직원이 있는 경우 경비 보고는 회계 프로세스의 중요한 부분입니다. 경비 보고서는 유연성을 허용하고 직원이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있도록 합니다. 비즈니스 시간과 비용을 절약하려면 지출 보고서 정책을 만드십시오.
경비 보고서는 직원이 귀하의 비즈니스를 위해 구매하는 것을 추적하는 데 사용됩니다. 직원이 구매를 하면 사업 경비 보고서를 작성하여 귀하에게 제출해야 합니다. 경비 보고서의 일반적인 비즈니스 비용은 다음과 같습니다.
직원은 귀하의 비즈니스 비용을 직접 지불할 책임이 없습니다. 직원이 비즈니스 관련 여행 및 접대와 같은 비즈니스 구매를 하는 경우 상환을 지불하거나 선불로 제공합니다.
환급을 통해 직원은 자신의 돈을 사용하여 구매하고 귀하는 환급합니다. 선불로 직원에게 돈을 줍니다. 그런 다음 구매합니다. 선급금은 경비 보고서의 구매 금액에서 차감됩니다.
경비 보고서에서 이루어진 구매는 급여의 일부가 아니라 사업 경비입니다. 상환된 비용은 과세 대상인가요? 직원 상환에 대해 고용세를 원천징수하거나 납부하지 않습니다. 직원에게 상환 금액을 지불하고 회계 장부에 비즈니스 비용으로 기록합니다.
사업 경비 보고서를 작성하는 표준 방법은 없습니다. 비즈니스 요구 사항에 맞게 보고서를 사용자 정의할 수 있습니다. 그러나 정확한 소규모 비즈니스 비용 추적 및 상환을 위해 다음 정보를 포함해야 합니다.
직원이 제출할 양식이나 템플릿을 제공할 수 있습니다. 직원들은 비용 요약서를 종이나 온라인으로 작성할 수 있습니다.
표준 양식을 사용하면 귀하와 귀하의 직원이 더 쉽게 상환할 수 있습니다. 소규모 비즈니스를 위한 이 경비 보고서 예시를 사용해 보십시오.
정확하고 규정을 준수하려면 비즈니스 경비 보고서 정책을 만드십시오. 직원은 환급을 요청할 때 정책의 절차를 따라야 합니다. 정책에는 다음 정보가 포함되어야 합니다.
직원과 자신을 위해 쉽게 상환하세요. 복잡한 시스템은 시간을 낭비하고 비즈니스의 생산성을 저하시킵니다. 간단하고 간소화된 경비 보고 프로세스로 골치 아픈 일과 오류를 피하십시오. 정책에 다음 섹션을 포함하십시오.
비용 지침은 귀하가 상환할 구매와 상환하지 않을 구매를 표시합니다. 그리고 직원 상환이 필요한 상황을 설명합니다.
비용 지침 섹션은 상환 자격이 있는 항목에 대한 명확한 그림을 제공합니다. 예를 들어 직원에게 가장 저렴한 여행 옵션을 선택하도록 요구할 수 있습니다. 또는 직원에게 알코올 음료에 대해 상환하지 않을 것이라고 말할 수 있습니다.
직원이 환급받을 수 있는 항목과 환급받을 수 없는 항목을 모두 나열할 필요는 없습니다. 그러나 상환할 의향이 있는 주요 제한 사항과 세부 정보를 포함해야 합니다.
기간은 직원이 경비 보고서를 제출해야 하는 시간을 보여줍니다. 또한 직원이 보고서를 제출한 후 얼마나 빨리 상환할지 설명합니다.
효과적인 상환 프로세스를 위해 경비 보고를 계속 진행하십시오. 보고서를 더 빨리 받을수록 중소기업 현금 흐름이 더 건강해집니다. 그리고 직원들은 빨리 보상받기를 원합니다. 모든 사람이 같은 생각을 할 수 있도록 합리적인 일정을 정책에 포함시키십시오.
비용이 많이 드는 경우 직원이 품목을 구매하기 전에 승인을 요청하도록 하십시오. 그렇게 하면 환급을 모니터링하고 직원이 과소비하지 않도록 할 수 있습니다. 예를 들어 비행기 티켓은 일반적으로 비싸기 때문에 승인을 원할 수 있습니다. 직원이 경비 보고서에 승인을 첨부하도록 합니다.
성공적인 경비 보고 시스템을 위해서는 좋은 기록이 중요합니다. 직원은 사업 영수증 및 송장과 같은 구매에 대한 증빙 서류를 보관해야 합니다. 영수증에 이름, 경비 또는 직업 번호와 같은 메모를 쓰게 합니다. 직원이 지출 보고서를 제출할 때 증빙 서류를 첨부해야 합니다.
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