소기업 소유자로서 제한된 시간에 많은 작업을 저글링해야 하는 함정에 빠졌을 것입니다.
적절한 균형을 유지하고 원활하게 시간을 관리하는 마법의 공식은 없지만 시간 처리 기술을 향상하여 할 일 목록에서 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
우리는 여러 작업에 몰두하여 일반적으로 할 일 목록의 중요성을 과소평가하는 경향이 있습니다. 비즈니스 세계의 대부분의 일은 본질적으로 매우 예측할 수 없고 상황은 매초마다 바뀔 수 있지만 할 일 목록을 개발하면 아이디어를 명확하게 정의하고 생각을 시각화하며 궁극적인 목표를 향해 일하는 데 도움이 됩니다.
하루가 진행됨에 따라 할 일 목록을 수정해야 할 수도 있습니다. 또한 전날 밤에 중요한 과제를 모두 메모하고 새로운 출발을 하고 최상의 결과를 제공하는 데 집중할 수 있습니다.
이상하게 들리겠지만 마감일이 다가오기 시작하면 나무에서 나무를 보기가 어려울 수 있습니다. 우리는 일상적인 작업에 너무 압도되어 어떤 작업에 즉각적인 주의가 필요한지 알지 못합니다. 즉각적인 주의는 완료되지 않고 실패로 이어질 가능성이 있는 경우 전체 프로젝트에 해로운 영향을 미칠 작업을 의미합니다.
우선순위를 정하고, 우선순위를 정하고, 우선순위를 정합니다. 끝없는 이메일 목록에 응답하고 시간이 덜 걸리는 전화에 응답하기 전에 긴급한 작업을 결정하고 심각한 문제를 처리하십시오.
또한 불편한 상황에서 도망치고 싶다고 급한 일을 피하려고 하지 마세요. 예를 들어 고객 중 한 명이 응용 프로그램에 문제가 있어서 서비스에 대해 불평하는 경우 즉시 문제를 처리하고 가능한 만족스러운 솔루션을 제안해야 합니다. 고객이 쉽게 화를 내고 서비스 사용을 중단할 수도 있으므로 기다리게 하고 싶지 않습니다.
이러한 종류의 문제는 저절로 해결되지 않으며 종종 당신을 괴롭힐 것입니다. 그러면 중요한 작업에 집중할 수 없게 됩니다.
소셜 미디어, 셀 또는 사람에서 오는 끝없는 알림에서 집중을 깰 수 있는 방해가 많이 있습니다. 일상적인 작업의 우선 순위를 정하는 것도 중요하지만 창의적인 작업 흐름을 방해하는 문제에 시간을 할당하는 것도 중요합니다.
몇 시간, 한 시간 또는 두 시간을 계획하고 이름을 "근무 시간"으로 지정합니다. 근무 시간에는 모든 커뮤니케이션 채널을 열어두고 외부 세계에서 들어오는 정보를 처리하기 시작합니다. 이렇게 하면 실제 작업에 주의를 집중하고 관련성이 덜한 작업에 낭비되는 시간을 최소화할 수 있습니다.
"아침에 이메일을 확인하지 마십시오"라는 책의 저자인 Julie Morgensen은 이메일을 확인하지 않는 시간을 하루에 한 시간 이상 확보할 것을 제안합니다. 그녀는 또한 이메일에 무작위로 답장을 보내는 대신 우선순위가 높은 작업을 할 수 있을 만큼 활력이 넘치고 열정적인 이른 아침이 가장 좋은 시간이라고 주장합니다.
임박한 기한으로 인한 공황에 맞서 싸우는 가장 쉬운 방법은 고정된 시간 슬롯을 만들고 이를 준수하는 것입니다. 이것을 타임박스라고 합니다. 시간 박싱은 작업을 제시간에 완료하고 작업이 계속해서 끌리는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 마감일이 하루이건 한 달이건 상관없이, 당신이 일을 완수하는 데 필요한 시간은 당신에게 주어진 시간에 달려 있습니다. 당연히 달성 가능한 시간을 설정하고 기한을 성공적으로 맞추기 위해 노력하십시오.
성과를 높이려면 자신과 팀의 지식과 기술에 투자하는 것이 좋습니다.
기술을 업그레이드하면 작업을 보다 효율적이고 쉽게 관리하고 전반적인 생산성을 높이고 팀을 최대한 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 하루에 양질의 콘텐츠를 더 많이 만들고 싶다면 새로운 글쓰기 기법에 대해 읽고 A-list 개인 개발 블로그를 읽고 트렌드를 따라야 합니다.
기술의 발전으로 Slack이나 Hubstaff와 같은 시간 관리 또는 커뮤니케이션 도구를 사용하지 않고 여러 작업을 처리하는 것은 거의 상상할 수 없습니다. 또한 파일과 문서를 정리하는 시간을 최소화하려면 Dropbox 및 OneDrive와 같은 도구를 사용하는 것이 좋습니다.
광범위한 조사를 수행하고 최고의 프로젝트 관리 도구를 검토해야 합니다., 작업 흐름에 맞는 것을 선택하십시오. 주말 프로젝트에서 작업하는 경우 Trello와 같은 것으로 충분합니다. 그러나 프로젝트가 몇 달 이상 지속된다면 Active Collab 및 Basecamp와 같은 도구를 더 살펴봐야 합니다.
프로젝트 관리 도구를 사용하면 보다 효율적인 워크플로를 만들어 매일 상당한 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 의사 소통뿐만 아니라 이미지를 공유하고 몇 초 만에 아이디어를 브레인 스토밍 할 수 있습니다. 또한 귀하와 귀하의 팀이 같은 페이지에서 의미 있는 작업에 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다.
PM과 커뮤니케이션 도구에만 국한되어서는 안 됩니다. 상당한 시간이 소요되는 반복적인 작업을 식별하고 보다 효율적으로 작업하는 데 도움이 되는 앱을 찾으십시오.
당신의 한계를 아십시오. 계속해서 증가하는 시장 수요를 감안할 때 매일 멀티태스킹을 해야 하는 가혹한 현실을 피하기란 매우 어렵습니다. 모든 일상 업무를 완료할 수 있기를 원하는 만큼 생산성 수준이 항상 같지는 않다는 점을 알고 있어야 합니다. 우선순위 목록을 작성한 후, 귀하가 얼마나 생산적인지, 그 특정 날에 처리할 수 있는 작업의 수를 결정하십시오. 자신을 지나치게 확장하는 대신 주어진 과제에 최선을 다하는 데 집중하십시오.