잘 운영되는 회의는 조직에 매우 중요하며 조직 내에서 성장과 새로운 아이디어를 촉진하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 제대로 운영되지 않는 회의는 회사의 사기를 저하시킬 뿐만 아니라 매년 수천 달러의 임금 및 생산성 손실을 초래합니다.
예를 들어, 참석자가 10명인 1시간짜리 주간 회의는 연간 평균 $20,000달러의 비용이 들 수 있습니다. 따라서 회의가 비용을 들일 만한 가치가 있는지 자문해야 합니다. 그렇다면 어떻게 시간을 최대화하고 모든 회의에서 최대 가치를 창출할 수 있습니까?
회의는 가치를 창출하기 위한 것이지 정치를 하거나 뒷담화를 숨기거나 단순히 "우리가 항상 그렇게 해왔기 때문"이 아닙니다.
회의가 가치를 창출하지 못한다면 회의를 취소하세요. 직원이 다른 더 가치 있는 작업을 수행할 수 있는 기회는 물론, 확보된 직원의 시간을 즉시 절약할 수 있습니다.
회의는 아이디어를 브레인스토밍하고, 주요 결정에 도달하고, 직원의 완전한 동의를 얻거나, 실행을 조정하기에 좋은 장소입니다. 브레인스토밍 중인 영역, 현재 내리는 결정 또는 조정 중인 프로젝트가 회사에서 회의 투자에 대해 건전한 수익을 낼 수 있을 만큼 충분한 가치를 창출하는지 확인하세요.
모든 회의에 회의에 대한 생각을 제공한 리더(또는 최소한 진행자)를 두는 것을 문화적 "필수"로 만드십시오. 이상적으로는 회의가 시작되기 훨씬 전에 모든 참가자에게 전달되는 서면 의제를 작성하여 스스로 준비할 수 있도록 하는 것입니다.
참가자가 준비해야 하는 특정 정보나 기타 준비 작업이 있는 경우 이를 의제에 명시합니다.
다시 말하지만, 이것은 단순히 "정책"을 만드는 것에 관한 것이 아니라(많은 조직에서 단순히 무시할 것임) 오히려 이것이 우리가 회의를 하는 방식이라는 것을 회사의 문화적 필수 요소로 만드는 것입니다. 우리는 사전에 계획을 세웁니다. , 우리는 의제를 작성했으며 만반의 준비를 갖추고 있습니다.
즉, 정시에 회의를 시작하고 모든 회의 참가자가 준비되어 있을 것으로 기대합니다. Tim이 늦게 들어오거나 준비가 되지 않은 경우, 회의 후에 개인적으로 그를 잡아서 성인 대화를 나누십시오.
“Tim, 오늘 당신이 12분 늦게 도착했고 우리가 공유할 준비가 된 Calloway 번호가 없다는 것을 알았습니다. 방해가 되는 일이 있었나요? 회의와 동료들에게 정말 큰 영향을 미쳤습니다.”
우리 모두는 일이 일어날 때가 있을 것이지만, Tim이 반복적으로 일어나는 일의 패턴을 가지고 있다면 그것은 당신이 받아들일 수 없는 것으로 레이아웃해야 하는 것입니다. 그 행동이 다른 참가자와 회사에 미치는 영향의 관점에서 프레임을 만드십시오. 그 행동을 바꾸기 위해 그의 완전한 동의를 구하십시오. 이러한 종류의 즉각적이고 직접적인 의사소통은 정중하고 회의 후에 사적으로 이루어지며 일반적으로 팀의 행동을 정리할 것입니다.
의제를 갖는 것과 실제로 그것을 따르는 것은 완전히 다른 것입니다.
회의를 주도하는 사람이 대화를 인도하고 모든 참가자의 목소리를 내고 회의가 막다른 골목에 빠지기 직전의 비생산적인 순간을 지나도록 하십시오. 물론 사라가 제시한 접선이 훌륭하고 상황과 최선의 행동을 보는 완전히 새로운 방식을 촉발하는 경우가 있습니다.
경험 많은 리더는 자발성과 창의성이 자유로울 때를 알고 있습니다. 미리 생각한 의제를 버리는 것이 회사를 위한 올바른 조치인 경우가 있습니다.
생산적인 회의를 갖는 것도 중요하지만 회의의 가치를 얻으려면 해야 할 일을 마쳐야 합니다. 회의가 끝나면 돌아가서 회의에서 실행 약속을 명시적으로 명확히 하십시오. 다음과 같이 들릴 수 있습니다.
“우리가 하기로 합의한 내용을 요약해 보겠습니다. Tim, 당신은 오늘부터 X와 Y의 두 가지 작업 단계를 소유하고 있으며 둘 다 이번 금요일 영업 종료까지 완료되어야 합니다. 완료되면 프로젝트 보드에서 완료로 표시하는 데 동의했습니다. Sarah, 15 일 기한인 Z 항목을 소유하고 있습니다. , 그리고 다음 주간 보고서에서 결과에 대한 요약을 제공할 것입니다..."
누가 어떤 작업을 언제, 어떻게 완료했는지 보고하여 "루프를 닫을" 방법을 명확히 하는 것은 책임을 묻는 싸움의 절반입니다. 나머지 절반은 할당된 모든 작업이 완료되었는지 확인하기 위한 후속 조치가 진행 중입니다. 기본적으로 회의 리더는 상태에 대해 모든 작업 소유자와 확인하고 합의한 대로 수행되지 않은 경우 책임을 물을 책임이 있습니다. 물론 그 또는 그녀가 이 후속 책임을 위임할 수 있지만 기본적으로 이것은 잘 작동합니다.
이것은 데이터 포인트, 결정, 다음 단계(누가? 무엇을? 언제? 루프를 종료하는 방법)를 나열하는 이메일입니다.
실행에 대한 마지막 의견입니다. 회사의 리더로서 다른 사람들이 본받기를 원하는 행동을 모델로 삼아야 합니다.
회의가 끝날 때 누가 다음 단계를 언제까지 소유하는지 명확합니까? 그들에게 후속 조치를 취하고 할당된 작업에 대해 책임을 지도록 합니까? 당신은 회의외에도 당신의 행동과제를 일관되게 실행하고 있습니까?
책임감의 문화는 대부분 리더가 팀이 흡수하기를 원하는 행동을 일관되게 수행함으로써 구축됩니다.
이 7가지 비밀을 구현하기 시작하면 회의 시간이 단축되고 생산성이 높아져 비즈니스의 다른 영역에서도 생산성이 향상된다는 것을 알게 될 것입니다.