때때로 양 당사자를 돕는 관리 및 변경이 필요합니다.
일반적으로 계약 관리에는 몇 가지 주요 단계가 포함됩니다. 초기 단계 또는 사전 수상 단계가 있습니다. 이것은 사업이든 직원이든, 누군가에게 계약이 주어지기 전에 발생하는 모든 작업입니다. 중간 단계는 프로세스가 수여되는 때입니다. 여기에는 계약을 최종 결정하기 위한 모든 서류 작업이 포함됩니다. 셋째, 수상 후 단계입니다. 여기서 많은 계약 관리 및 유지 보수가 필요합니다.
이 3가지 기본 단계는 계약 관리를 3단계로 보는 간단한 방법이지만 프로세스는 그보다 더 복잡하고 얼마나 자세히 바라보느냐에 따라 더 많은 단계에서 볼 수 있습니다. 프로세스에 대한 자세한 내용은 나중에 논의하겠습니다.
조직에 계약 관리를 처리할 전문가가 있는 것만으로는 충분하지 않습니다. 직원들은 증가하는 규정 준수 및 분석 요구 사항을 충족하기 위해 프로세스 및 소프트웨어 동반자의 존재를 보강해야 합니다. 계약 관리 전략이 성공적으로 구현되면 조직은 다음을 기대할 수 있습니다.
계약 관리의 기초는 성공적인 낙찰 및 업스트림 활동의 구현에 달려 있습니다. 사전 수주 단계에서 직원은 계약 체결 사유와 공급업체가 계약 조건을 이행할 수 있는지 여부에 집중해야 합니다.
계약이 체결되면 어떻게 작동하는지 이해하려면 추가 고려가 필요합니다. 원치 않는 놀라움을 피하려면 실제 계약에서 신중한 조사와 명확한 목적이 필요합니다.
계약 관리에는 관련 당사자 모두에게 어느 정도의 유연성과 변화하는 상황을 반영하기 위해 계약 조건을 조정하려는 의지가 필요합니다. 문제는 불가피합니다. 즉, 조직은 예상치 못한 상황에 대비하고 필요할 때 계약 조건을 조정할 수 있어야 합니다. [관련 이야기:찾아봐야 할 대출 계약 조건 ]
계약 관리에는 많은 구성 요소가 있지만 생성, 협업, 서명, 추적 및 갱신의 5단계로 프로세스를 요약할 수 있습니다.
단계 내에서 개별 단계를 추가로 식별할 수 있습니다. 전체적으로 프로세스를 9단계로 나눌 수 있으며, 각 단계는 5가지 중요한 단계 중 하나에 기여합니다. 이렇게 하면 새로운 계약이 필요할 때 발생하는 분기말 위기를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 각 단계의 단계는 다음과 같습니다.
1. 초기 요청. 계약 관리 프로세스는 계약의 목적을 뒷받침하는 계약 및 관련 문서를 식별하는 것으로 시작됩니다.
<블록 인용>2. 계약서 작성. 손으로 계약서를 작성하는 것은 시간이 많이 걸리는 작업이지만 자동화된 계약 관리 시스템을 사용하면 프로세스가 상당히 간소화될 수 있습니다.
3. 계약 협상 중입니다. 계약 초안을 작성한 후 직원은 계약 버전을 비교하고 불일치 사항을 기록하여 협상 시간을 단축할 수 있어야 합니다.
4. 계약 승인. 관리 승인을 받는 것은 대부분의 병목 현상이 발생하는 단계입니다. 사용자는 병렬 및 직렬 승인을 포함하여 맞춤형 승인 워크플로를 만들어 빠른 속도로 의사 결정을 계속 진행함으로써 이 문제를 선제적으로 해결할 수 있습니다.
<블록 인용>5. 계약 이행. 계약을 실행하면 사용자가 전자 서명 및 팩스 지원을 통해 서명 프로세스를 제어하고 단축할 수 있습니다.
6. 의무 관리. 이를 위해서는 주요 이해 관계자가 결과물을 충족하고 계약의 가치가 성장 초기 단계에서 악화되지 않도록 하기 위해 상당한 양의 프로젝트 관리가 필요합니다.
<블록 인용>7. 수정 및 수정. 계약의 초기 초안과 관련된 모든 문서를 수집하는 것은 어려운 작업입니다. 간과된 항목이 발견되면 원래 계약을 수정할 수 있는 시스템이 있어야 합니다.
<블록 인용>8. 감사 및 보고. 계약 관리는 계약 초안을 작성한 다음 다른 생각 없이 파일 캐비닛에 밀어 넣는 것을 의미하지 않습니다. 계약 감사는 두 조직이 계약 조건을 준수하고 발생할 수 있는 모든 문제를 결정하는 데 중요합니다.
9. 갱신. 수동 계약 관리 방법은 종종 갱신 기회를 놓치고 비즈니스 수익을 잃을 수 있습니다. 프로세스를 자동화하면 조직에서 갱신 기회를 식별하고 새 계약을 작성할 수 있습니다.
계약 관리의 대부분은 이 9단계를 처리하는 것으로 귀결됩니다. 계약 수명 주기 관리가 중요합니다. 다양한 계약 유형이 다양한 단계를 거치면서 계약 관리자는 잠재적인 변경 사항이나 계약 위반을 모니터링해야 합니다. 직원이나 비즈니스가 계약에 만족하지 않으면 계약을 변경할 가치가 있습니다. 계약상의 의무를 준수하는 동시에 계약의 양측이 만족하는지 확인하는 것이 중요합니다.
계약 관리 과정에서 수명 주기 관리가 중요해지는 경우가 많습니다. 공급업체 성과 및 위험 관리는 계약을 관리하는 동안 중요한 고려 사항입니다. 예를 들어, 공급업체가 계약상의 의무를 이행하지 못하는 경우 계약을 재작업하거나 일부 징계 조치를 시행해야 할 수 있습니다.
폴더 및 파일 캐비닛 스토리지를 통해 수동으로 계약을 관리하는 것이 전통이지만, 그 관행은 조직의 전반적인 효율성을 떨어뜨릴 수 있는 비효율로 가득 차 있습니다.
계약 관리 소프트웨어는 이러한 문제를 해결하기 위한 전자적 접근 방식입니다. 계약 관리 소프트웨어 제품군은 모든 계약 문서를 구성할 수 있습니다. 소프트웨어는 관리하기 쉬운 전자 달력에 서명 및 갱신을 넣을 수 있으며 계약 관리 프로세스와 관련된 리소스를 추적하고 할당하는 데 도움이 될 수 있습니다.
자동화된 계약 관리 서비스와 통합하면 수많은 공수를 줄이고 계약 관리와 관련된 수많은 프로세스를 자동화하여 회사에 더 많은 가치를 창출할 수 있습니다.
Rob Powell Biz Blog의 설립자이자 CEO인 Robert Powell은 “계약 관리 소프트웨어는 공급자, 상업용 임대 및 라이선스 계약과 관련된 계약에 대한 주요 정보를 저장합니다. "계약 관리 소프트웨어의 전반적인 목적은 각 계약의 프로세스에 대한 중앙 집중식의 균일한 기록을 생성하여 관리 작업을 간소화하는 것입니다."
계약 관리 소프트웨어를 사용하면 문서 작업에만 의존하지 않고도 복잡한 계약을 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
Powell은 "계약 관리 소프트웨어의 가장 중요한 측면은 여러 위치에 있는 직원이 한 곳에서 계약에 액세스할 수 있다는 것입니다."라고 말했습니다.
이 소프트웨어는 주로 계약 생성, 추적 및 서명을 직접 처리하는 부서에서 사용됩니다. 이것은 종종 고용 회계의 정맥을 관리하는 HR 부서로 오프로드됩니다. 소프트웨어에는 중요한 프로세스를 완료해야 하는 관리자가 포함될 수도 있습니다. 캘린더 및 커뮤니케이션 소프트웨어와 통합할 수 있기 때문에 HR은 소프트웨어 제품군의 무거운 구성 요소를 사용할 수 있고 나머지는 서명 또는 협상의 특정 측면에 필요한 관리자와 직원을 순환시키는 데 도움이 됩니다.
모든 대학에서 계약 관리 학위를 제공하는 것은 아니지만 일부 학교에서는 제공합니다. 해당 교육을 받는 것이 하나의 옵션이지만 업계에서 성공할 수 있는 다른 비즈니스 학위가 있습니다. 거기에서 어떤 형태로든 계약 관리 경험을 추가하고 싶습니다.
United Capital Source의 설립자이자 CEO인 Jared Weitz는 "학사 학위와 몇 년 간의 현장 경험을 바탕으로 NCMA(National Contract Management Association)를 통해 인증을 신청하고 테스트할 수 있습니다. "교육 및 자격 증명과 함께 계약 관리자는 견고한 의사 소통 및 작문 기술과 조직 및 마감 관리에 대한 예리한 안목이 필요합니다."
법학 학위도 이 경력 경로에 도움이 될 수 있습니다. 법률 지식은 계약을 관리하는 데 중요합니다. 계약 관리와 협상은 모두 법적 지식과 전문성에 의존합니다.
정규직 계약 관리자가 되고 싶다면 다른 계약 관리자와 연결하여 그들이 현재 역할에 어떻게 들어왔는지 알아보는 것이 좋습니다. 계약 관리자가 되기 위한 정해진 방법은 없지만 계약 관리자가 되려면 비즈니스 경험이 중요합니다.
계약 관리자의 급여는 자격과 위치에 따라 다릅니다. PayScale에 따르면 계약 관리자의 평균 연봉은 $80,151입니다. 사이트에는 Northrop Grumman Corporation, Accenture 및 Raytheon Company가 계약 관리자에게 가장 수익성이 높은 회사로 나열되어 있습니다.
계약 관리자는 또한 선임 계약 관리자, 계약 이사 또는 계약 관리자까지 일할 수 있습니다. 계약 분석가는 계약 관리 분야의 또 다른 일반적인 경력 경로입니다.
계약 관리자는 기업 또는 직원과의 계약의 법적 및 재정적 측면을 관리하는 데 도움을 줍니다. 계약을 자주 하는 회사의 경우 계약 관리자를 고용하는 것이 좋습니다.
Ryan Goodrich는 이 기사의 작성 및 보고에 기여했습니다. 출처 인터뷰는 이 기사의 이전 버전에 대해 수행되었습니다.