구매 또는 서비스 계약, 구독 또는 회원 가입을 서면으로 취소하는 것은 현명할 뿐만 아니라 필요할 수도 있습니다. 예를 들어, 연방 거래 위원회의 냉각 규칙이 적용되는 계약에 대해 서면 취소 서신을 보내야 합니다. 필수 항목이든 선택 항목이든 잘 작성된 비즈니스 서신은 귀하의 의도를 명확히 하고 귀하의 법적 권리를 보호합니다.
비즈니스 서신과 마찬가지로 편지를 정리하십시오. 인사말 위에 귀하의 주소, 날짜, 참조선 및 받는 사람의 주소를 포함하십시오. "To Whom It May Concern"과 같은 일반적인 인사말을 사용하지 마십시오. 이름이 없으면 회사에 전화를 걸거나 부서에 "친애하는 고객 관계 관리자에게"와 같이 인사를 건넨다. 편지와 함께 보내는 각 문서의 이름을 나열하는 마감 바로 아래에 인클로저 라인을 추가하여 지원 문서를 포함하고 있음을 편지에 기록하십시오. 맞춤법 검사기를 사용하고 편지가 정확하고 오류가 없는지 주의 깊게 교정하십시오.
취소 요청을 할 때는 정중하되 단호하게 말하십시오. 이유를 제공할 수 있지만 FTC는 이것이 취소 요구 사항이 결코 아니라고 말합니다. 이유를 대더라도 회사를 비난하거나 모욕하지 마십시오. 대신 객관적이고 전문적인 어조를 채택하고 사실에 충실하십시오. 자동 월별 은행 또는 신용 지불 중단과 같이 서신을 받은 후 회사에서 취해야 할 조치를 포함합니다. 예를 들어, "이 편지는 2015년 1월 20일부터 계약을 취소함을 알리기 위한 것입니다. 귀하가 내 신용 카드에 더 이상 요금을 청구하지 않기를 기대합니다."와 같은 요청을 하십시오.
회사에서 귀하 또는 귀하의 계정을 식별하는 데 필요할 수 있는 계정 또는 파일 번호와 같은 정보를 포함하십시오. 미결제 잔액이 있는 경우 전액 지불을 위해 수표를 동봉하십시오. 취소로 인해 환불이 발생하는 경우 특정 시간 내에 환불을 예상하고 금액을 지정합니다. 그렇지 않으면 "30일 이내에 전액 환불을 기대합니다."와 같은 진술을 포함하십시오. 반송 메일로도 서면 취소 확인을 요청해야 합니다.
구매 및 취소 권한을 확인하는 증빙 문서로 법적 권리를 보호하십시오. 예를 들어 취소할 수 있는 권리를 강조한 계약서 사본과 현금화된 수표 사본 또는 영수증을 포함시키십시오. 최종 보호 수단으로 FTC는 반품 영수증과 함께 배달 증명 우편을 통해 취소 서신을 보낼 것을 권장합니다.