고객에게 인보이스를 보내고 결제를 기다리는 동안 추적하지 못한 경우가 몇 번이나 있습니까? 두 번 이상 발생한 경우 인보이스 추적 기술을 강화해야 할 때일 수 있습니다.
송장 추적은 지불 알림을 보내고 연체료를 추가하며 가장 중요한 것은 지불을 받는 데 중요합니다.
인보이스는 고객에게 제품을 제공하거나 서비스를 제공한 후 고객에게 보내는 청구서입니다. 청구서는 고객에게 지불을 요청합니다. 또한 모든 사람이 지불 기한을 알 수 있도록 귀하와 고객에게 종이 추적을 제공합니다.
인보이스에는 다음을 포함하여 고객이 청구서를 지불하기 위해 알아야 하는 주요 세부 정보가 나열되어 있습니다.
고객에게 종이 송장을 보낼 수 있습니다. 또는 전자 인보이스를 사용하여 디지털 사본(예:이메일)을 보낼 수 있습니다.
고객에게 송장을 보내려면 추적 시스템이 필요합니다. 왜요? 잘 해시된 인보이스 추적 시스템을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
지급 절차를 원활하게 하려면 다음 인보이스 추적 팁을 살펴보세요.
가장 먼저 해야 할 일:송장을 추적하는 데 도움이 되는 시스템이 필요합니다. 인보이스를 추적할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
스프레드시트를 사용한다는 것은 비즈니스의 인보이스를 추적하기 위해 인보이스 추적기 템플릿을 수동으로 생성해야 한다는 것을 의미하며, 이는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 그러나 시간 외에는 이 방법에 대해 비용을 지불할 필요가 없습니다.
송장 추적 소프트웨어는 이름에서 알 수 있는 대로 정확하게 수행합니다. 송장을 만들고 추적하는 자동화된 방법을 제공합니다. 그러나 송장 추적 소프트웨어는 일반적으로 회계 소프트웨어와 같은 자세한 보고를 제공하지 않습니다.
회계 소프트웨어를 사용하면 송장을 추적할 수 있을 뿐만 아니라 광범위한 보고서 및 기타 비즈니스에 꼭 필요한 기능을 얻을 수 있습니다. 인보이스를 자동화하려면 및 당신의 회계 장부, 회계 소프트웨어가 갈 길일 수 있습니다. 말할 것도 없이, 견적을 생성 및 전송하고, 견적을 송장으로 변환하고, 신용 카드 결제를 수락하는 등의 작업을 수행할 수 있는 일부 제공업체가 있습니다.
종이 송장을 발송하든 전자 송장을 발송하든 항상 기록을 위해 송장 사본을 저장하십시오.
회계 소프트웨어 또는 송장 추적 소프트웨어를 사용하는 경우 시스템이 자동 문서 추적 역할을 합니다. 즉, 원할 때마다 인보이스 사본에 액세스할 수 있습니다.
소프트웨어를 사용하지 않는 경우 보내는 각 청구서의 디지털 사본을 컴퓨터(예:폴더)에 보관할 수 있습니다. 또는 파일 캐비닛에 종이 사본을 보관할 수 있습니다.
송장 추적기 프로세스를 개선하고, 현금 흐름 문제를 식별 및 방지하고, 모든 미수금 만기일을 쉽게 확인하고 싶으십니까? 그렇다면 미수금 보고서의 에이징을 생성하십시오.
미수금 보고서의 에이징은 송장이 연체된 일수를 보여줍니다. AR(수취채권)은 고객이 귀하에게 지불해야 하는 금액입니다. 이 보고서는 연체 인보이스를 정해진 시간 단위로 분류하기 위해 더 세분화합니다.
미수금 연령 보고서에는 일반적으로 다음과 같은 기간이 사용됩니다.
예를 들어 30일이 지난 청구서가 있을 수 있습니다. 다음 날(31일 지연)에 고객을 31~60일 기간으로 이동합니다. 이렇게 하면 어떤 고객에게 어떤 범주에 연체된 송장이 있는지 표시하는 데 도움이 됩니다. 그리고 보고서는 각 간격에서 빚진 금액을 분석합니다.
AR 보고서는 다음과 같을 수 있습니다.
| 고객 이름 | 총 잔액 | 현재 | 1 – 30일 | 31 – 60일 | 61 – 90일 | 90일 이상 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 고객 1 | $4,000 | $0 | $1,200 | $800 | $2,000 | $0 |
| 고객 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| 고객 3 | $500 | $150 | $0 | $100 | $0 | $250 |
| 총계 | $4,500 | $150 | $1,200 | $900 | $2,000 | $250 |
에이징 보고서를 사용하는 것은 가장 많은 금액을 지불해야 하는 사람(그리고 언제)인지 확인하기 위해 간격별로 송장을 추적하는 가장 좋은 방법입니다.
다시 말하지만, 소프트웨어를 사용하면 미수금 연령 보고서를 관리하는 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 소프트웨어는 시스템에 입력한 각 송장의 기한이 지난 일 수에 따라 송장을 파이프라인 아래로 자동 이동합니다.
AR 보고서(예:송장 추적 스프레드시트)를 수동으로 생성하고 매월 업데이트하도록 선택할 수도 있습니다.
시스템을 사용하고 복사본을 만들고 AR 노화 보고서를 만들면 미리 알림을 보내는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다. 그렇기 때문에 미리 알림 보내기가 인보이스 추적 팁의 상위 5개 목록에 포함되었습니다.
송장을 추적할 때 결제를 요청하는 고객에게 미리 알림을 보내야 합니다. 이러한 부드러운 넛지는 고객에게 청구서 기한이 지났음을 상기시킵니다. 또한 지불 알림은 고객이 지불 계정을 더 잘 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.
소프트웨어를 사용하는 경우 미리 알림을 보내는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 인보이스가 특정 일수를 초과한 경우 자동 결제 알림을 설정할 수 있습니다.
| 송장 미리 알림을 보내는 기능은 회계 소프트웨어에 있어야 하는 기능 중 하나일 뿐입니다. 회계 소프트웨어는 그 밖에 무엇을 할 수 있습니까? 무료 백서 "회계 소프트웨어 선택 시 고려해야 할 10가지 사항"을 확인하십시오. |
연체료를 징수합니까? 조기 결제 할인은 어떻게 되나요? 인보이스 추적을 개선하기 위해 현재 프로세스에서 무엇이 작동하고 무엇이 작동하지 않는지 알아보십시오.
현재 지불 추적기 시스템에 주의를 기울여 개선할 수 있는 영역을 찾으십시오. 다음을 수행해야 할 수도 있습니다.
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