재정 고문으로서 당신은 고객의 신뢰에 의존합니다. 이러한 신뢰를 유지하려면 개인 정보를 안전하게 보호할 수 있어야 합니다.
불행히도 사이버 보안 공격이 증가하고 있습니다. 2017년에 1,670만 명이 넘는 신원 사기 피해자가 발생한 상황에서 고객은 개인 정보를 잘못된 사람의 손에서 보호할 수 있는 고문을 높이 평가할 충분한 이유가 있습니다. 고객의 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다. 그러나 그 과정에서 세심한 계획과 세심한 주의가 필요합니다.
클라이언트의 데이터를 보호하는 한 가지 방법은 암호화 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 소프트웨어를 사용하여 이메일, 공유 파일 및 기타 민감한 정보 출처를 암호화할 수 있고 사용해야 합니다.
일부 주에서는 이미 재무 고문이 암호화 소프트웨어를 사용하도록 요구하고 있습니다. 매사추세츠, 캘리포니아, 네바다는 현재 재무 고문이 고객을 식별할 수 있는 모든 개인 정보를 암호화하도록 요구하는 몇 안되는 주입니다. 귀하의 주에서 개인 식별 정보를 암호화하도록 요구하지 않더라도 그렇게 하는 것이 중요합니다.
여러 가지 이유로 암호화 소프트웨어를 사용하지 않을 수 있습니다. 기술에 익숙하지 않거나 오래된 고객에게 혼동을 주지 않으려는 경우가 있습니다. 또는 암호화 비용이 너무 높아 보입니다. 그러나 이러한 이유가 방해가되어서는 안됩니다. 암호화 소프트웨어는 지나치게 복잡할 필요가 없습니다. 직접 설치할 수 없다면 전문가를 고용하십시오. 그리고 이 서비스의 비용이 어마어마해 보인다면 데이터 유출 비용을 생각해 보십시오. 최악의 시나리오가 발생하면 암호화 소프트웨어를 설치하는 것보다 데이터 유출을 정리하는 데 더 많은 시간과 비용이 드는 것이 거의 확실합니다.
암호화는 해커의 엿보는 눈으로부터 민감한 정보를 숨기는 방식으로 작동합니다. 일반적으로 일반 텍스트 데이터를 무작위로 보이는 문자로 변환하는 복잡한 알고리즘이 포함됩니다. 특별한 키가 없으면 해독이 거의 불가능합니다. 소프트웨어 키가 있으므로 데이터를 정상적으로 볼 수 있습니다. 그러나 소프트웨어 키가 없는 사용자는 데이터를 해독할 수 없습니다.
오늘날 시장에서 대부분은 데이터를 보호하기 위해 최소 128비트 키를 사용합니다. 일부는 256비트와 같은 더 높은 암호화를 사용하기도 합니다. 숫자가 높을수록 더 많은 보호가 제공됩니다.
많은 사람들이 암호화 요구 사항을 위해 타사에서 제공하는 보안 클라이언트 포털로 눈을 돌립니다. 이것은 당신과 당신의 클라이언트 모두 숨어있는 해커의 두려움 없이 데이터에 액세스할 수 있는 안전한 장소를 만듭니다. 이 경로를 선택하기 전에 다양한 공급업체를 조사해야 합니다. 고객의 요구와 귀사의 요구에 맞는 솔루션을 찾으십시오. 다양한 사이버 보안 공급업체를 조사할 때 보안 조치에 대해 질문하십시오. 더 많은 보안을 제공할수록 고객의 데이터가 더 잘 보호됩니다.
암호화를 사용하여 다양한 데이터 소스를 보호할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 클라이언트, 데이터, 이메일, 저장된 파일 및 기타 개인 정보 소스에 액세스하는 데 사용되는 브라우저 간의 통신을 암호화하는 것을 고려하십시오. 기본적으로 파일에 클라이언트의 데이터가 포함되어 있으면 암호화를 고려해야 합니다.
암호화는 재무 고문에게 중요한 도구입니다. 그러나 데이터 수집에 대해 미리 생각하면 암호화의 필요성을 줄일 수 있습니다. 암호화할 항목이 적으면 잠재적으로 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 보호할 데이터가 적을수록 잘못된 손으로부터 클라이언트 데이터를 보호해야 하는 부담이 더 쉬워집니다.
고객의 개인 은행 계좌에 대한 모든 세부 정보가 필요할 수 있지만 실제로 필요한 다른 정보에 대해 잠시 생각해 보십시오. 일부 정보는 있으면 도움이 될 수 있지만 서비스를 수행하는 데 완전히 필요한 것은 아닙니다.
현재 고객으로부터 수집하고 있는 데이터를 살펴보십시오. 목록을 살펴보고 제거할 수 있는 항목이 있는지 확인하십시오. 실제로 사용하는 데이터와 거의 사용하지 않는 데이터에 대해 생각해 보십시오. 초기 정보 수집 프로세스에서 항목을 제거한다고 해서 나중에 필요한 경우 해당 정보를 얻을 수 없다는 의미는 아닙니다. 오히려 가까운 장래에 사용하지 않을 데이터를 보호할 부담이 없다는 의미입니다.
나중에 관련성이 생기면 언제든지 데이터를 요청할 수 있음을 기억하십시오.
데이터 보호의 책임은 전적으로 IT 부서의 책임이 아닙니다. 올바른 암호화 소프트웨어가 모두 설치되어 있고 정기적으로 업데이트하더라도 데이터 유출은 여전히 가능합니다. 실제로 많은 데이터 침해가 암호화 고장이 아니라 사람의 실수로 인해 발생합니다.
2018년 연구에 따르면 미국의 모든 데이터 유출 중 25% 이상이 부주의나 사용자 오류로 인해 발생했습니다. 고객의 개인 정보를 보호하기 위한 절차에 대한 직원 교육을 통해 이러한 일이 발생하지 않도록 도울 수 있습니다. 직원에게 고객 정보를 안전하게 처리하는 데 필요한 도구를 제공하는 것이 중요합니다. 고객 정보를 올바르게 처리하는 것이 왜 중요한지 직원에게 알리는 것도 좋은 생각입니다. 데이터 유출 비용은 귀하와 귀하의 고객 모두에게 재정적으로 치명적일 수 있습니다.
직원을 위한 의무 교육을 만드는 것이 직원을 교육하는 가장 좋은 방법입니다. 회사의 교육 프로그램을 개발할 때 개인 정보 보호 및 보안 요구 사항에 대한 광범위한 지식을 가진 직원이 클라이언트 데이터를 더 잘 보호할 수 있다는 점을 고려하십시오. 지식이 많을수록 침해를 방지하고 시스템 손상을 인식할 준비가 더 잘 됩니다. 또한 고객 데이터와 보다 밀접하게 상호 작용하는 직원을 위한 보다 전문화된 교육을 고려해야 합니다.
직원들에게 회사 내 데이터 관리의 모범 사례를 가르칩니다. 암호화 키를 적절하게 처리하기 위해 따라야 할 모든 절차를 제공합니다. 신원 도용이 될 수 있는 사람의 눈을 훔쳐보는 것에서 클라이언트 데이터를 보호하는 것이 얼마나 중요한지 알려주십시오. 잠재적인 침해를 신속하게 발견할 수 있도록 암호화 소프트웨어의 기본 사항을 이해하도록 도와주십시오. 각 직원은 고객 데이터를 보호할 책임이 있음을 상기시키십시오. 각 직원에게 개인적인 책임감을 심어주고 성공적인 데이터 보호에 필요한 도구를 제공하십시오.
직원들이 필요할 때 다시 참조할 수 있도록 교육 중에 배운 내용을 매뉴얼로 만드는 것도 좋은 생각일 수 있습니다. 이 정보의 하드 카피는 직원이 업무에서 데이터 처리 질문에 직면할 때 귀중한 리소스로 사용할 수 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 변경될 가능성이 있으므로 직원에게 최상의 데이터 처리 방법에 대한 최신 정보를 제공하도록 정기적인 교육을 고려하십시오. 분기별 또는 연간 교육에는 암호화 소프트웨어 업데이트 및 데이터 처리 절차 변경 사항이 반영되어야 합니다.
아무리 계획을 세워도 데이터 유출 가능성은 항상 존재합니다. 암호화 소프트웨어가 더욱 강력해짐에 따라 범죄자들은 끊임없이 진화하는 사이버 보안 관행을 약화시키기 위해 노력합니다.
데이터 도둑이 끈질기게 행동하는 데에는 그럴만한 이유가 있습니다. 데이터는 시장에서 가장 가치 있는 상품 중 하나입니다. 도난당한 개인 정보로 범죄자는 피해자의 개인 재정에 큰 피해를 줄 수 있습니다.
불행히도 데이터 유출은 날로 더 일반적이 되고 있습니다. 회사에서 데이터 침해가 발생할 경우 고객을 보호할 수 있도록 비상 계획을 마련하는 것이 중요합니다.
IT 부서 또는 사이버 보안 기관과 협력하여 도난당한 데이터를 복구하고 복원하기 위한 계획을 세우십시오. 이 계획을 통해 잠재적인 데이터 침해를 즉시 시정할 수 있습니다. 여기에는 데이터 복구 절차, 고객에게 위반 사실을 알리는 방법, 영향을 받는 고객을 보상하기 위한 절차에 대한 세부 정보가 포함되어야 합니다. 사이버 보안 보험에 대한 투자도 고려해야 합니다. 보장 범위에 따라 이 보험 플랜은 고객의 회복 및 보상 비용을 충당하는 데 도움이 될 수 있습니다. 사이버 보안 재앙이 발생한 경우 비상 계획은 회사를 정상 궤도에 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
데이터 침해는 재정 고문에게 위협이 됩니다. 암호화, 적절한 직원 교육 및 비상 계획 수립의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 오늘날 귀사에 강력한 사이버 보안 프로토콜을 구현함으로써 고객 데이터의 장기적인 보안을 보장하는 데 도움이 될 수 있습니다.
Axos Advisor는 고객 전용 은행 계좌와 고객 계좌 관리를 위한 CRM 대시보드를 제공하여 재정 고문에게 서비스를 제공하는 프로그램입니다. 이 과정에서 질문이 있는 경우 주저하지 말고 Axos Advisor 팀에 1-866-833-0529번으로 연락하거나 [email protected]로 이메일을 보내주십시오.