귀하의 인보이스 발행 프로세스가 이와 비슷합니까? 인쇄하고, 접고, 봉투에 종이를 붙이고, 봉인하고, 우표를 붙이고, 주소를 추가하고, 우편을 보내고, 반복하세요. 고객에게 송장을 한 장 더 발송해야 한다는 생각에 움츠러든다면 전자 송장 발행을 고려할 수 있습니다.

전자 인보이스란 무엇입니까?

전자 인보이스 또는 디지털 인보이스라고도 하는 전자 인보이스는 우편이 아닌 온라인으로 고객에게 청구하는 프로세스입니다. 고객은 이메일이나 보안 포털(예:온라인 계정)을 통해 청구서를 받습니다. 일반적으로 전자 인보이스를 사용하는 기업은 고객에게 온라인으로 청구서를 지불할 수 있는 기능도 제공합니다.

전자 인보이스 고객에 대해 생각하고 있다면 종이 인보이스에 동일한 정보를 포함해야 한다는 점을 명심하십시오. 기존 종이 송장과 마찬가지로 전자 송장에는 다음을 포함하여 고객의 구매에 대한 주요 정보가 포함됩니다.

• 날짜
• 고객 및 판매자 정보
• 구매한 상품 또는 서비스
• 미결제 금액
• 지불 마감일
• 허용되는 결제 수단
• 조기 결제 할인(해당되는 경우)
• 인보이스 번호 

전자 인보이스 발행에 동의하거나 등록하여 고객에게 전자 인보이스를 선택하도록 요청할 수 있습니다. 가입한 고객에게 인센티브를 추가할 수도 있습니다(예:다음 인보이스에서 $X 할인). 고객에게 디지털 인보이스를 보내기 전에 지연을 방지하기 위해 고객이 이메일 주소나 보안 포털에 액세스할 수 있는지 확인하십시오.

디지털 인보이스:장단점

그렇다면 전자 인보이스로 전환해야 합니까 아니면 인보이스 프로세스에 포함해야 합니까? 결정을 내리기 전에 전자 인보이스의 장단점을 고려하십시오.

전자 인보이스 발행의 장점은 다음과 같습니다.

• 편의성: 고객에게 청구할 때 잉크, 종이, 봉투 또는 우표와 같은 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 대신 인보이스를 생성하여 전자적으로 보내기만 하면 됩니다.
• 자동화: 전자 인보이스(예:회계 소프트웨어)를 추구하는 방법에 따라 반복 인보이스가 있는 고객을 위해 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 그렇게 하면 청구서를 작성하고 보내는 것을 기억하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
• 시간 절약: 그 전체 인쇄, 우편, 반복 프로세스? 다 쓴. 전자 인보이스는 특히 자동화를 사용하는 경우 인보이스를 우편으로 보내는 데 필요한 시간을 절약할 수 있습니다.
• 빠른 결제: 전자 인보이스 발행을 통해 고객 지불 속도를 높일 수 있으며 따라서 더 나은 현금 흐름을 가질 수 있습니다. 고객은 특히 온라인으로 지불할 수 있는 경우 디지털 인보이스를 받는 즉시 지불하는 경향이 더 높을 수 있습니다.
• 디지털 페이퍼 트레일: 고객에게 전자 송장을 보내면 기록을 더 잘 추적할 수 있도록 내장된(종이 없는) 종이 추적 기능이 제공됩니다.
• 비접촉식 배송: 고객은 사람이나 서류와 상호 작용할 필요 없이 청구서를 받습니다.

고객에게 전자 인보이스를 보내기 전에 다음 사항을 고려하십시오.

• 보안 문제: 일부 고객은 보안 이메일 주소가 없어 보안 문제가 발생할 수 있습니다.
• 스팸 필터: 고객의 이메일 설정에 따라 전자 인보이스가 스팸 폴더에 바로 들어갈 수 있습니다.
• 고객 선호도: 모든 고객이 전자 인보이스를 받기를 원하는 것은 아닙니다. 일부는 하드 카피를 선호할 수 있습니다. 다시 말하지만 전자적으로 인보이스를 발행하기 전에 고객과 소통하십시오.

전자 인보이스를 만들고 보내는 방법

고객에게 청구서를 전자적으로 보내는 것이 귀하의 비즈니스를 위한 방법이라고 생각하십니까? 그렇다면 전자 인보이스를 만들고 고객에게 보내는 방법을 이해하십시오.

다음을 사용하여 전자 인보이스를 만들 수 있습니다.

• 템플릿
• 회계 소프트웨어

온라인으로 인보이스를 생성하면 이메일이나 온라인 계정과 같은 보안 포털을 통해 고객에게 보낼 수 있습니다.

회계 소프트웨어를 사용하는 경우 다음을 통해 프로세스를 더욱 간소화할 수 있습니다.

• 반복 인보이스 설정 
• 자동으로 결제 알림 보내기 
• 인보이스 템플릿에서 선택
• 소프트웨어에서 미결제 인보이스(및 유료 인보이스) 추적

전자 인보이스 프로세스를 간소화하고 싶으십니까? Patriot의 소규모 비즈니스 회계 소프트웨어를 사용하면 고객에게 맞춤형 전자 인보이스를 보내고 신용 카드 결제를 받는 등의 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 지금 무료 평가판을 시작하세요!