2년 전 내가 일하는 회사는 11,000명의 직원을 모두 Google의 G Suite로 옮기는 중요한 단계를 밟았습니다. 결과적으로 그 이후로 거의 매일 Sheets(스프레드시트) 및 Slides(프레젠테이션) 제품을 사용하면서 기능을 배우고 새로운 작업 방식을 경험하고 있습니다.
이 기사에서는 생산성을 극적으로 향상시킨 초기에 배웠던 가장 유용한 Google 스프레드시트 기능 중 일부를 공유할 것입니다. 끝으로 저는 워크플로를 자동화하고 Google 스프레드시트의 기능을 확장하는 강력한 도구인 Google Apps Script에 대한 소개도 제공할 것입니다. 이후 기사에서 Google Apps Script에 대해 더 자세히 살펴보고 시작하기 위한 튜토리얼을 보여드리겠습니다.
그러나 Google 스프레드시트와 Excel 간의 기능 비교는 하지 않겠습니다. 기능이 너무 빨리 변하기 때문에 그러한 분석은 몇 주 안에 중복됩니다. 대신 Google 스프레드시트의 장점과 온라인 생산성 도구의 등장으로 가능해진 새로운 작업 방식에 중점을 둘 것입니다. 제 경험상 10년 전 클라우드 이전 시대에 많은 사람들이 배웠던 것과 같은 방식으로 Excel 스프레드시트로 작업하는 재무 및 비즈니스 전문가가 많이 있습니다. Google 스프레드시트로 전환했지만 여전히 기존 오프라인 Excel 틀에서 사용하기 때문에 생산성 향상 기능을 놓치는 많은 사람들과 함께 작업했습니다.
장점을 나열하는 것 외에도 이 변화에서 내가 경험한 몇 가지 부정적인 측면도 언급하겠습니다. 실제로 눈에 띄는 것은 두 가지뿐입니다. 하나는 많은 이점이 다른 사람들과의 협업에 달려 있다는 것입니다. 여기에서 조직의 고르지 못한 활용으로 인해 일부 기능을 사용하는 속도에 제한이 있다는 것을 알게 될 것입니다. 다른 하나는 Excel이 독립 실행형 도구가 아니라는 것입니다. 플러그인 생태계가 있으며 그 중 많은 부분이 (아직) Google 스프레드시트에서 사용할 수 없습니다. 즉, 경우에 따라 두 애플리케이션을 모두 사용하게 될 수도 있습니다.
스프레드시트를 사용하여 얻을 수 있는 가장 즉각적인 이점은 완전히 새로운 방식으로 공동작업할 수 있다는 것입니다. 작업의 "기존 스타일"은 누군가가 "소유"해야 하는 마스터 파일을 사용하는 것입니다. 그런 다음(가장 좋은 경우) 공유 네트워크 폴더에 보관하거나 힘들게 이메일을 보내야 합니다.
여기에서 Sheets가 정말 빛을 발합니다. 동일한 파일에서 독립적으로 대부분 다른 시간에 작업하는 비동기식부터 실시간 동시 공동 편집에 이르기까지 다양한 공동 작업 모드가 있습니다. 비동기식 편집을 사용하면 댓글 기능을 사용하여 사람들에게 경고하고 완료로 표시할 수 있는 작업을 할당할 수 있습니다.
다른 동료와 실시간으로 스프레드시트를 편집하는 것은 강력한 작업 방식입니다. Google Sheets에 대해 고도로 숙련된 2~3명의 사람들이 함께 실시간으로 재무 또는 운영 모델을 빠르게 구축하는 생산성은 과거의 작업 방식에 비해 정말 눈에 보입니다. 서로 다른 색상의 여러 커서가 동시에 화면을 가로질러 이동하여 모형을 만드는 것은 그림의 타임랩스 비디오와 거의 같습니다.
다양한 유형의 참가자를 위한 공간도 있습니다. 모든 사람이 스프레드시트를 편집할 수 있어야 하는 것은 아닙니다. 적절한 사람에게 적절한 수준의 액세스 권한을 부여하여 보안과 후손이 견제되도록 하는 액세스 권한 수준이 있습니다.
나와 동료들이 갖고 있던 오해 중 하나는 스프레드시트가 고급 계산기처럼 작은 계산에는 적합하지만 더 큰 모델이나 데이터세트에는 유용하지 않다는 생각이었습니다. 우리가 틀렸다는 것이 밝혀졌습니다. 저는 지난 몇 년 동안 더 큰 운영 및 평가 모델에 이 모델을 사용했으며 성능에 깊은 인상을 받았습니다.
저는 최근에 ERP 시스템에서 추출한 데이터에 대한 분석 작업을 수행했습니다. 여기서 각 시트의 크기 범위는 약 25,000~100,000행이고 최대 30열(Google 스프레드시트는 5개로 제한됩니다. 통합 문서당 백만 셀). 이 시트는 각각 일련의 기존 VLOOKUP, INDEX, MATCH 및 SUMIF 공식을 통해 서로를 기반으로 합니다. 내 컴퓨터에서 약 25,000행의 열에 새 공식을 복사하는 데 약 10초가 걸렸습니다. 이는 즉각적이지는 않지만 다음과 같은 이유로 방해가 되지는 않습니다.
더 큰 데이터세트의 분석을 위해 이제 Google 스프레드시트가 Google BigQuery에 연결되어 Google BigQuery의 데이터를 사용하여 SQL 쿼리를 작성 및 실행하고 결과를 스프레드시트로 바로 가져올 수 있습니다.
원시 스프레드시트 작업("랭글링")은 재무 전문가의 일상 생활에서 중요한 부분이지만, 결과를 설득력 있고 설득력 있는 방식으로 전달할 수 없는 경우 최고의 분석조차 제한적인 가치가 있습니다. 이것은 재무 도구 상자의 다른 두 가지 주요 요소인 차트로 이어집니다. 및 프레젠테이션 .
G Suite 세계의 프레젠테이션은 당연히 Microsoft PowerPoint처럼 느껴지는 Google 프레젠테이션으로 만들어집니다. Sheets와 Slides 간의 링크는 매우 잘 작동하며 기본 모델링, 계산 및 가정의 최신 데이터를 가져오는 "업데이트" 버튼을 통해 프레젠테이션의 차트와 표를 항상 최신 상태로 유지하기 쉽습니다.
지금 큰 프로젝트를 시작할 때 가장 먼저 하는 일은 두 개의 문서를 만드는 것입니다. 하나는 Google Slides이고 다른 하나는 Google Sheets입니다. 이들은 프로젝트 전체에 걸쳐 깔끔하게 연결되어 프로젝트의 모든 데이터에 대한 "단일 소스"를 제공합니다.
복구할 수 없는 스프레드시트 충돌로 인해 몇 시간 동안 작업을 잃게 되는 고통스러운 경험을 한 적이 있다면 새 파일을 자주 저장하는 습관이 생겼을 수 있습니다. 이는 지루한 버전 업데이트(v3.4.0, v3.4.1 등)가 포함된 파일의 수많은 반복으로 끝날 수 있습니다.
G Suite 제품을 통해 버전 관리 덕분에 프로젝트 수명 동안 단 하나의 파일만 가질 수 있습니다.
메뉴의 "버전 기록 보기"를 통해 액세스할 수 있는 버전 관리를 사용하면 각 변경을 수행한 사람의 이름과 함께 편리한 타임라인을 통해 처음부터 문서에 적용된 모든 편집 내용을 볼 수 있습니다. 맞습니다. 모든 것이 즉시 저장됩니다. 5-10분마다 F12를 누르고 버전 번호를 늘리고 저장할 필요가 없습니다. 충돌 시 손실되는 것이 없다는 것을 알고 안심할 수 있습니다.
클라우드 생산성은 링크 기능을 훨씬 더 우아하게 만들고 실제로 작동하는지 확인합니다! 물론 오프라인 Excel 세계에서 다른 통합 문서를 참조하는 것이 가능하지만 파일이 원래 폴더 위치에서 이동되면 부서지기 쉽고 깨지는 경향이 있습니다. 다른 사람의 하드 드라이브에 있는 폴더 구조에 대한 모호한 참조가 포함된 셀을 종종 볼 수 있습니다. C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Google 스프레드시트의 IMPORTRANGE 기능을 사용하면 다른 스프레드시트 파일에 원활하게 연결할 수 있습니다. 파일이 이동되거나 이름이 바뀌더라도 데이터는 항상 연결되므로 걱정할 문제가 하나 줄어듭니다.
우리 회사의 많은 사람들이 여전히 Excel(및 PowerPoint)을 사용하는 한 가지 이유는 Google 스프레드시트 및 프레젠테이션에 아직 사용할 수 없는 플러그인이 많기 때문입니다. Oracle's Hyperion 도구용 Smart View 플러그인과 Monte Carlo 시뮬레이션 가이드에서 시연한 @RISK 플러그인이 그 예입니다. 마찬가지로 PowerPoint의 씽크 셀 플러그인은 Slides에서 가능한 것보다 우수한 차트 기능을 제공합니다.
그럼에도 불구하고 Google Sheets 및 Slides에는 Microsoft 세계의 플러그인과 유사한 역할을 하는 "추가 기능"이라는 광범위한 기능이 있습니다. 불행히도 2019년 7월 현재 위에서 언급한 엔터프라이즈 애플리케이션에 대한 지원이 없으며 애드온 에코시스템의 자작 특성으로 인해 일부 제품의 품질이 의심스럽습니다. 즉, 기업 컨텍스트 내에서 민감한 데이터로 작업할 때 애드온 사용을 주저하는 경우가 있습니다.
작업할 스프레드시트로 데이터를 가져오는 것은 기본적인 요구 사항이며 일부 회사 플러그인을 사용할 수 없는 경우에는 무엇이 가능할까요? 다행히도 많은 옵션이 있습니다. Excel 파일과의 이전 버전과의 호환성 외에도 스프레드시트는 XML, HTML 및 RSS 쿼리를 통해 무한한 가능성을 제공합니다.
특히 스프레드시트에서 데이터를 활용하기 위해 언급할 가치가 있는 몇 가지 흥미로운 옵션이 더 있습니다. 재무 전문가의 경우 Google Finance에서 직접 데이터를 가져올 수 있는 GOOGLEFINANCE 공식이 유용할 수 있습니다. Bloomberg와 같은 전문 서비스와 비교할 수는 없지만 그럼에도 불구하고 공개 주식 및 통화 정보를 위한 훌륭한 도구입니다.
웹에서 데이터를 가져오는 보다 일반적인 다른 방법이 있습니다. 예를 들어 웹사이트에서 HTML 테이블이나 목록을 직접 추출하는 기능은 검색하고 계속 작업하려는 공개적으로 사용 가능한 금융, 시장 또는 기타 정보와 관련하여 유용할 수 있습니다.
Google BigQuery(이전에 설명)를 제외하고는 기술이 없는 사용자가 데이터베이스에 직접 연결할 수 있는 간단한 방법이 없습니다. 이 기능은 개발자 기술 및 리소스에 액세스할 수 있는 사용자가 사용할 수 있습니다.
그러나 이것은 스프레드시트뿐만 아니라 G Suite의 모든 부분을 확장하고 연결할 수 있는 거의 무한한 가능성을 열어주는 강력한 도구인 Google Apps Script를 제공합니다. 다음 기사에서는 실용적인 소개 자습서를 통해 이 기능에 대해 더 자세히 알아볼 것입니다.
나는 이 기사에서 Google 스프레드시트와 슬라이드를 전도했습니다. 그러나 우리 조직의 모든 사람이 같은 느낌을 받는 것은 아닙니다! 그리고 그것이 단점 중 하나라고 생각합니다. 소프트웨어에서든 심지어 일상 생활에서든(8트랙 대 카세트 테이프를 생각해 보십시오) 형식에 대한 합의가 결여되어 궁극적으로 전반적인 효과를 희석시킵니다. 데스크톱 소프트웨어의 경우 사람들이 특정 형식을 더 많이 사용하고 그 진정한 힘을 이해할수록 조직의 모든 사람에게 더 많은 혜택과 효율성이 제공됩니다.
다른 소프트웨어와 마찬가지로 Google 스프레드시트에는 예상과 다른 키보드 단축키, 누락되거나 원하는 방식으로 작동하지 않는 기능 등 약간의 성가심이 있습니다. 하지만 대부분의 경우 이것은 또한 불공정한 비교. 기업 및 비즈니스 환경에서 많은 사람들이 직장 생활 내내 Microsoft 생산성 제품군을 사용해 왔습니다. 이는 새로운 도구 세트를 사용한 첫 몇 달(또는 몇 년)과 비교할 수 없는 양입니다.
스프레드시트는 가장 중요한 도구 중 하나입니다. 많은 금융 및 비즈니스 전문가에게 가장 중요한 도구입니다. 그것들은 우리의 캔버스요, 우리의 메모장이며, 우리의 도구입니다! 우리는 경력 과정에서 수천 시간은 아니더라도 수백 시간을 사용합니다. 따라서 모든 작업 도구 및 환경과 마찬가지로 쾌적하고 효율적인 경험이 필요합니다.
요약하자면, 저는 G Suite와 같은 웹 기반 생산성 애플리케이션을 사용하여 기존 데스크톱 애플리케이션에 비해 제공되는 협업 기능 및 기타 혁신으로 인해 생산성이 크게 향상되는 것을 보았습니다. 이 기사에서 생산성 향상 측면에서 시연한 것처럼 초급 수준을 넘어 이러한 도구를 사용하는 방법을 배우면 엄청난 이점이 있습니다.
Google 스프레드시트의 장점은 이러한 도구를 사용하는 데 많은 시간을 할애하여 개인과 조직 모두에게 이익이 되는 엄청난 이익을 더할 수 있습니다. 언급했듯이 G Suite의 매크로와 스크립트에 대해 자세히 설명하는 또 다른 기사를 작성하겠습니다. 이러한 작업은 Google Apps Script 언어를 통해 수행되며 제가 설명하겠지만 프로세스를 자동화하고 간소화하는 무수한 방법을 제공합니다.
따라서 아직 Google 스프레드시트로 진지하게 작업하지 않았다면 한 번 시도해 보시기 바랍니다. 푹 빠졌을 수도 있습니다.