• 회의에 앞서 세련되고 전문적인 PowerPoint 프레젠테이션/피치를 디자인, 생성 및 제공하기 위해 생각의 파트너로 함께 일하세요.
• 개인 요점 및 청중 요점을 포함하여 슬라이드 데크에 포함될 콘텐츠(문학)의 초안을 작성하고 정리합니다.
• 슬라이드 데크에 포함될 재무, 모델, 인포그래픽 및 결과물을 만드세요.
• 실습에 관한 전문가 피드백과 팁을 통해 프리젠테이션 날짜 이전에 시연, 리허설 및 기타 준비 지원을 제공합니다.

좋아하든 싫어하든…

좋든 싫든 PowerPoint는 공식적인 프레젠테이션에서 어디에나 있습니다. 아마도 당신은 새로운 제안을 하고 있을 것입니다. 또는 몇 주 동안 숫자를 계산하거나 집중적인 연구를 수행했으며 이제 결과를 관련 이해 관계자에게 전달할 때입니다. 목적이 무엇이든 PowerPoint는 틀림없이 성공에 가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다.

내가 경영 컨설턴트였을 때 나는 마이크로소프트 엑셀과 파워포인트에서 살았고 매일 두 프로그램 사이를 왔다갔다 한다. 저는 PowerPoint의 유연성 덕분에 데이터를 조명하고 이야기로 변환할 수 있다는 점이 마음에 들었습니다. 재무 이야기, 산업 성장 궤적 또는 비즈니스 프로세스 재구성을 위한 권장 사항에 대한 이야기입니다. 그러나 특히 내가 막 시작했을 때 이러한 유연성은 종종 양날의 검으로 판명되었습니다. 슬라이드 디자인이 얼마나 지루한지, 슬라이드를 미학적으로 완벽하게 만드는 데 얼마나 오랜 시간이 걸렸는지 안타까웠습니다. 나는 종종 PowerPoint 슬라이드에 많은 시간을 할애할 것인지, 아니면 데이터와 메시지의 효율성을 희생시킬 위험이 있는 기본적이고 미니멀한 데크를 만들 것인지 결정을 내렸습니다. 이 딜레마를 더 이상 경험하지 못한 것은 PowerPoint 팁을 마스터할 때까지였습니다.

이 문서에서는 도구를 더 빨리 사용할 수 있도록 하는 고급 PowerPoint 프레젠테이션 팁과 요령을 보여줍니다. 또한 시간을 절약하기 위해 효과적인 메시징을 희생하는 것을 방지할 수 있습니다. 많은 PowerPoint 기사가 효과적인 메시지 전달에 대한 질적 조언을 제공하지만 이 기사는 PowerPoint 및 프레젠테이션 디자인의 기술 구성 요소에 중점을 둡니다. Microsoft Office PowerPoint 2016 및 PC용 365의 기능과 명령을 활용합니다. 시작하겠습니다.

효과적인 PowerPoint 프레젠테이션 작성의 기본 사항

이 문서는 고급 PowerPoint 사용자를 위해 설계되었지만 효과적인 PowerPoint 프레젠테이션을 만들기 위해 해야 할 것과 하지 말아야 할 몇 가지 기본 사항을 다시 살펴보는 것이 유용할 수 있습니다. 그런 다음 PowerPoint의 고급 기능 중 일부를 자세히 살펴보겠습니다. 제 경력을 통해 다음 네 가지 규칙이 오랫동안 저에게 큰 도움이 되었습니다.

규칙 1 - 자료를 최대한 단순하게 유지: 아마도 가장 중요한 PowerPoint 규칙은 훌륭한 프레젠테이션에서 "적은 것이 항상 더 많다"입니다. 어수선한 것을 피하십시오. 움직이는 클립 아트로 화려하고 복잡한 슬라이드를 최소화하십시오. 항상 명확하고 간결한 메시지를 전달하는 데 중점을 둡니다.

규칙 2 - 각 슬라이드를 단 하나의 핵심 내용으로 유지: 일반적으로 청중에게 부엌 싱크대를 던지고 싶은 유혹을 물리치세요. 특히 슬라이드 단위로 말이죠. 슬라이드당 하나의 요점으로 콘텐츠 범위를 제한하기만 하면 청중의 주의를 훨씬 더 쉽게 사로잡을 수 있고 더 명확하고 이해하기 쉬운 내용으로 청중을 남길 수 있습니다.

규칙 3 - 단어 대신에 단순하고 고품질의 그래픽을 자주 사용: 규칙 1의 부록으로, 페이지에 너무 많은 단어가 있으면 청중에게 지루하고 지루한 경향이 있어 프레젠테이션 중에 종종 초점을 잃거나 "콘텐츠 피로"를 초래합니다. GIF, 그래프, 차트 및 기타 유익하고 관련성 있는 일러스트레이션은 지루함을 없애고 흐름에 차원을 추가하는 좋은 방법입니다.

규칙 4 - 깨끗하고 단순한 형식으로 훨씬 더 멀리 이동할 수 있습니다. 깔끔한 글머리 기호, 일관된 색상 테마, 부드러운 글꼴 스타일 및 읽기 쉬운 글꼴 크기는 모두 세련된 완성품을 발표할 때 청중에게 훌륭하고 전문적인 인상을 남길 수 있습니다. 메탈릭 그레이(기본 색상)의 Calibri(글꼴)에 하늘색(2차 색상)으로 구두점을 지정하는 것은 제 경력 동안 놀라운 일이었습니다. 자유롭게 입양하세요.

빠른 실행 도구 모음 사용자 지정

PowerPoint 전문가가 되기 위한 첫 번째 단계는 빠른 실행 도구 모음을 만드는 것입니다. 리본 위에 있는 사용자 지정 가능한 도구 모음으로, 즐겨 사용하는 명령과 가장 자주 사용하는 명령을 추가할 수 있습니다. 설정하는 데 5분을 투자하면 후회하지 않을 것입니다. 이후에는 PowerPoint를 사용할 때마다 배당금을 받게 됩니다. 다음은 물류에 대해 자세히 알아보기 전에 간략한 설명입니다.

기본 설정에 따라 도구 모음의 기능과 순서를 사용자 지정하려면 리본 위에 있는 흰색 아래쪽 화살표를 클릭하기만 하면 됩니다. 그런 다음 "추가 명령"을 클릭 → "모든 명령"에서 명령 선택 → 즐겨 찾는 명령을 선택하여 추가하십시오. 명령을 제거하려면 명령을 선택하고 "제거"를 누르십시오.

궁극의 빠른 액세스 도구 모음(QAT)을 위한 나의 "필수품":

정렬: 정렬 도구는 내가 PowerPoint에서 가장 좋아하는 도구입니다. 무익하고 수동적인 노력을 건너뛰고 대신 정렬하려는 모양을 강조 표시하고 정렬할 방향을 선택하십시오. 개체를 서로 가운데, 오른쪽, 왼쪽, 위쪽 및 아래쪽에 정렬할 수 있습니다. 개체의 위치는 모두 서로 상대적이라는 점에 유의하십시오.

QAT 외부에서 이 도구를 사용하려는 경우:원하는 개체 강조 표시 → 리본의 서식 탭 → 정렬 클릭 → 원하는 정렬 방향 선택 → 개체가 정렬됩니다.

배포: 서로 등거리로 만들고 싶은 여러 개체나 모양이 있는 경우 이 도구가 가장 좋은 친구가 될 것입니다. 개체를 배포하기 전에 먼저 정렬하는 것이 가장 좋습니다. 그런 다음 배포하려면 배포하려는 개체를 강조 표시하고 "가로 배포" 또는 "수직 배포"를 선택하기만 하면 됩니다.

QAT 외부에서 이 도구를 사용하려는 경우:원하는 개체 강조 표시 → 리본의 서식 탭 → 정렬 클릭 → 수평으로 배포 또는 수직으로 배포 선택 → 개체가 배포됩니다.

포맷 페인터: 한 개체에서 서식을 복사하여 다른 개체에 적용할 수 있습니다. 본질적으로 복사하여 붙여넣는 것이지만 내용이 아닌 서식을 지정하기 위한 것입니다.

• 포맷 페인터 클릭 한 번: 원본 개체의 서식을 선택/클릭한 다음 개체에 적용합니다.
• 포맷 페인터를 두 번 클릭: 포맷 페인터를 잠급니다. 두 번 클릭하면 선택한 개체가 첫 번째 개체의 서식으로 변환됩니다. 포맷 페인터의 잠금을 해제하려면 슬라이드의 공백(개체 아님)을 클릭하십시오.

QAT 외부에서 이 도구를 사용하려는 경우:모방하려는 개체 선택 → 리본의 홈 탭에서 서식 복사를 한 번 또는 두 번 클릭 → 변경하려는 개체 클릭 → 서식 변경 사항이 적용됩니다.

회전: 이름에서 알 수 있듯이 이 기능을 사용하면 개체를 90도 또는 180도 단위로 회전할 수 있습니다. 텍스트 상자, 도형, WordArt 또는 그림을 회전할 수 있습니다. 여기에는 오른쪽으로 90도, 왼쪽으로 90도, 세로 및 가로로 회전이 포함됩니다.

QAT 외부에서 이 도구를 사용하려는 경우:원하는 개체 강조 표시 → 리본의 서식 탭 → 회전 클릭 → 원하는 회전 옵션 선택 → 개체가 회전됩니다.

인생을 바꾸는 PowerPoint 키보드 단축키

내가 과장한다고 생각할 수도 있지만 이러한 작업을 수동으로 수행할 필요가 없다는 것을 깨닫고 나면 뒤돌아보지 않을 것입니다. 일반적으로 PowerPoint를 사용하는 경우 Excel처럼 단축키를 많이 외울 필요는 없지만 몇 가지 알고 있어야 합니다.

텍스트 상자에서 글머리 기호 텍스트의 순서와 들여쓰기 수준을 쉽게 변경:

• 텍스트 상자의 글머리 기호 텍스트 순서 변경:ALT + SHIFT + 위/아래 화살표 키
• 텍스트 상자에서 글머리 기호 텍스트의 들여쓰기 수준 변경:ALT + SHIFT + 오른쪽/왼쪽 화살표 키

일정하고 비율을 유지하면서 개체 크기 조정:

• SHIFT 키를 누른 상태에서 포인터/마우스로 개체 크기 조정

마이크로 넛지(객체에 대한 작은 넛지):

• 개체를 선택하고 CTRL + 위/아래/오른쪽/왼쪽 화살표 키를 눌러 이동

복사 및 붙여넣기 없이 모양 또는 개체 복제:

• CTRL + 포인터/마우스로 도형 드래그

선이 실제로 직선인지 확인:

• 수직선의 경우: 도형 삽입 → 마우스 오른쪽 버튼 클릭 → 도형 서식 → 크기 및 속성 → "높이"를 "0"으로 설정 → 완벽한 직선
• 가로선의 경우: 도형 삽입 → 마우스 오른쪽 버튼 클릭 → 도형 서식 → 크기 및 속성 → "너비"를 "0"으로 설정 → 완벽한 직선

숫자를 각주 위 첨자로 변환:

• 각주 번호 입력(예:1, 2, 3) → 숫자 강조 표시 → CTRL + SHIFT + 등호(=)를 누른 상태에서 → 이제 번호가 각주 위 첨자로 표시됩니다.

텍스트 대소문자를 전환하여 텍스트의 대소문자를 조정합니다(소문자, 제목 대소문자 및 모두 대문자).

• 원하는 단어를 강조 표시하고 SHIFT + F3 단축키를 사용합니다. F3 키를 누를 때마다 강조 표시된 텍스트가 모두 소문자, 모두 대문자 또는 단어의 첫 글자만 대문자로 된 제목 스타일로 변경됩니다.

일반적이고 답답한 상황을 위한 PowerPoint 디자인 팁

PowerPoint에서 일관되게 작업했다면 다음과 같은 문제에 직면했을 것입니다. 불필요한 15-30분 동안 문제를 해결하기 위해 인터넷 검색을 하는 대신 매번 상황을 탐색하는 방법은 다음과 같습니다.

텍스트를 SmartArt로 변환하는 방법

예시 상황: 지루한 총알 목록이 있는데 더 세련되게 만들 영감이 필요합니다.

해결책: "SmartArt로 변환" 도구를 활용하십시오.

글머리 기호가 있는 텍스트 상자 선택 → 리본의 "홈" 아래에서 "SmartArt로 변환" 선택 → 다른 SmartArt 옵션 위로 마우스를 가져가 글머리 기호 변환 보기 → SmartArt가 마음에 드는 것을 선택하고 거기에서 계속 편집

여러 개체/모양을 한 번에 크기 조정하는 방법

상황 예시: 슬라이드에 여러 모양/이미지를 사용했는데 비율을 망치지 않고 전체 크기를 변경하고 싶습니다.

해결책:

먼저 모든 개체를 그룹화합니다. 그룹화하려면 모든 개체를 강조 표시하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 → 그룹화하거나 ALT + G를 강조 표시하고 누르십시오.

그런 다음 SHIFT 키를 누른 상태에서 마우스로 크기를 조정하여 비율을 유지합니다. 이렇게 하면 원래 비율과 모양을 왜곡하지 않고 여러 개체의 크기를 조정하고 맞출 수 있습니다.

정확한 색상을 식별하고 일치시키는 방법

상황 예시: 특정 사용자 정의 색상을 사용해야 하는데 색상 팔레트에서 찾을 수 없는 것 같습니다.

해결책: 스포이드 도구는 일치시키려는 정확한 색상을 빠르게 식별하고 변경하려는 텍스트나 개체에 적용합니다. 형식 페인터는 한 개체에서 다른 개체로 정확히 동일한 형식(크기, 색상 등)을 적용하는 데 도움이 될 수 있지만 때로는 동일한 색상만 적용하려고 할 수도 있습니다. 이러한 경우 스포이드 도구가 매우 유용합니다.

이 도구의 일반적인 사용 사례는 피치 데크입니다. 데크의 테마를 잠재 고객/파트너의 로고와 일치시키려는 경우 스포이드 도구가 매우 유용할 수 있습니다.

• 변경할 텍스트 상자 선택 → 채색 형식 클릭 → 스포이드 도구 선택 → 스포이드 도구를 사용하여 모방하려는 색상 위로 마우스 이동 → 색상 식별이 나타나면 원하는 색상 클릭

엘보 커넥터로 화살표를 활용하는 방법

예시 상황: 한 모양에서 다른 모양으로 화살표를 그리려고 하는데 화살표가 비뚤어지고 프로답지 않게 보입니다.

해결책: 엘보 커넥터가 있는 화살표를 사용하십시오(90도 각도). 자동으로 개체의 중앙에 스냅되며 다양한 색상과 크기로 서식을 지정할 수 있습니다. 이는 조직도를 작성할 때 특히 유용합니다.

• 리본 삽입 → 도형 삽입 → '선' 카테고리에서 팔꿈치 연결선이 있는 화살표 선택 → 선택한 후 화살표를 사용하여 한 도형의 중심을 다른 도형의 중심에 연결 → 완료될 때까지 반복

모양에 텍스트를 맞추는 방법

예시 상황: 도형에 텍스트 레이블을 입력하고 있는데 텍스트가 맞지 않아 단어가 두 줄로 나뉩니다.

해결책: 두 가지 방법이 있습니다.

• 옵션 1: 도형 우클릭 → "도형 서식 지정" → 텍스트 여백을 왼쪽에서 "0"으로, 오른쪽에서 "0"으로 변경합니다. 열에 아홉은 문제를 해결할 것입니다.
• 옵션 2: 원래 모양을 다루는 것을 잊어 버리십시오. 대신 원래 모양 위에 텍스트 상자를 삽입하고(텍스트 상자는 투명한 배경을 사용해야 함) 텍스트 상자에 직접 입력합니다. 텍스트가 모양 위에 표시되지만 이것이 수동 해결 방법이라는 것을 아무도 모를 것입니다.

사진의 배경을 제거하는 방법

상황 예시: 웹에서 가져온 이미지를 슬라이드에 사용했는데 배경 이미지 색상을 변경하고 싶은데 어떻게 해야 할지 모르겠습니다.

해결책: 이 기술은 대비가 높은 이미지에 사용할 때 가장 효과적입니다.

• 먼저 이미지의 원래 배경색을 제거해야 합니다. 변경하려는 이미지 클릭 → 리본에서 "형식" 탭 선택 → "배경 제거" 클릭 → 완벽하게 제거되지 않은 부분 수정 → 준비되면 이미지 외부 클릭
• 다음으로 이미지의 새 배경색을 추가합니다. 보시다시피, 이것을 완벽하게 실행하려면 꾸준한 손이 필요합니다. 그래도 뒷주머니에 넣어두면 유용한 트릭입니다.

표를 텍스트 상자로 변환하는 방법

상황 예시: 데이터 테이블을 다른 슬라이드의 다른 형식으로 변환하고 싶지만 숫자를 수동으로 입력하여 실수할 위험이 있는 것은 원하지 않습니다.

해결책: 표를 여러 텍스트 상자와 개체로 나누면 데이터를 다시 입력하는 수고를 덜고 조작하기가 더 쉬워집니다.

• 전체 표 복사 → 선택하여 붙여넣기(그림 강화 메타파일로 붙여넣기) → 그룹 해제 → 대화 상자에 "예"로 응답 → 다시 그룹 해제 → 다시 "예"로 응답
• 자, 이제 테이블이 텍스트 상자와 모양으로 나뉩니다. 이제 필요한 데이터를 복사하여 다른 슬라이드에 붙여넣고 원하는 대로 서식을 다시 지정할 수 있습니다.

표의 행이나 열을 같은 크기로 만드는 방법

상황 예시: 테이블을 만들고 데이터로 채웠지만 일부 행이나 열의 크기가 다른 것과 일치하지 않습니다. OCD가 작동하기 시작하지만 완벽하게 일치시키는 방법을 알 수 없습니다.

해결책: "배포 행" 및 "열 배분" 도구를 사용하십시오.

• 전체 데이터 표 선택 → 리본 메뉴의 "레이아웃" 탭 → "행 배포" 및 "열 배포"를 클릭합니다.

기타 PowerPoint 기능 및 모범 사례

맞춤 데크 템플릿 만들기 리본의 "보기" 탭에서 찾을 수 있는 슬라이드 마스터를 사용합니다. 슬라이드 마스터를 사용하면 프레젠테이션에서 슬라이드 디자인을 빠르게 수정할 수 있습니다. 프레젠테이션의 모든 슬라이드에 영향을 주는 슬라이드 마스터를 사용자 정의하거나 개별 슬라이드 레이아웃을 수정하여 해당 레이아웃을 사용하는 모든 슬라이드를 변경할 수 있습니다.

물체를 움직일 때 시력에 덜 의존 안내선 또는 격자선 보기로. 먼저 "Snap-to-Grid" 기능을 활용하기 위해 설정을 조정해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다. "보기" 탭 → "표시"라는 단어 옆에 있는 "격자 설정" 클릭 → "격자에 개체 맞추기를 활성화합니다. 실제 안내선이나 눈금선을 보려면 리본의 "보기" 탭에서 이러한 옵션을 선택할 수 있습니다. 그들은 쉽게 켜고 끌 수 있습니다. 눈금선이 설정되어 있는 동안 가이드를 이동할 수 있습니다.

Excel 통합 문서의 차트를 PowerPoint 프레젠테이션에 연결하여 숫자를 동적으로 업데이트할 수 있습니다.

• 차트가 Excel에서 준비되면 차트 복사 → PowerPoint로 전환 → 리본의 "홈" 탭에서 "붙여넣기" 클릭 → "선택하여 붙여넣기" 선택 → "링크 붙여넣기" 및 "Microsoft Excel 차트 선택 개체” → 이제 Excel에서 숫자를 업데이트하면 PowerPoint의 차트가 동적으로 업데이트됩니다. 이 기능은 두 프로그램이 동시에 열려 있을 때 가장 잘 작동합니다.
• Excel 문서를 닫은 다음 표의 수치를 업데이트하는 경우 PowerPoint 차트로 돌아가 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "링크 업데이트"를 선택하여 데이터가 새로 고쳐졌는지 확인하십시오.

데이터로 가득 찬 바쁜 슬라이드에서 하단의 주요 내용을 시각적으로 강조 표시합니다. 직사각형 상자(아래 그림 참조)가 일반적입니다.

청중에게 방향을 제시하는 데 도움이 되도록 그래프와 차트에 키를 포함해야 합니다.

일반 개념을 위한 슬라이드 템플릿 및 프레젠테이션 그래픽

새로운 PowerPoint 데크를 디자인할 때 데자뷰를 느낀 적이 있습니까? 아마도 내용이 다르더라도 비슷한 개념을 전달하기 위해 새 슬라이드를 만드는 경우가 많기 때문일 것입니다. 프로세스, 진행 상황 또는 조직도입니다. 하루가 끝나면 실제 콘텐츠가 새로 고쳐지더라도 슬라이드 구조를 재사용하는 것이 좋습니다. 이러한 공통 개념을 전달하기 위해 대부분의 대규모 컨설팅 회사는 다음 슬라이드 구성 요소를 반복적으로 사용합니다.

프로젝트 일정: 간트 차트

조직 구조: 조직도

프로세스: 서로 연결되는 화살표

특정 항목이 기준을 충족하는 정도 표시: 하비 볼스

최종 생각

이와 같이 내가 시작한 것 같이 내가 마치리라. 파워포인트 프레젠테이션은 고통스러울 필요가 없습니다. 대부분의 개인 및 전문 기술과 마찬가지로 연습, 일관성 및 관심을 통해 대부분의 방법을 얻을 수 있습니다. 강력한 생산성 및 스토리텔링 도구인 애플리케이션에 익숙해지고 뉘앙스와 논리/흐름에 편안함을 얻고 감히 이 기사를 사용 방법 동반자로 활용하기 시작하면 실제로 즐기기 시작하는 자신을 발견할 수 있습니다. 마스터하기 위해 전환하면서 PowerPoint 프레젠테이션을 구축합니다.

그 동안 내 콘텐츠의 많은 부분을 실용화한 몇 가지 최고의 컨설팅 프레젠테이션을 검토하는 데 관심이 있다면 30개의 McKinsey 프레젠테이션과 Mckinsey, Boston Consulting Group 및 Parthenon Group 데크가 혼합된 자료를 자유롭게 찾아보십시오.

그것으로, 행복한 건물!