회사는 매년 예산 명세서를 준비하여 조직의 예산 및 계획에 대한 세부 정보를 제공합니다. 일반적으로 이사회와 고위 경영진에게 제출됩니다. 관리자는 마케팅, 회계 및 특별 프로젝트를 주도하는 그룹을 비롯한 다양한 부서에서 수집한 정보를 바탕으로 예산 명세서를 작성합니다.
페이지 상단에 그가 대표하는 부서 또는 부서와 함께 예산 명세서를 작성하고 공개하는 사람의 이름과 직위를 작성하십시오. 다음 줄에 성명서가 발표되는 날짜를 적으십시오.
일반 메모나 편지처럼 예산 명세서를 작성하십시오. "이사회 구성원에게"와 같이 이것을 보내는 사람에게 인사하십시오.
첫 번째 단락에 차기 회계 연도의 예산 총액을 명시합니다. 예를 들어, "2010년 예산 $11,240,000를 발표하게 된 것을 기쁘게 생각합니다." 또는 이와 유사한 문구를 사용할 수 있습니다.
다음 단락에서 조직의 초점과 내년도 목표를 요약합니다. 예를 들어 회사가 비영리 단체인 경우 조직의 사명과 내년에 달성할 계획을 설명할 수 있습니다.
내년도 예산의 각 부분을 논의하는 개별 섹션을 만드십시오. 예를 들어, 예산의 많은 부분이 온라인 광고 이니셔티브 또는 추가 연구에 사용될 경우 이를 자체 섹션으로 나눕니다. 자금이 이러한 이니셔티브에 사용되는 이유와 비율을 설명하십시오.
작년에 시작된 새로운 프로그램이나 상당한 진전에 대해 이야기하십시오. 이 명세서에 포함된 예산으로 이러한 새 프로그램에 자금을 지원할 계획이라면 "새 프로그램" 또는 이와 유사한 제목의 특별 섹션에서 이에 대해 논의하십시오.
미래를 내다보며 예산 요약을 마무리합니다. 요약을 작성하기 전에 중요한 질문을 하십시오. 향후 5~10년 동안 회사의 목표는 무엇입니까? 이 예산은 이러한 계획과 어떻게 연결됩니까?
예산 명세서는 페이지 길이만큼 짧을 수도 있고 5~6페이지 정도 길 수도 있습니다. 예산 명세서를 가능한 간결하게 유지하되 지출될 금액에 대한 완전한 정보를 포함해야 합니다.
예산을 숫자로 분류한 서면 명세서가 포함된 스프레드시트를 제공하도록 선택할 수도 있습니다. 한 섹션에는 다가오는 연도의 예상 수익을 나열하고, 다른 섹션에는 예산을 받는 각 부서 또는 프로그램을 나열하고, 마지막으로 순 흑자 또는 예산 적자를 볼 수 있도록 모든 것을 합산합니다.