회사 또는 서비스 제공업체와 분쟁이 발생하고 해당 청구서를 지불해야 한다고 생각하지 않는 경우 상대방에게 그 이유를 알리는 것이 중요합니다. 편지를 쓰는 것은 모든 것을 기록으로 남기고 문제가 나중에 법정에서 끝날 경우 전화 통화로 인해 발생할 수 있는 혼란을 피할 수 있습니다. 지불 거부 서신에 명확하고 전문적이며 간결하게 작성하여 문제가 무엇이며 이러한 조치를 취하는 이유를 자세히 설명하십시오.
문서 형식을 회사 소유자, 계정 관리자 또는 분쟁이 있는 특정 부서로 보내는 비즈니스 서신으로 지정하십시오. 수취인이 상황에 대해 조치를 취할 수 있는 권한이 있는지 확인하십시오. 청구서를 취소할 권한이 없는 사람에게 이것을 보내는 것은 시간 낭비입니다.
해당 거래를 설명합니다. 시간과 날짜, 상호 작용한 직원 및 계약의 성격에 대해 구체적으로 설명하십시오. 예를 들어, "5월 21일 오후에 300 Main Street 위치에 있는 호텔에 체크인했습니다. 내 예약을 맡은 에이전트인 Toby는 시설에서 공사가 진행되는 동안 내 방이 숙박하기에 적합했습니다."
합의된 제품이나 서비스에 대한 지불을 거부한 구체적인 문제를 설명하십시오. 귀하가 받은 것이 합의된 기대치와 어떻게 일치하지 않았는지 자세히 설명하십시오. 예를 들어, 주문한 제품이 영업 사원에 의해 잘못 표시되고 필요한 기능이 없는 경우 해당 정보를 포함하십시오. 호텔이 자체적으로 5성급 시설이라고 광고하면서 워터 슬라이드 대신 새는 지붕만 있는 경우, 그 사실을 편지에 명시하십시오.
상황을 해결하기 위해 이미 수행한 모든 노력을 기록해 두십시오. 다시 말하지만, 구체적인 세부 사항은 도움이 됩니다. "12번이나 전화했어요"라고 하면 과장이 될 수 있지만 전화를 건 날짜와 시간을 인용하면 더 설득력 있는 기록이 된다.
해당 회사와의 이력을 포함하십시오. 모든 거래를 자세히 설명하는 세 페이지를 소비하지 마십시오. 그러나 역사적 관계를 다루는 한두 문장이 도움이 될 수 있습니다. 귀하가 수년 동안 고객이었다면 귀하의 요청에 대한 추가 신뢰성입니다.
문제의 금액을 지불하지 않을 것임을 반복하여 종료하고 항목이 계정에서 제거되었다는 확인을 요청하십시오. 서면으로 확인을 요청하십시오.
편지를 보낼 때 모든 증빙 서류를 포함하십시오. 잘못된 청구 또는 오해의 소지가 있는 광고에 대한 증거가 있는 경우 해당 증거가 귀하의 사례를 뒷받침할 것입니다.
자신의 기록을 위해 항상 편지 사본을 보관하십시오.