사이버 보안 위험은 사상 최고입니다. 피싱, 맬웨어, 암호 공격 및 기타 체계의 시대에 민감한 클라이언트 데이터는 그 어느 때보다 더 큰 위험에 노출되어 있습니다. 개인 식별 정보를 일상적으로 처리하는 전문가는 해당 데이터를 보호하는 데 부지런해야 하며 세무 대리인도 예외는 아닙니다. IRS는 최근 세무 대리인 사무실에서 유출된 데이터를 사용하여 납세자의 환급금을 훔치려는 광범위한 새로운 사기에 비추어 보안 조치를 강화하도록 세무 대리인에게 경고했습니다.
단순한 인적 오류부터 보안되지 않은 소프트웨어 시스템, 부적절한 보존 정책에 이르기까지 세금 문서를 자신도 모르는 사이에 위험에 빠뜨릴 수 있는 방법이 많이 있습니다. 다음은 4가지 일반적인 위험 영역과 이를 피하는 방법입니다.
문서를 전자적으로 교환하는 기능은 우리가 비즈니스를 수행하는 방식에 혁명을 일으켰지만 적절한 예방 조치를 취하지 않을 경우 잠재적인 사기 및 보안 침해의 문도 열어줍니다. 보안되지 않고 암호화되지 않은 이메일을 사용하여 세금 문서를 주고받으면 이메일을 가로채고 이메일 주소를 스푸핑하고 보호되지 않은 데이터를 훔치는 사기꾼의 쉬운 표적이 됩니다. 또한 이러한 이메일 프로그램은 문서 크기에 제한을 두어 중요한 정보가 반송되거나 분실되거나 잘못 배치될 수 있습니다.
이메일에 대한 보다 안전한 대안으로 기업은 포털을 사용하여 세금 문서를 전달하고 교환하는 것을 고려해야 합니다. 포털은 전송 및 저장 중에 중요한 암호화를 제공할 뿐만 아니라 승인된 특정 개인만 액세스할 수 있도록 제한합니다. 또한 포털이 Windows 친화적인 파일 구조를 지원하기 때문에 문서 공동 작업을 위한 조직적인 구조의 이점을 누릴 수 있습니다.
암호화된 이메일 시스템을 제공하는 문서 관리 솔루션도 조사해야 합니다. 이러한 솔루션을 사용하면 다운로드 또는 업로드된 데이터를 암호화하는 링크를 사용하여 메시지와 문서를 보낼 수 있으므로 잠재적인 해커로부터 데이터를 보호할 수 있습니다.
우리는 모두 인간입니다. 세금 시즌은 긴 시간과 산더미 같은 일을 가져옵니다. 가장 유능하고 부지런한 CPA라도 실수를 하기 마련입니다. 불행히도 세금 정보와 같이 민감한 정보의 경우 무해해 보이는 오류가 큰 결과를 초래할 수 있습니다.
세금 문서가 실수로 삭제되거나 적절한 위치에서 이동하면 생산성에 심각한 영향을 미치고 적시에 제출하는 위험이 발생할 수 있습니다. 문서의 이름을 잘못 지정한 경우에도 마찬가지입니다. 문서를 찾는 데 시간을 잃거나 다시 보내는 시간은 제출 절차를 위태롭게 할 수 있습니다.
올바른 기술 솔루션은 이러한 오류를 줄이는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 소프트웨어는 문서를 인식하고 실수로 삭제되는 것을 방지하기 위해 문서를 자동으로 보관해야 합니다. 또한 전체 문서 검색 기능을 제공하여 제목뿐만 아니라 문서의 전체 내용을 검색할 수 있어야 합니다. 마지막으로 삭제된 문서를 쉽게 검색할 수 있는 기능을 제공해야 합니다. 누구도 고객에게 데이터를 다시 보내달라고 요청해야 하는 당혹감을 원하지 않습니다.
문서가 완성되기 전에 여러 번 수정하는 것이 일반적입니다. 그러나 사람들이 실수로 동일한 문서의 다른 버전을 작업할 때 문제가 발생합니다. 이는 동일한 파일의 사본이 여러 개 있거나 여러 사람이 동시에 동일한 권한을 가진 문서에 액세스할 수 있는 경우에 발생할 수 있습니다. 이는 오류의 위험을 초래할 뿐만 아니라 생산성을 저해하고 불필요한 혼란을 야기할 수 있습니다.
이러한 불필요한 오류는 문서의 다양한 버전을 제어할 수 있는 소프트웨어 솔루션을 사용하여 방지할 수 있으므로 모든 사람이 항상 가장 최신의 정확한 버전으로 작업하도록 하는 방식으로 문서를 관리할 수 있습니다. 부적절하게 변경한 경우 이전 버전에 액세스합니다.
여러 사람이 문서에 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요하지만 주어진 시간에 한 사람만 문서에 대해 작업할 수 있는 공식적인 체크인 및 체크아웃 기능이 있어야 합니다. 다른 모든 사람들은 읽기 전용 액세스 권한을 가져야 하므로 사람들이 동시에 경쟁 수정 사항을 입력할 수 없습니다.
문서를 준비하는 동안 오류를 방지하고 보안을 유지하기 위해 많은 주의를 기울이는 것은 당연하지만 문서가 완성되고 세금 시즌이 끝난다고 해서 걱정이 끝나지는 않습니다.
세금 문서를 유지 관리하는 것이 중요합니다. 문서는 변경할 수 없고 쉽게 검색할 수 있는 방식으로 보관해야 합니다. 중요한 데이터를 찾는 데 지연이 있으면 실제 위험을 초래할 수 있습니다. 기술에 의해 시행되는 명명 규칙 및 파일 저장 위치에 대한 전사적 표준이 필요합니다. 그렇지 않으면 데이터가 손실됩니다. 이름 지정을 개인의 기본 설정에 맡기면 오류의 여지가 생겨 찾기 어렵거나 불가능한 파일이 생성됩니다.
소프트웨어 변경 사항과 라이선스는 항상 만료된다는 점을 염두에 두십시오. 문서는 현재 가지고 있는 소프트웨어와 상관없이 액세스할 수 있는 형식으로 존재해야 합니다.
회사는 클라이언트 파일이 저장되는 기간과 삭제해야 하는 시기를 설명하는 공식적인 문서 보존 정책을 가지고 있어야 합니다. 기술은 적절한 시간에 자동으로 파일을 삭제하거나 직원에게 그렇게 하도록 경고하는 방식으로 이러한 정책을 강화합니다. 요청이 있을 경우 적절한 시간 동안 과거 제출 서류를 고객에게 제공할 수 있기를 원합니다. 그러나 테라바이트급의 불필요한 데이터로 인해 IT 시스템에 부담을 주고 불필요한 스토리지 비용이 발생하지 않도록 기업을 보호하고 싶을 수도 있습니다.
오늘날과 같이 소송이 난무하는 세상에서는 모든 회사가 법원에서 문서를 제출해야 한다는 사실을 기억하십시오. 명확하고 적절한 보존 정책을 지적하고 이를 시행하기 위한 시스템을 갖추고 있음을 보여줄 수 있다면 전문적인 판단이나 문서를 적절하게 처리 및 보관했는지 여부에 대해 거의 의문을 제기하지 않을 것입니다.
사이버 보안 침해가 세무 대리인에게 실질적인 위협이 되는 시대에 살고 있다는 사실을 피할 수 없습니다. 하지만 좋은 소식은 세금 문서와 관련된 가장 일반적인 잠재적 위험 중 많은 부분을 피할 수 있다는 것입니다. 안전한 워크플로와 문서 저장을 제공하는 소프트웨어 솔루션을 구현함으로써 민감한 고객 세금 정보를 위험에 빠뜨리는 많은 일상적인 오류와 보안 취약점을 제거할 수 있습니다. 올바른 기술로 무장한 세무 대리인은 세금 문서가 안전하다는 것을 알고 안심할 수 있습니다.
Doc-It은 5월 23-24일 Accountex에서 1032번 부스에서 전시될 예정입니다.