세금 시즌이 끝나면 W2, 1099 및 기타 세금 관련 문서를 폐기하고 싶을 수 있습니다. 봄맞이 대청소가 얼마 남지 않았습니다.
그렇게 빠르지 않습니다. 그 종이 더미를 버리기 전에 기록을 더 오래 보유해야 할 수도 있습니다. 사실, IRS는 특정 문서를 얼마나 오래 보관해야 하는지에 대한 구체적인 지침을 가지고 있습니다. 어떤 문서를 보관해야 하는지, 종이 버전을 디지털화하기 위한 권장 사항(또한 귀하를 대신할 일부 세금 소프트웨어), 세금 문서를 올바르게 폐기하는 방법에 대해 알아보려면 계속 읽으십시오.
IRS에 따르면, 어떤 것을 보유해야 하는 기간은 해당 문서의 세부 사항에 따라 다릅니다. 귀하의 소득에 대한 증거를 보여주거나 귀하가 공제 또는 공제를 받을 자격이 있다는 사실을 뒷받침할 수 있습니다.
대부분의 경우 보고서를 변경하거나 환불 또는 크레딧을 청구할 수 있는 기간이 경과할 때까지 문서를 보유해야 합니다. IRS가 추가 세금을 납부해야 하는지 여부를 파악해야 하는 창도 마찬가지입니다.
문서를 잡지 않으면 나중에 수정된 보고서를 제출해야 할 때 문서가 물릴 수 있습니다. 세금 문서를 보관해야 하는 기간은 다음과 같습니다.
3년: 일반적으로 세금 문서를 3년 동안 보유해야 합니다. 제출한 날짜를 기준으로 계산합니다. 크레딧이나 환불을 청구했다면 2년 중 더 늦은 기간 동안만 보관하면 됩니다. CPA이자 일리노이주 시카고의 SweeterCPA 설립자인 Helena Swyter는 "납세자는 다음 해에 신고서를 제출해야 한다는 점을 명심해야 합니다. 예를 들어 2020년 문서는 5월 17일까지 세금 신고서에 보고되었을 것입니다. , 2021 - 전염병으로 연장된 마감일"이라고 Swyter는 말합니다. "이 문서는 보고서 제출 후 3년인 2024년까지 보관해야 합니다."
4년: 고용세와 관련된 모든 기록은 최소 4년 동안 보관해야 합니다. W-2, 1099-K 및 1099-NEC를 생각해 보십시오.
6년: 소득을 보고하지 않는 상황에 처한 경우 반드시 보고, 및 소득이 총 소득의 25% 이상인 경우 IRS는 관련 문서를 6년 동안 보유할 것을 권장합니다.
7년: 무가치 증권 또는 대손 공제로 인한 손실에 대한 청구를 제출한 경우 세금 고지서를 납부하거나 보고서를 제출한 날짜로부터 7년 동안 해당 기록을 보관하십시오.
무한: 세금 신고서를 제출하지 않았거나 허위 신고서를 제출한 경우, 일정 기간 동안 세금 문서를 보관해야 합니다. 또한 부동산 보유 또는 가상 화폐와 같은 세금 문서가 귀하의 재산과 연결된 경우 제한 기간이 만료될 때까지 보관해야 합니다. 이것은 귀하가 재산을 처분하는 해에 해당됩니다. 왜 그래? 음, 판매 중 손익을 파악하기 위해 고갈, 공제, 감가상각 또는 상각을 결정하는 데 필요합니다.
우리 시대에는 세금과 관련된 문서의 디지털 버전을 만들지 말아야 할 이유가 없습니다. 종이는 공간을 차지하고 시간이 지남에 따라 변색될 수 있습니다. 그리고 엎질러진 물 한 컵은 당신을 곤경에 빠뜨릴 수 있습니다. 무엇보다도 물리적 버전을 디지털화하면 종이 사본을 버리는 것이 안전합니다.
우선 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 세금 소프트웨어를 선택하세요. 디지털화에는 공동의 노력이 필요하지만 디지털 버전을 안전하게 저장하는 데 도움이 되는 몇 가지 세금 소프트웨어 플랫폼이 있습니다.
TurboTax의 유료 버전(Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live 및 TurboTax Live Full Service)에는 문서를 안전하게 업로드할 수 있는 기능인 My Docs가 포함되어 있습니다. 파일에 있는 이전 세금 보고서를 최대 7년 동안 저장합니다. 또한 TurboTax의 무료 모바일 앱을 사용하면 업로드되고 안전하게 저장되는 영수증과 세금 양식의 사진을 찍을 수 있습니다.
H&R Block 온라인으로 세금을 신고하면 6년 동안 세금 보고서를 저장합니다. Tax Prep and File 앱을 사용하면 휴대폰으로 W-2 또는 기타 세금 문서의 사진을 찍을 수 있습니다. 거기에서 H&R Block은 보안 링크를 보낼 것입니다. MyBlock 앱을 사용하면 연중 내내 영수증, 기부금 및 기타 세금 관련 문서를 업로드할 수 있습니다.
TaxAct는 세금 보고서를 저장하고 나중에 보관하거나 인쇄할 수 있습니다. TaxAct의 무료 모바일 앱은 세금 신고서의 디지털 사본을 정리하고 저장할 수도 있습니다. 세금 납부 시간이 되면 앱에 문서가 숨겨져 있을 것입니다.
또한 지출을 추적해야 하는 경우 Expensify, Shoeboxed, Expense IQ 및 Mile IQ와 같은 앱을 사용하여 사진을 찍어 계정에 업로드할 수 있습니다.
기록을 디지털화한 후에는 재무 문서를 안전하게 보관하십시오. 물론 세무 문서를 보관할 때 적절한 보안이 가장 중요하다고 공인 회계사이자 공인 재무 설계사이자 Ballentine Partners의 금융 교육 전문가인 Akieva Ellis는 말합니다. 하드 드라이브나 개인 장치에 파일을 저장한 경우 암호화되어 있는지 확인하십시오. 강력한 암호 보호는 또 다른 방어 계층 역할을 합니다. Ellis는 "더 많은 캐릭터와 더 다양한 캐릭터를 사용할수록 더 좋습니다."라고 말합니다.
민감한 데이터와 문서를 클라우드 기반 플랫폼에 업로드하는 경우 플랫폼이 강력한 보안 관행을 채택하는지 확인하십시오. 이중 인증과 같은 예방 조치를 확인하십시오.
물리적 사본을 보관하는 것을 선호하는 경우 Ellis는 민감한 종이 문서를 쉽게 액세스할 수 없는 안전하고 안전한 장소에 보관하여 보호할 것을 제안합니다. Ellis는 "추가 보호 층으로 내화 금고를 사용할 수도 있습니다."라고 말합니다.
마지막으로 파일 명명 시스템을 만듭니다. 다른 기록 보관 시스템과 마찬가지로 디지털 기록은 필요할 때 필요한 문서에 액세스할 수 있는 경우에만 유용하다고 Swyter는 지적합니다. 차례로 해당 날짜로 파일 이름을 만듭니다. 또한 연도 및 범주에 따라 별도의 폴더가 있습니다. Swyter는 "이는 당국에서 요청할 경우에 대비하여 동일한 과세 연도의 문서를 함께 보관하는 데 도움이 될 것입니다."라고 말합니다.
디지털 사본을 만드는 장점은 실제 버전을 보유할 필요가 없다는 것입니다. "양식 W-2, 1099 등의 모든 기록은 필요에 따라 복제할 수 있고 세무 당국이 요청할 수 있는 한 디지털 방식으로 보관할 수 있습니다."라고 Swyter는 말합니다. "다시 말해, 연간 이자 소득을 보여주는 1099-INT의 전자 사본이 있으면 인쇄하여 필요한 경우 IRS에 전송할 수 있습니다. 은행에서 보낸 실제 사본은 더 이상 필요하지 않습니다. 메일."
민감한 물리적 문서를 제거할 때는 파쇄하는 것이 가장 좋습니다. 그래야 누군가가 문서를 찾을 때 함께 조각하기가 더 어렵습니다. Ellis는 권장합니다. Reviewed에서는 여러 최고의 종이 분쇄기를 테스트했습니다. Tru Red Micro-Cut은 5분 동안 논스톱 활동을 처리했으며 스테이플과 종이 클립은 물론 한 번에 최대 12장까지 쉽게 처리했습니다.
Ellis는 "디지털 파일을 폐기할 때 시스템에서 파일의 백업 복사본을 저장했을 수 있는 모든 위치를 지워야 합니다."라고 덧붙입니다.
Swyter는 또한 특정 세금 문서가 삶의 다른 영역으로 넘어가므로 다른 목적을 위해 보관해야 할 수도 있다는 점을 염두에 두어야 한다고 말합니다. "예를 들어, 사업 보험 제공자는 특정 고용세 기록을 원할 수 있습니다."라고 그녀는 설명합니다. "폐기하기 전에 해당 보관 지침을 확인하십시오."