소기업 소유자로서 재무 계획 및 법률 준수를 위해 회계 기록을 보관합니다. 일부 기록에는 귀하의 비즈니스, 고객 및 직원에 대한 기밀 정보가 있습니다.
회계 기록의 정보를 손상, 도난 및 자연 재해로부터 보호해야 합니다. 다음 4가지 간단한 단계를 통해 회계 기록을 보호하십시오.
낡고 부서진 서류 캐비넷에 회계 기록을 보관합니까? 아니면 오픈 선반에 쌓아두나요? 어떤 시나리오도 정보를 안전하게 유지하는 데 이상적이지 않습니다. 깨진 보관 용기와 열린 선반은 기록을 취약하게 만듭니다. 깨끗하고 튼튼한 잠금 장치로 종이 문서를 보호하십시오.
물에 의한 손상으로부터 종이 파일을 보호해야 합니다. 파일을 지하실에 남겨두고 폭풍우가 지하실에 범람하여 기록을 망쳤다고 가정해 보겠습니다. 종이 문서를 물에 노출될 수 있는 곳에 보관하지 마십시오.
또한 종이 기록을 화재로 인한 손상으로부터 보호하십시오. 전기실 및 열을 사용하는 장비(예:용접 도구)에서 종이를 멀리 두십시오. 내화성 및 방수성이 있는 보관 용기와 서류 캐비넷을 사용할 수 있습니다.
사본은 원본 기록이 분실 또는 파기된 경우 백업 역할을 합니다. 실제 사본을 만들거나 디지털 사본을 스캔할 수 있습니다. 한 세트의 레코드를 다른 세트와 다른 위치에 저장합니다. 그렇게 하면 두 세트를 동시에 잃을 위험이 없습니다.
사본을 만들기 전에 문서를 잃어버리는 경우가 있습니다. 이 경우 소스에서 사본을 얻을 수 있는 방법이 있는지 알아보십시오. 종종 요청이 있으면 제출한 중소기업용 IRS 양식의 사본을 받을 수 있습니다. 세금 보고서가 누락된 경우 양식 4506을 사용하여 IRS에 사본을 요청하십시오.
일부 유형의 비즈니스 기록을 컴퓨터에 직접 저장하는 경우 장치에 보안 프로그램을 설정해야 합니다. 컴퓨터에 바이러스 백신 소프트웨어를 설치하여 악성 소프트웨어로부터 데스크톱 기록을 보호하십시오.
파일을 저장한 컴퓨터의 데스크톱 레코드에만 액세스할 수 있습니다. 컴퓨터가 손상된 경우 정보를 잃을 수 있습니다. 외부 드라이브에 백업 기록을 복사합니다.
오래된 컴퓨터를 없애려면 데스크탑에서 회계 기록을 제거하십시오. 파일만 삭제하지 마세요. 컴퓨터에서 데이터를 제거하려면 드라이브를 지워야 합니다.
인터넷에서 클라우드 회계 소프트웨어에 액세스할 수 있습니다. 즉, 컴퓨터가 손상되더라도 기록이 손실되지 않습니다. 정보를 클라우드에 저장하고 다양한 기기를 사용하여 정보에 액세스할 수 있습니다.
소규모 비즈니스를 위한 클라우드 기반 회계 소프트웨어는 귀하의 정보를 보호하기 위한 조치를 취합니다. 예를 들어 은행과 동일한 방식으로 데이터를 암호화합니다. 온라인 계정에 강력한 암호를 사용하고 다른 사람에게 숨기십시오. 또한 바이러스 백신 소프트웨어를 사용하여 컴퓨터를 바이러스로부터 보호하십시오.
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