직원 일정을 만드는 것은 소기업 소유자를 위한 관리 테트리스와 비슷할 수 있습니다. 타이밍과 기대의 게임인 이 목표는 전문적인 인내심을 테스트하는 것과 같습니다.
진짜 얘기 좀 해주세요. 매주 그 깔끔한 직원 일정을 작성하는 데 얼마나 많은 시간을 할애하는지 말할 수 있습니까? 매 달? 다음 주의 모든 교대 근무 시간에 누가 필요한지 결정하기 위해 뒤죽박죽으로 늦은 밤에 스프레드시트(또는 더 나쁜 것은 화이트보드)에 대해 몸을 웅크리고 있는 자신을 발견한 적이 있습니까? 교대 근무를 하는 소규모 사업자에게는 1분 1초가 중요합니다.
이 장면이 너무 친숙하게 들린다면 혼자가 아닙니다.
500명의 미국 사업주를 대상으로 한 최근 설문조사에 따르면 고용주의 절반이 매주 직원 일정을 작성하는 데 최소 2시간을 소비하는 것으로 나타났습니다. 또 다른 10%는 작업에 일주일에 3시간을 소비한다고 말합니다. 일부 응답자는 심지어 한 주의 일정에 12시간을 소비한다고 주장합니다.
유감스럽게도 지속적인 교육, 시스템 개선, 비즈니스 마케팅, 신제품 또는 서비스 개발에 사용할 수 있는 시간은 2시간, 3시간, 12시간입니다.
그러나 교대 근무의 특성상 직원이 필요할 때 항상 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 교대 근무를 하거나 전화를 하거나 일찍 떠나야 합니다. 정상입니다. 실제로 고용주의 2%만이 직원이 전혀 없다고 말합니다. 교대조를 놓치는 반면 고용주의 32%는 직원이 교대조를 거의 놓치지 않는다고 말합니다.
나머지 66%는 매일, 매주 또는 매월 전화를 받아야 합니다. 그리고 그 순간에 진정으로 생각해야 합니다.
고용주뿐만 아니라 교대 근무 일정은 직원에게도 고유한 과제를 안겨줍니다. 일정을 예측할 수 없을 때는 막바지에 육아, 진료 예약, 개인 시간을 재배치해야 하는 일이 일상이 됩니다. 그리고 이러한 변경은 비용이 많이 들고 추가적인 스트레스를 유발할 수 있습니다.
이 문제에 대응하기 위해 일부 주와 지방 자치 단체는 고용주가 직원 일정을 최대 2주 전에 제공하도록 의무화하는 예측 일정법을 제정했습니다. 이는 악명 높은 "클로프(clopen)" 교대조(직원이 늦게 또는 마감 교대 후 아침 또는 개업 교대로 일함) 및 "대기" 일정을 금지하고 고용주가 취소된 교대조에 대해 직원에게 보상하도록 요구하는 것과 같은 다른 요구 사항에 추가됩니다. 특정 기간 내에. 각 도시와 주마다 고유한 법률이 있으므로 조사를 통해 비즈니스가 현지 법률을 준수하는지 확인하는 것이 현명합니다.
불행히도 예측적 스케줄링 법칙을 채택하는 것은 직원 스케줄링 빙산의 일각에 불과합니다. 다른 일반적인 교대 일정 문제에는 직원 고용 및 유지, 누락된 교대 근무를 처리할 직원 찾기, 주간 교대 일정 계획이 포함됩니다. 그리고 이것들은 저렴한 번거 로움이 아닙니다. 고용주는 교대 근무를 놓친 경우에만 연간 평균 $7,500의 손실을 봅니다.
1. 귀하의 도시 또는 주에 적용되는 법률에 대비하세요. .
예측 가능한 일정 관리법이 전국을 휩쓸고 있으므로 해당 시와 주가 이 문제에 대해 어떤 입장을 취하는지 파악하는 것이 중요합니다. 노동법 변호사가 아직 없는 경우에는 변호사를 찾거나 최소한 Society for Human Resource Management의 도움을 받아 법률을 추적하는 것이 좋습니다.
2. 일정 프로세스를 자동화하십시오.
귀하와 귀하의 직원 간의 더 나은 의사 소통은 직원 일정 개선의 핵심입니다. 종이나 스프레드시트에 일정을 작성하고 다시 작성하는 대신 실시간 업데이트 및 예정된 교대조 및 변경된 교대조에 대한 알림을 제공하는 솔루션으로 프로세스를 자동화하십시오. 자동화를 통해 일정을 더 쉽게 만들고, 관리하고, 공유할 수 있을 뿐만 아니라 문자 알림을 보내거나 직원에게 음성 메일을 남기는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.
3. 일정을 만드는 데 보내는 시간을 염두에 두십시오.
매주 직원 교대 일정을 짜는 데 얼마나 많은 시간을 할애했는지 추적하면 문제에 대한 관점을 갖게 되고 앞으로 몇 주 동안 더 나은 목표를 설정하는 데 도움이 됩니다. 일정을 잡는 데 지속적으로 엄청난 시간을 할애하거나 신입 사원을 고용할 때마다 보내는 시간이 늘어나는 경우 대안을 찾기 시작하지 않는 것을 후회하게 될 것입니다.
한 주의 일정에 12시간을 보내는 것보다 할 일이 더 많습니다. 일관성 있고 정시에 제공되는 교대 일정을 만드는 데 걸리는 시간은 도전 과제에 접근하는 방식에 따라 더 많은 작업이 필요할 수도 있고 훨씬 적을 수도 있습니다.
설문 조사 응답자의 47%는 주간 일정을 더 많이 알려야 하는 새로운 일정 관리법을 준수할 수 없을 것이라고 말했기 때문에 모든 소기업 소유자는 가능한 한 빨리 시대를 앞서가야 합니다. 가까운 지역에 새로운 법률이 제정될지 아니면 법률이 이미 시행되고 있는지 여부에 관계없이 최신 정보를 유지하고 일정 프로세스를 자동화하며 귀하와 귀하 직원 모두의 시간을 염두에 두는 것이 중요합니다.