미래의 사무실을 언급하면 반복적이고 노동 집약적인 작업을 대신하는 기계의 이미지가 떠오를 수 있습니다. 그러나 그 미래는 지금이다. 클라우드 기반 애플리케이션과 같은 기술의 발전과 기업이 최고의 운영 효율성을 달성하는 데 도움이 되는 소프트웨어 플랫폼 및 전사적 자원 관리 시스템을 통해 자동화된 사무실이 현실이 되었습니다.
컨설팅 회사 McKinsey에 따르면 기업 재무 부서는 조달, 회계 및 급여와 같은 영역에서 자동화 솔루션을 구현하여 지난 10년 동안 비용을 거의 30% 절감했습니다. 이러한 혁신은 재무 기능을 변화시키고 많은 비효율성을 제거했습니다.
재무 분석가이자 소프트웨어 개발자인 저는 자체 컨설팅 회사인 Pylink를 만들고 구축할 때 재무 작업을 위한 봇을 설정하여 자동화를 최대한 활용했습니다. 그러나 많은 재무 부서는 여전히 그렇지 않기 때문에 기본 작업을 수행하는 데 계속 과도하게 많은 시간과 리소스를 사용하고 있습니다.
문제를 지적한 유일한 사람이 아닙니다. 컨설팅 회사 PwC는 재무 사무실이 자동화 및 프로세스 개선을 통해 생산성과 통찰력을 높여야 하며, 이를 통해 많은 주요 기능에 대해 두 자릿수 비율로 비용을 절감할 수 있다는 사실을 발견했습니다. PwC의 연구에 따르면 자동화는 관리 보고에 소요되는 시간의 40%, 세무 회계에 소요되는 시간의 27%, 신용 관리, 일반 회계 및 청구에 사용되는 시간의 23%를 줄일 수 있음을 나타냅니다.
Deloitte는 비슷한 결론에 도달했습니다. Ayehu에서 발표한 연구를 인용하면 지능형 자동화가 비즈니스 프로세스 비용을 25~40% 절감한다고 보고했습니다. 그리고 Gartner의 연구에 따르면 40명의 정규 회계 직원이 있는 회사는 작업을 자동화하고 인적 오류를 수정하기 위한 추가 작업을 제거함으로써 매년 $870,000 이상의 지출을 줄일 수 있습니다.
이 기사에서는 회사와 고객을 위해 사용한 몇 가지 간단한 자동화 전략, 즉 모든 규모의 조직에 유용할 수 있는 쉬운 수정 사항을 공유하고자 합니다.
QuickBooks와 같은 기성 솔루션은 소규모 조직에 유용할 수 있습니다. 그러나 효율성을 극대화하려면 Python과 같은 프로그래밍 언어를 사용하여 비즈니스용 봇을 포함하여 솔루션을 사용자 정의 빌드하는 것이 좋습니다. Python은 매우 직관적이며 대규모 표준 도구 라이브러리와 재무 관련 라이브러리에 대한 액세스를 제공하므로 Excel보다 더 다재다능합니다.
Toptal에 대한 이전 기사에서 Python을 사용하여 기업을 위한 맞춤형 현금 흐름 모델을 개발하는 것이 얼마나 쉬운지 보여주었습니다. 언어를 배우는 데 관심이 있다면 읽어보길 권합니다. 그러나 이 기사에서는 시간 추적에서 급여, 이메일에 이르기까지 코드를 직접 탐구하는 데 관심이 없는 경우 개발자가 빠르고 쉽게 구현할 수 있는 실용적인 응용 프로그램에 대한 개요를 제공합니다.
사례 연구로 사용할 수 있는 우리 회사의 예를 보여줌으로써 맞춤형 자동화가 얼마나 유용한지 보여드리겠습니다. 소규모 비즈니스에도 불구하고 Pylink의 제 팀과 저는 다음을 포함하여 지불과 관련하여 문제를 제시하는 상당한 복잡성에 직면해 있습니다.
이러한 문제를 해결할 결제 시스템을 개발하기 위해 다음 기술을 사용하여 Amazon Web Services(AWS)의 클라우드 인프라에서 실행되는 Python 봇을 생성합니다.
다음은 직원, 계약자 및 나 자신과 같은 멀티태스킹 사용 사례를 자동화하기 위해 이러한 도구를 사용하는 방법입니다. 가장 일반적인 자동화 사례를 살펴보기 전에 전체 프로세스를 개략적으로 보여 드리겠습니다.
이제 단계를 살펴보겠습니다.
이전에는 이러한 모든 작업을 수동으로 수행하여 이제는 다른 곳에서 사용할 수 있는 귀중한 시간과 에너지를 소모했습니다. 무엇보다 시간과 돈을 많이 들이지 않고도 이 프로세스를 설정할 수 있었습니다.
이제 내가 이미 논의한 도구를 사용하여 자동화를 위한 가장 실용적인 응용 프로그램을 살펴보겠습니다. 참고로 사내, 계약 또는 프리랜스 개발자를 위한 리소스로 몇 가지 코딩 예제를 포함시키거나 회사나 클라이언트 작업을 지원하기 위해 Python을 배우기로 선택한 경우 자신을 위한 리소스로 포함하겠습니다.
매월 말에 봇(Everhour 사용)은 다른 과제에 소요된 모든 시간을 수집하는 "close_the_month" 기능을 실행합니다.
다음은 Pandas DataFrame을 반환하는 간단한 함수입니다. 즉, 주어진 사용자에 대한 모든 시간과 프로젝트를 포함하는 행과 열이 있는 테이블입니다. 앞서 언급했듯이 이 코드와 이후의 모든 코딩 발췌 부분은 봇을 구축하기 위한 단계별 자습서가 아니라 전체 코드베이스의 하이라이트일 뿐입니다.
각 작업자의 프로젝트 시간이 자동으로 추적되므로 다음 작업은 작업표와 송장을 만드는 것입니다. PDF 파일을 만들 수 있는 많은 Python 패키지가 있습니다. 우리는 모양을 그리고 이미지와 텍스트를 추가할 수 있는 유연성과 단순함을 제공하는 소형 문서 생성 라이브러리인 PyFPDF를 사용합니다. 다음 예에서 볼 수 있듯이 깨끗하고 전문적인 인보이스를 생성합니다.
보고서를 만드는 고급 방법이 있지만 PDF는 모든 산업에서 사용되는 보편적인 형식이고 생성하기 쉽기 때문에 좋은 선택입니다. 또한 모든 글꼴, 이미지, 표 및 서식이 전송되도록 하는 동시에 누구에게나 파일을 보낼 수 있습니다. 또한 컴퓨터 하드웨어 및 운영 체제와 독립적으로 작동하며 오프라인에서도 사용할 수 있습니다.
Amazon Simple Email Service는 적절한 형식의 HTML 이메일을 생성하고 배포하기 위한 비용 효율적이고 확장 가능한 도구입니다. 또한 SES의 데이터 분석은 피드백 루프 결과에 대한 정보를 추적 및 공유하여 실수로 또는 이메일이 잘못된 주소로 전송되어 수신자가 메시지를 스팸으로 보고하는 경우 이를 알려줍니다. 분석은 또한 공개 및 클릭률을 포함하여 참여 측면에서 각 커뮤니케이션의 효율성을 측정합니다. 이 기능은 마케팅 이메일에 특히 유용합니다.
다음은 인보이스가 첨부된 이메일을 생성하여 클라이언트에게 보내는 데 사용되는 Python 코드의 예입니다.
다음은 생성하는 이메일입니다.
여러 통화로 된 수입과 비용이 있고 이 금융 기술 회사는 유리한 환전 수수료, 직관적인 사용자 인터페이스 및 자세한 문서가 포함된 유연한 API를 제공하기 때문에 개인 및 비즈니스 은행 계좌에 Wise를 선택했습니다.
이 API를 사용하여 다음 작업을 수행합니다.
다음은 이러한 작업 중 첫 번째 작업(문 정보 수집)을 완료하도록 프로그래밍한 코드입니다.
일반 고정 비용(급여, 세금, 사무실 비용 등)의 경우 자동 이체를 위해 코드를 작성할 필요가 없습니다. Wise에는 예약 결제 기능이 있습니다. 그러나 금액이 고정되어 있지 않고 알고리즘이 계산할 수 있는 공식을 기반으로 하는 경우 Wise API가 유용합니다. 제 경우에는 비즈니스 어드바이저의 급여가 월 매출의 함수이기 때문에 주목할만한 예입니다. 추적된 시간을 확인하여 봇은 우리의 수익이 얼마인지 정확히 알고 있으므로 고문에게 얼마를 지불해야 하는지 알 수 있습니다.
테스트 중에 공개되지 않은 코딩 버그가 있을 수 있으므로 봇의 활동을 인식하는 것이 중요합니다. 우리는 Slack에서 실시간 알림을 받기 때문에 깨진 코드를 즉시 수정할 수 있습니다. 다음은 봇이 제대로 작동하고 있음을 알려주는 몇 가지 알림 예입니다.
또한 각 은행 송금 전에 봇이 Pylink 팀에 확인 질문을 보낼 수 있도록 했습니다. 이는 인적 오류로 인한 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다. 개발자가 오타를 만들어 티켓 한 장에 8.25시간 대신 825시간을 입력했다고 상상해 보십시오. Slack의 승인 단계는 우리가 빚진 것보다 100배 더 많은 돈을 이체하지 않도록 합니다. 이 프로세스는 인적 검증 요소를 유지하면서도 원활한 경험을 제공합니다.
Slack API로 달성할 수 있는 다른 기능도 많이 있습니다.
비즈니스 자동화는 조직의 번영을 도울 수 있습니다. 내가 논의한 도구는 특히 미지급금, 외상매출금 및 기타 핵심 회계 영역과 같은 거래 기능과 관련하여 더 큰 효율성과 통제가 필요한 기업을 변화시킬 수 있습니다.
그러나 이것이 이야기의 끝이 아닙니다. McKinsey에 따르면 기업 리더의 과제는 새로운 효율성을 위해 훨씬 더 넓은 범위의 네트워크를 구축하는 것입니다. 이 회사는 데이터 분석과 같은 영역을 선도하여 기업 전체의 정보를 통합, 단순화 및 제어함으로써 단순한 거래 업무를 넘어 전체 재무 운영을 재구상할 수 있도록 지원합니다. 나는 더 동의할 수 없었다. 조직이 답을 소유하고 결과 지향 문화를 발전시키는 데 도움이 되는 코딩 솔루션을 탐색하는 것이 좋습니다. 그 동안 여기에서 설명한 전술을 채택하면 회사가 오늘 더 효율적으로 운영되는 동시에 내일의 가능성을 맛볼 수 있습니다.