모바일 장치는 없어서는 안 될 도구가 되었습니다. 그들은 우리가 전화를 걸고 문자 메시지를 보내는 것보다 훨씬 더 많은 일을 할 수 있도록 합니다. 오늘날의 스마트폰에는 업무와 개인 생활을 모두 관리하는 데 도움이 되는 강력한 애플리케이션이 탑재되어 있습니다. 또한 직원 경비 보고서의 영수증을 추적하는 업무를 담당하는 회계사에게 가장 쉬운 솔루션 중 하나가 될 수 있습니다.
IRS는 $75 이상의 사업 비용에 대한 영수증을 요구합니다. 직원이 정기적으로 영수증을 분실하거나 회사 신용 카드에서 사본을 요청하는 경우 직원에게 영수증 스캐너 앱을 소개해야 할 때일 수 있습니다.
이 편리한 도구를 사용하면 구매, 청구서, 지불 등과 같은 중요한 비즈니스 거래를 빠르게 캡처하고 디지털 방식으로 저장할 수 있습니다. 사실, 오늘날 가장 인기 있는 스마트폰 앱에는 영수증 스캐너가 내장되어 있습니다.
영수증 스캐너 앱을 사용하면 물리적 또는 디지털 영수증을 스캔하고 하나의 중앙 위치에 정리할 수 있으며 인터넷에 연결된 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. 또한 최고의 영수증 스캐너 앱 프로그램을 통해 사용자는 각 거래에 대한 메모를 추가하고 사진을 첨부할 수 있습니다. 이러한 세부 정보는 예를 들어 비즈니스 저녁 식사를 항목화해야 할 때 유용합니다.
일부는 비즈니스 유형 또는 제품 카테고리에 따른 자동 분류와 같은 추가 기능을 제공하기도 합니다.
영수증 스캐너를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.
먼저 모든 트랜잭션이 오래된 레코드를 삭제하지 않고 저장 용량에 맞도록 충분한 메모리가 있는지 확인합니다. 둘째, 문서를 스캔하는 속도를 확인하십시오. 처리하는 데 너무 오래 걸리면 결국 필요한 것보다 더 많은 돈을 지출하게 됩니다. 셋째, 재고 추적, 고객 관계 관리, 비용 보고와 같은 다른 유용한 기능을 제공하는지 확인하십시오.
당신이 대부분의 사람들과 같다면, 추적해야 하지만 가지고 다니거나 정리하고 싶지 않은 종이 영수증 더미가 있을 것입니다. 하지만 피곤한 출장이나 직장에서 긴 하루를 보낸 후 밤에 집에 돌아오면 어떻게 됩니까? 그냥 서랍 속 어딘가에 더미를 던지고 있습니까?
귀하에게 잘 맞는 기존 파일 기반 파일링 시스템이 이미 있을 수 있습니다. 그렇다면 훌륭합니다! 그러나 그렇지 않은 경우 영수증 스캐너 앱을 다운로드할 가치가 있는 몇 가지 이유가 있습니다.
오늘날 사용할 수 있는 영수증 스캐너 앱에는 다양한 유형이 있지만 일반적으로 두 가지 범주로 나뉩니다.
첫 번째 유형의 스캐너는 사용이 끝나면 각 페이지의 사진을 찍는 방식으로 작동합니다.
이미 가지고 있는 것(스마트폰) 외에 추가 하드웨어가 필요하지 않습니다. Wi-Fi 또는 셀룰러 서비스를 사용할 수 없는 지역에서 휴대전화를 사용할 수 있습니다. 또한 기기는 모든 파일을 로컬에 저장할 수 있으므로 휴대전화에 문제가 발생하더라도 손실되지 않습니다.
한 번에 여러 장의 사진을 찍어야 하는 경우에는 서로 덮어쓰기만 하기 때문에 잘 작동하지 않습니다. 모든 것을 로컬에 저장하기 때문에 해당 사진이 소비하는 공간을 제어할 수 없습니다. 나중에 삭제하려면 수동으로 삭제해야 합니다. 또한 이러한 유형의 스캐너는 텍스트를 잘 인식하지 못합니다. 그들은 숫자를 정확하게 인식할 수 있지만 다른 것은 결국 잘못 읽을 수 있습니다.
간단하고 설정하기 쉽고 무료인 것을 찾고 있다면 Quickbooks Online만 있으면 됩니다. 인보이스 발행, 재고 관리 및 급여 처리와 같은 기본 기능을 제공합니다. 그러나 사용자 정의 보고서 작성, 다른 소프트웨어 패키지와 통합, 여러 회사 관리와 같은 고급 기능을 원하는 경우 Quickbooks Pro로 업그레이드해야 할 수도 있습니다.
자주 여행하는 경우 Expensify는 영수증을 관리하는 도구로 적합합니다. 신용 카드에서 직접 가져온 데이터를 사용하여 수동으로 또는 자동으로 거래를 입력할 수 있으므로 다른 많은 비용 추적기처럼 작동합니다.
차이점은 카드로 구매할 때 Expensify가 각 거래에 대한 관련 정보(예:항공편 번호, 비용, 상태 등)를 표시한다는 것입니다.
Expensify는 어디에서나 쉽게 영수증을 관리할 수 있도록 해주기 때문에 영수증을 스캔할 때 가장 좋아하는 앱 중 하나입니다. 또한 Expensify는 모든 영수증을 자체 데이터베이스로 스캔하므로 더 이상 중요한 문서를 잃어버릴 염려가 없습니다.
즉, 실수로 휴대전화에서 무언가를 삭제하더라도 아무것도 잃지 않습니다. 새 문서를 받을 때마다 앱을 열기만 하면 됩니다.
직원 수가 적은 기업의 경우 한 사람이 책을 펼칠 수 있는 공간만 있을 수 있습니다. 이것이 우리가 Bench를 개인 재무 관리자이자 영수증 스캐너로 사용하는 것을 좋아하는 이유입니다. 청구서 처리, 부채 상환, 은퇴 저축 및 세금 계획을 쉽게 수행할 수 있습니다.
이 앱을 통해 목표를 설정하고, 예산을 책정하고, 반복 청구서를 지불하고, 투자를 관리하고, 1월 1일 이후로 우리가 커피에 지출한 금액을 추적할 수도 있습니다.
무료 온라인 도구를 사용하여 잘 버틸 수 있다면 직원 수가 적은 기업을 위해 값비싼 소프트웨어에 투자할 필요가 없습니다. 즉, 간단하고 설정하기 쉬운 것을 원한다면 Bench를 확인해 볼 가치가 있습니다. 사용자가 자신의 PDF 파일과 영수증, 청구서, 청구서 등의 이미지를 업로드할 수 있으며 차트 및 그래프 생성과 같은 기본 보고 기능을 제공합니다.
WellyBox 앱은 신용 카드 또는 체크 카드를 결제 수단으로 허용하는 모든 비즈니스의 영수증을 스캔할 수 있는 좋은 방법입니다. 또한 모든 비용을 한 곳에서 추적할 수 있기 때문에 자영업자인 경우에도 훌륭한 도구입니다.
무료 버전에는 무제한 스캔이 포함되지만 휴대전화에 로컬로만 저장합니다. 그러나 유료 버전은 더 많은 저장 공간을 사용할 수 있습니다.
WellyBox 앱은 iTunes 및 Android 기기용 Google Play에서 찾을 수 있습니다.
Receipts By Wave는 간단하면서도 강력한 영수증 스캔 도구를 찾고 있다면 또 다른 훌륭한 옵션입니다. 이 앱을 사용하면 사용자가 필요에 따라 고유한 템플릿을 만들 수 있습니다. 그런 다음 언제 어디서나 영수증을 캡처하는 데 사용할 수 있습니다.
캡처되면 받은 편지함으로 직접 전송되어 나중에 검토할 수 있습니다. 보관하려는 영수증의 수에는 제한이 없습니다.
이 앱을 사용하면 탭 한 번으로 영수증을 스캔하거나 이메일로 직접 보내거나 PDF 파일로 저장할 수 있습니다. 또한 각 영수증에 메모를 추가하여 경비 보고서에 포함해야 하는 세부 정보를 쉽게 추적할 수 있습니다.
이 앱은 복잡한 서류를 없애고 모든 것이 제대로 정리되었는지 확인하고 싶을 때 유용합니다. 또한 동일한 기기를 여러 사람이 사용하는 경우 누가 언제 무엇을 구매했는지 확인할 수 있습니다.
Shoeboxed 모바일 애플리케이션을 사용하면 몇 초 만에 영수증을 자신의 계정으로 스캔할 수 있습니다. 그런 다음 태그 또는 범주를 사용하여 문서를 구성하고 스캔한 모든 문서를 한 번에 검색할 수 있습니다. 무료 버전에는 월간 무제한 스캔이 포함되며, 유료 버전에는 추가 문서 편집 및 PDF 변환이 제공됩니다.
이 영수증 스캐너 앱은 마법처럼 작동합니다! 내장 카메라를 사용하여 영수증 사진을 찍어 Evernote에 업로드하기만 하면 됩니다. 그런 다음 웹 브라우저나 이메일을 통해 해당 파일에 액세스할 수 있습니다. 회사의 암호화 기술 덕분에 데이터는 항상 안전하고 안전하게 유지됩니다. 또한 매월 최대 2GB의 무료 저장 공간이 제공됩니다.
애플리케이션에 돈을 쓰지 않으려면 무료 버전을 확인하는 것이 좋습니다. 영수증을 온라인에 저장하는 것 외에도 여러 컴퓨터 간에 영수증을 동기화할 수도 있습니다. 지금 무료 계정에 가입하고 영수증을 저장하기만 하면 됩니다.
별도의 설정 없이 바로 이 도구를 사용할 수 있습니다. 영수증을 스캔하고 Dropbox를 통해 컴퓨터에 저장하기만 하면 됩니다. 그런 다음 해당 파일을 애플리케이션 서버에 업로드하면 자동으로 처리됩니다. 그런 다음 결과가 기기로 다시 전송되어 여가 시간에 볼 수 있습니다.
이 서비스는 특히 해외 여행 시 모든 거래를 추적하는 데 유용합니다. 그러나 데이터를 수동으로 입력해야 하기 때문에 시간이 너무 오래 걸린다고 느끼는 사람도 있습니다.
100% 기계 처리 – 다른 많은 영수증 스캔 응용 프로그램과 달리 Veryfi는 사람의 개입에 의존하지 않습니다. 대신 고급 알고리즘을 사용하여 몇 초 안에 모든 단일 이미지를 처리합니다. 이 때문에 결제하는 동안 아무것도 놓치지 않을 것입니다.
결론적으로 비용 추적을 위한 간단하면서도 효과적인 시스템을 만들고자 하는 모든 사람에게 다양한 옵션이 제공됩니다.
이 게시물은 원래 Your Money Geek에 게시되었습니다.