우리는 기술에 대한 높은 기대치를 가지고 있습니다. Deloitte 연구에 따르면 CIO의 67%는 IT가 효율성을 높이고 비용을 절감할 것으로 기대하고 70%는 비즈니스 프로세스 개선을 제공할 것으로 기대합니다.
회계 업무에 새로운 소프트웨어를 구현하는 것은 이러한 도전적인 목표를 달성하기 위해 최선을 다해야 합니다. 다음 7가지 모범 사례를 따라 다음 기술 프로젝트에 가장 큰 성공 기회를 제공하십시오. 그리고 변화 관리 챔피언이 되십시오.
모든 사람을 기쁘게 할 수는 없지만 가능한 한 팀을 참여시킴으로써 더 넓은 주인 의식을 고취할 수 있습니다.
고위 관리자와 파트너가 최종 결정을 내리더라도 직원이 프로세스에 진정으로 기여할 수 있는 방법을 찾으십시오. 해결해야 할 질문의 틀을 잡는 데 도움이 될 수 있습니까? 또는 경쟁자가 측정될 기준을 결정하시겠습니까? 아니면 프로젝트 우선 순위를 설정하는 데 도움이 될까요?
모든 사람이 개인적으로 변경을 통해 얻을 수 있는 것을 이해할 수 있도록 구체적이고 개인적이어야 합니다. 그렇다면 소프트웨어를 통해 세금 신고서를 더 쉽게 작성할 수 있다면 어떨까요? 대부분의 사람들에게 중요한 것은 12월과 1월의 직장 생활이 덜 힘들 것이라는 것입니다!
실무에 대한 훨씬 더 일반적인 이점은 궁극적으로 더 큰 비즈니스 안정성, 더 흥미롭고 도전적인 작업에 대한 기회, 향상된 경력 전망과 같은 직원에게 혜택을 가져다 줄 것입니다. 철자법은 가치가 있습니다.
프로젝트 관리자는 한 번에 모든 곳에 있을 수 없습니다! 일부 프로젝트 챔피언의 도움을 받아야 합니다.
챔피언은 프로젝트 뒤에 완전히 있어야 합니다. 그들은 새로운 소프트웨어 솔루션의 장점과 프로젝트의 의도된 결과를 진정으로 이해해야 합니다. 그들은 이해 관계자와 협력하여 많은 프로젝트, 특히 더 긴 프로젝트에 영향을 미치는 불가피한 "프로젝트 피로"를 해결하고 프로세스에 계속 참여하고 만족스럽게 유지합니다.
훌륭한 프로젝트 관리는 프로젝트 시작과 끝뿐만 아니라 모든 단계에서 효과적인 의사 소통에 달려 있습니다.
소문과 부정은 빠르게 퍼질 수 있습니다. 정기적이고 개방적이며 정직한 의사 소통은 이러한 문제를 극복하는 데 도움이 될 것입니다. 표시하고 축하할 수 있는 이정표를 찾으십시오. 그러나 어려움과 지연에 대해서도 정직하십시오. 이것은 나중에 예기치 않은 충격을 피하는 데 도움이 됩니다.
교육은 프로젝트 성공에 필수적입니다. 단순히 새로운 소프트웨어 시스템을 출시하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 사람들이 시스템을 사용하고 효율적으로 사용하고 있는지 확인해야 합니다.
요즘에는 다양한 학습 스타일에 맞게 다양한 형식으로 자료를 생성하는 것이 비교적 쉽습니다. 간단한 FAQ; 인트라넷의 페이지; 소프트웨어를 사용하여 가장 잘 배우는 사람들을 위한 데모 데이터 교실 훈련; 라이브, 온라인 웨비나 및 녹화된 비디오.
대부분의 소프트웨어 프로젝트는 완료될 때까지 평가되지 않으며, 일반적으로 결과를 변경하기에는 너무 늦습니다.
대신 프로젝트를 관리 가능한 덩어리로 나누고 완료되는 각 단계를 평가하십시오. 대면 보고, "점심 및 학습" 세션, 빠른 이메일, 회사 인트라넷의 양식 또는 온라인 설문 조사를 통해 공식 및 비공식적으로 평가 데이터를 수집하는 방법은 많이 있습니다.
물론 현재 팀을 교육하는 것도 중요하지만 모든 사람이 모범 사례를 채택할 수 있도록 새 직원을 위한 교육도 잊지 마세요.
유도 프로그램에 충분한 교육을 포함해야 하지만 "교육"이 누군가를 하루 동안 방에 혼자 남겨두고 그들이 소프트웨어에서 완전한 전문가로 부상하기를 바라는 것을 의미하지는 않습니다. 위의 5단계에서 제안한 사항을 따랐다면 이미 다양한 형식의 교육 자료가 있어 다양한 사람들이 자신에게 적합한 방식으로 학습할 수 있도록 도와줄 것입니다.
Greg Gillet은 Wolters Kluwer의 커뮤니케이션 관리자입니다. 그룹은 Accountex Summit North, Pod 35에 있습니다.