직원들에게 작업을 위해 자신의 자동차를 사용하도록 요청한 고용주는 마일리지 환급을 지불합니다. 이유는 간단합니다. 고용주는 업무 관련 운전 비용을 보상함으로써 우수한 직원을 더 잘 채용하고 유지할 수 있습니다. 마일리지 환급은 자동차, 밴, SUV와 같은 자동차 운행과 관련된 비용을 포함합니다.
매년 국세청은 업무용 차량에 대한 표준 요율을 설정합니다. 예를 들어, 2015년에는 마일당 57.5센트였습니다. 상환 비율은 업무 관련 여행이 상환되지 않을 때 세금 공제를 계산하는 데 사용됩니다. 표준 사업 요율은 휘발유, 유지 보수 및 수리, 보험 및 감가상각을 포함하여 평균적인 차량 운영 비용을 포함합니다.
일부 환급은 업무 외 운전에 대한 것이지만 여전히 세금 혜택을 받을 수 있습니다. 이사 또는 의료상의 이유로 인한 여행은 2015년 기준으로 마일당 23센트로 공제되거나 환급될 수 있습니다. 자선 활동을 수행할 때 운전하는 요금은 법률로 마일당 14센트로 설정되어 있습니다.
HR Hero는 마일리지 환급을 위해 세 가지 기준이 충족되어야 사업 비용으로 인정된다고 말합니다. 첫째, 상환은 업무와 직접적으로 관련된 여행에 대해서만 지급될 수 있습니다. 집과 직장 사이를 통근하는 것은 여행 자격이 되지 않습니다. 둘째, 직원은 업무 관련 운전을 문서화해야 합니다. 마지막으로 직원은 지불한 초과 상환 금액을 반환해야 합니다. 고용주는 적격 마일리지 환급을 소득으로 포함하지 않으므로 직원에게 완전히 면세됩니다. 고용주는 해당 금액을 사업 비용으로 상각할 수 있습니다.
직원들은 일반적으로 업무 관련 운전을 기록하기 위해 마일리지 일지를 보관합니다. 차량이 업무용으로 사용된 연도의 첫날부터 시작하여 마지막 날의 주행 거리계 판독으로 끝납니다. 각 항목에는 날짜, 마일리지에 대한 사업상의 이유 및 목적지를 명시해야 합니다. 시작 및 종료 주행 거리계 판독값을 기록해야 합니다. 고용주는 이 정보를 사용하여 주행 마일에 IRS 표준 요율을 곱하여 마일리지 환급을 계산합니다.
고용주는 일반적으로 기록 보관 요건 때문에 실제 차량 비용을 사용하지 않습니다. 다만, 환급액을 초과하는 경우에는 실비로 사용할 수 있다. 실제 비용을 사용하려면 직원은 마일리지 로그와 보험 지불, 휘발유 구매, 수리 및 기타 모든 차량 비용에 대한 기록을 유지해야 합니다. 해당 직원이 실제 비용을 사용한 후에는 가속 감가상각이 청구되면 표준 요율을 다시 사용할 수 없습니다. 차량의 업무용도에 비례하는 비용만 청구할 수 있습니다. 예를 들어, 1년에 주행한 마일의 25%가 업무와 관련된 경우 실제 차량 비용의 25%를 공제할 수 있습니다.