이메일 받은편지함이 나와 같다면 매일 일반 이메일 다음에 일반 이메일이 쏟아집니다. 알겠습니다. 수백 또는 수천 명이 보낸 이메일을 개인 맞춤화하기가 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 아무도 숫자처럼 느껴지기를 원하지 않습니다. 일괄 이메일 보내기를 누르기 전에 일반적인 인사말을 삽입하는 것을 피하기는 어렵지만 청중을 기준으로 분류하고 각각에 대한 승인을 개인화하는 것이 중요합니다.
사람들은 뉴스레터 및 양식 완성 이메일과 같은 일부 이메일이 형식적일 것으로 기대합니다. 그러나 판매 제안이 차갑고 비인간적이라면 뭔가 잘못하고 있는 것입니다. 템플릿을 사용하여 중요한 이메일을 구성하는 경우에도 가능한 한 개인화하면 오래 지속되는 인상을 남길 수 있습니다.
가장 좋은 유형의 승인은 수신자에게 이전에 공유된 토론이나 상호 작용을 상기시켜줍니다. 간단히 말해서 실제 사람임을 보여줍니다.
작별은 어렵지만 잘 실행된 승인을 관리할 수 있다면 그렇지 않습니다.
잠재적인 투자자, 팀원 또는 친척에게 보내는 모든 이메일을 "하이파이브"로 끝냅니다. 훌륭한 대화 시작 도구이며 매우 친근한 분위기를 자아냅니다. 일반적인 "안부"로 이메일을 끝내더라도 수신자에게 귀하, 연락 이유 또는 선호하는 다음 단계에 대해 알려주지 않습니다.
이메일 관리 회사인 Boomerang은 350,000개 이상의 이메일을 조사한 결과 작별 인사가 큰 영향을 미칠 수 있음을 발견했습니다. "감사합니다"로 간주되는 클로징의 응답률은 62%인 반면 감사를 표시하지 않는 이메일의 응답률은 46%였습니다. 응답률이 가장 높은 이메일 서명은 "미리 감사합니다."였습니다. 실제로 이메일에 서명할 때 감사를 표하는 것은 평균 응답률이 36% 증가하는 것과 관련이 있습니다. 이메일을 끝내는 최악의 방법은? "최고."
이메일에 서명할 때 무엇보다도 먼저 공감할 수 있어야 합니다. 이메일이 분리되고 무관심하다면 파트너 또는 공급업체는 어떻습니까?
모든 이메일에는 목적이 있으므로 명확하게 하십시오. 왜 손을 내밀어? 격려를 하고 있습니까? 감사를 표하고 있습니까? 흥분을 북돋우고 있습니까? 승인은 이메일에서 보고자 하는 최종 결과를 반영해야 합니다.
이메일의 끝은 메시지가 한 시간, 하루 또는 일주일 후에 기억에 남을 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어 목표가 일종의 문제나 계약에 대해 논의하기 위해 회의를 주선하는 것이라면 "이 문제에 대해 더 논의하기를 기다릴 수 없습니다" 또는 "세부 사항을 검토할 시간을 정합시다"와 같은 승인이 필요합니다. 아마도 가장 좋습니다. 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션은 논의를 심화하기 위한 것이므로 승인 시 이를 반영해야 합니다.
이메일이 전문적이든, 도움이 되든, 친절하든, 재미있든 상관없이 승인이 메시지 자체의 태도와 일치하는지 확인하세요. 좀 더 세련된 이메일의 경우 "전체 팀의 최고의 소원"으로 충분할 것입니다. 팀 전체의 감정을 포괄하기 때문에 평범한 오래된 "Best"보다 낫습니다.
친절한 승인은 항상 진실해야 합니다. "기초를 접하게 되어 기쁩니다"는 정말로 기쁠 때만 종료해야 합니다. 유머러스한 마무리 대사를 뽑을 수 있다면 재미있는 미디어를 조금 추가할 수 있습니다. 이메일에서 이와 같은 작은 개인적인 터치가 누군가의 하루를 정말로 밝게 할 수 있습니다.
이메일에는 수신자에게 공이 코트에 있고 나중에 다시 연락할 것임을 알리는 명확한 클릭 유도문안이 있어야 합니다. "귀하의 응답을 기대합니다" 및 이와 유사한 승인은 사람들로 하여금 답변을 빨리 하도록 유도할 수 있습니다. 가장 바쁜 CEO라도 "고맙습니다. 연락드리겠습니다!"라고 빠르게 입력할 수 있습니다.
프로젝트에서 공동 작업 중이거나 정보를 찾는 경우 "문제가 있는 경우 연락" 또는 이와 유사한 문구로 끝나는 수신자에게 다음 단계는 자신에게 달려 있지만 도움을 받을 수 있음을 알립니다. CTA가 무엇이든 간에 표시되어야 합니다. 굵은 글꼴과 색상을 사용하면 독자가 메시지를 더 잘 이해하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 원하는 조치를 취하도록 유도할 수도 있습니다.
자동화된 이메일은 지루할 필요가 없습니다. 승인을 변경하는 것은 개성을 추가하고 수신자가 응답하도록 장려하는 쉬운 방법입니다. 이 세 가지 질문에 대한 답은 매번 완벽한 엔딩을 만드는 데 도움이 될 것입니다.