기업가들은 종종 회계를 브로콜리를 먹는 것과 같이 봅니다. 그들은 그것이 그들에게 좋다는 것을 알지만 몹시 불쾌합니다. 목표는 재갈을 물리거나 그것에 대해 너무 많이 생각하지 않고 통과하는 것입니다.
효과적인 회계는 비즈니스 성공의 조용한 요소이기 때문에 불행한 일입니다. 마케팅 및 리더십에 관한 기사는 헤드라인을 장식하지만 확고한 회사는 거의 예외 없이 회계에 대한 확고한 접근 방식을 가지고 있습니다.
나는 최근에 아름다운 제품 라인, 멋진 웹사이트, 네트워크를 할 줄 아는 소유주가 있는 유망한 회사의 가상 붕괴를 목격했습니다. 가장 큰 결점은 각 제조 제품의 실제 비용을 보여주는 좋은 작업 원가 계산 시스템이었습니다.
극단적인 예입니다. 대부분의 잘못된 회계 결정은 빠른 재앙이 아닌 미묘한 손실로 이어집니다. 그들은 기업을 천천히 소모하므로 누출을 감지하기 어렵습니다.
회사의 회계 접근 방식이 효과가 있는지 여부를 어떻게 알 수 있습니까? 이에 대한 답변을 돕기 위해 회계에 대한 잘못된 접근 방식의 목록을 작성했습니다. 이 목록은 약 1년 동안 CPA/재무 고문으로서 "실무" 경험을 기반으로 합니다. 지난 10년 동안 20개의 비상장 기업. 주로 중간 규모 기업(직원 수 15-20명 이상)을 위한 것이지만 확장하려는 소규모 기업에 유용할 수 있습니다.
"종료"는 대차 대조표의 각 라인을 공식적으로 검토하고 필요한 수정을 하는 곳입니다. 결국 검토 기간이 잠겨 있어 변경할 수 없습니다. 이상적으로는 월말에 가능한 한 빨리 월 단위로 수행하는 것이 좋습니다.
월말 결산이 필요한 이유는 무엇입니까?
공식적인 월말 결산을 수행하지 않는 것은 비즈니스를 손상시키거나 심지어 파산시키는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 회사에 마감 작업을 수행할 시간이나 전문 지식이 없는 경우 작업을 쉽게 아웃소싱할 수 있습니다.
많은 기업들이 이러한 실수를 저지르고 있으며 깨닫지도 못하고 있습니다. 인센티브 프로그램은 시간이 지남에 따라 진화하고 점차 엉망이 되는 경향이 있기 때문입니다.
제가 말하는 일반적인 예는 다음과 같습니다.
이러한 각 배열의 공통점은 무엇입니까? 그들은 회계 악몽입니다. 대부분의 경우 이러한 인센티브를 자동으로 추적하는 것은 불가능합니다. 계산을 수행하기 위해 복잡하고 부정확한 스프레드시트가 개발되었습니다. 데이터를 랭글링하고 정확성을 확인하고 변경하는 데 시간이 낭비됩니다.
이러한 비효율적인 프로세스가 조립 라인에서 공개적으로 발생한다면 거의 즉시 단순화될 것입니다. 그러나 회계 부서의 컴퓨터 화면에서 보이지 않는 곳에 숨겨져 수년간 자원을 낭비하고 있습니다.
이러한 준비 각각에 대해 비즈니스 사례를 만들 수 있습니까? 예. 더 나은 질문은 더 간단하고 간소화된 배열이 동일한 비즈니스 결과를 얻을 수 있다는 것입니다. 종종 대답은 확고한 예입니다!
대부분의 회계 소프트웨어 프로그램은 운영 관리자가 아닌 회계사를 염두에 두고 설계되었습니다. 본격적인 6자리 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템조차도 작업 일정을 잡거나, 자재 소비를 추적하거나, 생산 시설을 통해 주문을 따를 때 끔찍한 경향이 있습니다.
이러한 결함으로 인해 때때로 별도의 프로그램을 사용하여 격차를 메웁니다. 예를 들어, 운영 관리자는 일정을 위해 Microsoft Project를 사용할 수 있습니다. 생산 감독자는 작업 진행 상황, 출석 및 노동 효율성을 모니터링하는 아름다운 대시보드가 있는 산업별 프로그램을 보유할 수 있습니다.
그게 왜 문제야? 모든 "실제" 금융 활동은 회계 소프트웨어에서 발생합니다. 고객 송장 및 지불, 공급업체 청구서 및 지불, 급여 등이 회계 측면에서 발생합니다. 재무제표는 회계 소프트웨어에서 나옵니다.
그러나 위의 예에서 재고 및 진행 중인 작업과 같은 주요 대차대조표 계정은 이러한 개별 시스템의 데이터에 의존합니다. 회계 소프트웨어에 대한 안정적인 연결이 없으면 중요한 항목이 균열을 통해 떨어질 수 있습니다.
다음은 이 큰 문제에 대한 작은 예입니다. $20,000 주문이 11월 30일에 완료되어 12월 1일에 배송되었다고 가정해 보겠습니다. 배송 티켓을 기준으로 회계 부서는 12월 1일에 고객에게 $20,000의 송장을 올바르게 청구합니다.
11월 재무를 완료하기 위해 CFO는 생산 감독자에게 11월 30일 현재 완료되었지만 배송되지 않은 작업 목록을 생산 감독에게 요청합니다. 불행히도 생산 감독자는 실수로 11월에 $20,000 작업을 "배송됨"으로 표시했습니다. 30 별도의 데이터베이스에 있습니다. CFO에게 제공된 목록에는 이 $20,000 직업이 포함되어 있지 않습니다. 작업이 균열을 통해 떨어졌습니다.
작업 비용은 11월에 있지만 수입은 12월에 있기 때문에 11월 재무 결과는 좋지 않을 것입니다. 감독관의 보고가 상황을 바로잡았을 텐데 보고가 정확하지 않았다. 12월 재무도 20,000달러의 순수 이익이 선행 로드되기 때문에 정확하지 않습니다.
이 예는 빙산의 일각입니다. 여러 데이터베이스는 인건비에서 진행 중인 재고, 외상매출금, 외상매입금에 이르기까지 모든 영역에서 오류와 부정확성의 가능성을 만듭니다.
이상적인 솔루션은 회계 및 운영의 요구 사항을 모두 충족하는 동급 최고의 ERP 시스템입니다. 그것이 불가능한 경우가 많기 때문에 플랜 B는 회계, 운영 및 IT 간의 광범위한 협업입니다. 이 그룹의 임무는 운영 소프트웨어에서 회계 소프트웨어로 정확한 데이터를 얻을 수 있는 신뢰할 수 있는 방법을 개발하는 것입니다. 솔루션이 반드시 데이터 링크는 아닙니다. 균열을 통해 떨어지는 것이 없도록 하는 자동화된 프로세스일 수 있습니다. 프로세스는 사람의 능력에 의존해서는 안 됩니다.
이 기사의 모든 요점 중에서 이 점이 가장 어려울 수 있습니다. 이는 재정적 정확성에 대한 가장 큰 위협 중 하나이며 문제를 해결하는 "쉬운 버튼"은 없습니다.
손으로 5개 이상의 숫자를 입력해야 하는 경우 더 나은 방법을 찾으세요. . 이 모토가 항상 달성 가능한 것은 아니지만 좋은 목표입니다.
회계 소프트웨어는 다음을 수행하는 거대한 기계와 같습니다.
재무 부서에서 의미 있는 보고서를 분석하는 데 시간을 할애할 수 있도록 해당 프로세스의 모든 단계를 최대한 자동화해야 합니다.
현재 사용 가능한 핀테크 솔루션을 사용하면 데이터 입력이 거의 완전히 자동화될 수 있습니다(예:온라인 회계 소프트웨어에 연결된 은행 및 신용 카드 피드를 통해). 급여 처리 및 보고와 같은 복잡한 프로세스도 완전히 자동화하거나 아웃소싱할 수 있습니다(예:Gusto 급여).
중요 경고:자동화는 해서는 안 안 됩니다. 트럼프의 의미 있는 보고.
다음은 이 경고의 예입니다. 데이터 입력을 완전히 자동화할 수 있지만 정확한 작업 비용 보고서를 생성할 수 없는 매끄러운 온라인 회계 소프트웨어 프로그램이 있다고 가정해 보겠습니다. 당신이 직업 지향적인 회사라면 그러한 소프트웨어로 전환하는 것은 바람직하지 않을 것입니다.
그럼에도 불구하고 극적인 변화 없이 간소화할 수 있는 기회가 종종 있습니다. 많은 회계사는 완벽주의자입니다. 그들은 실험보다 편안한 일상을 선호합니다. 회계 프로세스는 비효율적이고 수동적인 경향이 있습니다.
사업주로서 회계 직원과 함께 앉아서 그들이 하는 일을 지켜볼 수 있는지 물어보는 것이 통찰력이 있을 수 있습니다. 당신은 회계에 대해 많은 것을 배우게 될 것이고 아마도 그 과정에 정말로 도움이 될 것입니다. 당신이 유치원에 있다고 상상하고(아마도 가장할 필요가 없을 수도 있습니다!) 아이들이 각 단계에 대해 질문하도록 즐겁게 도와주세요. 특히 시간이 많이 소요되는 단계를 간소화하려면 어떤 리소스가 필요한지 물어보세요.
재무 분석 및 계획에 지출한 돈은 일반적으로 잘 쓴 돈입니다. 비효율적인 데이터 입력에 지출한 돈은 낭비일 뿐입니다.
나는 최근에 이 중요한 점에 대한 두 가지 예를 목격했습니다. 첫 번째는 제가 처음에 언급한 회사로, 좋은 직업 원가 계산 시스템이 없어서 거의 망할 뻔했습니다.
다른 예는 역풍에 직면하고 손실을 보기 시작한 성공적인 제조/소매 결합 회사였습니다. 과거에는 좋은 직업 원가 계산 시스템 없이 수익성이 좋았습니다. 하지만 역풍이 불면서 확실한 생산 데이터가 없었고 결국 회사의 제조 부문을 폐쇄하기로 주관적인 결정을 내렸습니다.
그들의 감정이 틀렸고 제조 쪽이 이익 센터라면? 그 경우, 좋은 보고가 부족하여 수년간의 잠재적 이익을 상실한 잘못된 결정으로 이어졌습니다. 공장이 정말로 돈을 잃는다면? 이 경우 보고를 잘 했다면 공장을 더 빨리 폐쇄하고 상당한 손실을 피할 수 있었을 것입니다.
효과적인 프로젝트 비용 계산에는 소프트웨어 이상이 필요합니다. 좋은 원가 계산 절차는 항상 생산 속도를 늦추므로 최고 경영진이 이니셔티브를 지원해야 합니다. 일부 소유자/관리자는 원가를 잘 계산해야 한다고 주장하지만 생산성이 저하되는 것을 보면 결의를 잃습니다.
좋은 소프트웨어와 함께 좋은 관리가 핵심입니다. 대부분의 Tier 1 및 2 ERP 시스템(특히 산업별 플랫폼)은 프로젝트 비용을 매우 잘 처리합니다. 그러나 하위 소프트웨어 계층에서는 프로젝트 비용 계산 기능이 고르지 않은 경향이 있습니다. Wave 및 FreshBook과 같이 널리 사용되는 일부 프로그램은 실제로 프로젝트 비용을 전혀 제공하지 않습니다. 다른 프로그램에서는 제공한다고 주장하지만 기능이 약합니다.
엔트리 레벨 영역에서 프로젝트 원가 계산 기능을 찾고 있다면 다음 프로그램을 고려하십시오.
프로젝트 원가 계산을 맹목적으로 실행하는 것은 값비싼 실수입니다. 프로젝트 또는 제조된 단위의 비용을 모르는 회사는 대부분 망할 기업입니다. 회사가 확장하려는 경우 특히 그렇습니다.
나는 세금 업무를 가장 낮은 비용으로 협상해야 하는 상품으로 간주하는 사업주들의 수에 놀랐습니다. 우수한 세무 전문가의 가치를 인식하는 사업주조차도 크고 중요한 결정을 내리기 전에 조언을 구하는 것을 잊어버리는 경우가 많습니다.
저는 세무 대리인은 아니지만 예전에 세무 대리인이었기 때문에 이 점에 대해 조금 알고 있습니다. 서비스에 대한 정당성을 거의 제공하지 않는 값비싼 세금 회사가 있는 것은 사실입니다. 이것은 수익성이 약간 있는 현금 기반 소유주 유형의 비즈니스에 특히 해당됩니다. 이러한 경우에 존재하는 모든 계획 기회는 높은 계획 비용으로 상쇄될 것입니다.
그러나 대부분의 회사는 세무 상담에 투자하지 않음으로써 결국 스스로를 다치게 합니다. 그들은 다음 두 가지 방법 중 하나로 이러한 사고방식에 대한 비용을 지불합니다.
전략을 통해 가치를 더하는 세무사에게 기꺼이 프리미엄을 지불하십시오. 일부 기업가는 이 추가 가치를 원하지만 비용을 지불할 의사가 없습니다. 추가 비용이 엄청난 투자 수익을 올릴 수 있기 때문에 이는 실수입니다. 최소한 기업은 은행가, 투자자 또는 미래의 구매자가 신뢰할 수 있는 정확한 세금 보고를 받게 됩니다. 그것만으로도 충분히 가치가 있습니다.
이 점은 아마도 회계에 가장 많은 돈을 직접 낭비하는 가장 쉬운 방법일 것입니다. 저는 첫 번째 소프트웨어 마이그레이션 중 하나에서 이것을 어렵게 배웠습니다. 마이그레이션은 결국 실패했고 소프트웨어 상각액 $20,000가 발생했습니다. 전체 비용은 내부 리소스 비용과 기회 상실 비용을 추가하면 아마도 두 배가 될 것입니다.
그 경험은 일부에 비해 미미합니다. 실패한 ERP 구현에 수백만 달러가 낭비되었다는 이야기가 있습니다. 저는 ERP 구현 소송에 실패한 고객과 소프트웨어 회사를 돕는 전담 부서가 있는 컨설팅 회사를 최소한 한 곳 알고 있습니다.
ERP 시스템의 다이어그램. 출처:WayZ 컨설팅
이 공포 이야기의 공통점은 무엇입니까? 계획이 부족합니다.
적절한 계획에는 다음 사항이 포함됩니다.
이 포인트는 Tier 1 또는 2 ERP 시스템을 구현하는 회사를 대상으로 하지만 QuickBooks, Xero 및 Sage와 같은 보급형 패키지에도 더 적은 규모로 적용될 수 있습니다.
절대로, 변덕에 큰 소프트웨어 결정을 내리지 마십시오. 내가 참여한 소프트웨어 선택 컨설턴트 중 가장 성공적인 구현은 소프트웨어 선택을 돕기 위해 $25,000를 지불한 소프트웨어 선택 컨설턴트였습니다. ERP 시스템에 대한 조직을 준비합니다. 그것은 내 실패 사례에서 소프트웨어의 전체 비용보다 더 많습니다. 그러나 결국 우리는 내가 본 어떤 구현보다 더 나은 목표를 달성한 작동하는 소프트웨어를 갖게 되었습니다.
이 요점을 둘러싼 "방법" 단계는 이 문서의 범위를 벗어납니다. 하지만 분명히 말씀드리겠습니다. 엄청난 돈을 낭비하는 가장 좋은 방법 중 하나는 빠른 소프트웨어 결정을 내리고 사전 조사 및 계획을 인색하는 것입니다.
이 점은 유치해 보일 수 있지만, 그렇지 않은 이유는 다음과 같습니다. 대부분의 기업가는 비즈니스의 운영 측면을 매우 잘 이해합니다. 그들은 운영 직원이 잘하지 않을 때 신속하게 알 수 있습니다.
회계 측면에서는 쉽지 않습니다. 회계를 이해하지 못하는 경우 관리자나 회계 담당자가 유능하지 않은지 어떻게 알 수 있습니까?
그 외에도 회계 상황에 접근할 수 있는 몇 가지 합법적인 방법이 있는 경우가 많습니다. 재무 전문가가 다른 전문가의 업무 방식을 비판하는 것은 흔한 일입니다. 종종 "일을 하는 방식"은 완전히 받아들일 수 있지만 첫 번째 전문가는 이를 감사할 만큼 개방적이지 않습니다.
그렇다면 기업가는 회계사가 유능한지 어떻게 알 수 있습니까?
저는 겸손함이라는 단어를 강조합니다. . 직원에 대한 외부 전문가의 비판을 받는 것은 매우 민감한 일입니다. 아웃소싱된 CFO는 잘못을 찾아 자신의 가치를 증명해야 한다고 느끼는 사람이 되어서는 안 됩니다. 또한 CFO는 분명히 최고 수준의 직원보다 경험이 더 많아야 합니다. 평등을 가져오는 것은 효과가 없습니다.
검토하는 CFO는 작업을 비판하기 전에 작업을 완전히 이해할 수 있어야 합니다. 회계팀의 비효율성과 비효율성에 대한 나의 초기 반응이 믿기지 않는 상황을 경험했지만, 추가 조사를 통해 그들이 생각했던 것만큼 멀지 않다는 것을 깨달았습니다.
나는 책이 완전히 재앙이 된 작은 건설 회사에 대해 간략하게 상담했습니다. 그들은 일을 하기 위해 부기 회사를 고용했고 분명히 팀의 매우 가난한 구성원을 받았습니다. 너무 안 좋아서 그냥 처음부터 다시 시작하는 것이 가장 좋은 방법일 수도 있습니다.
불행한 주인은 무능한 도움 자체의 비용, 엉망진창을 고치는 비용, 부정확한 정보의 기회 비용을 가지고 있었습니다. 유감스럽게도 주인이 자신에게 심각한 문제가 있음을 진정으로 깨달았는지 확실하지 않습니다.
이 접근 방식을 사용하면 두 가지 방법으로 돈을 낭비하게 됩니다.
이 점은 8번 항목의 동반자입니다. 유능한 도움을 고용하는 것의 일부는 회계 기능을 존중하는 마음으로 대하는 것입니다. 귀하와 귀하의 회계 팀이 데이터 입력을 최소화(4번 항목 참조)하고 재무 계획 및 데이터 분석을 최대화하는 것에 대해 흥분할 때 수익 센터 개념이 살아나고 직원들이 힘을 얻습니다.
미루는 것이 돈을 낭비하는 세 가지 방법이 있습니다.
완벽한 사람은 없지만 잘 운영되는 작업은 리소스를 할당하여 제 시간에 올바른 방식으로 작업을 완료합니다. 반면 미루는 습관을 기르기 위해 실제 돈을 지불합니다.
이 기사는 회계를 브로콜리와 비교하는 것으로 시작되었습니다. 이것은 당신에게 좋지만 매우 불쾌합니다.
그렇게 될 필요는 없습니다. 회계에 대한 적절한 접근 방식을 취하는 회사는 그것이 흥미로운 수익 센터가 될 수 있음을 알게 될 것입니다. 그것이 현실이 되면서 회계의 "당신에게 좋은" 부분은 더 좋아지고 불쾌한 부분은 사라집니다.
누군가 브로콜리를 위해 같은 일을 할 수 있다면 알려주세요!