많은 소기업 소유자와 같은 경우 제품이나 서비스를 제공한 후 고객에게 청구서를 보냅니다. 효과적인 인보이스 발행 시스템은 고객에게 보다 유연한 지불 옵션을 제공합니다. 다양한 상황에서 고객에게 보낼 인보이스 유형을 알아야 합니다.
고객에게 보낼 수 있는 송장에는 다양한 유형이 있습니다. 각 유형의 송장에는 특정 목적이 있습니다. 다음은 회계에서 고객에게 보낼 수 있는 6가지 유형의 인보이스입니다.
견적 송장은 지불 요구가 아닙니다. 이 문서를 사전 청구서와 같이 생각할 수 있습니다. 고객의 작업을 완료하기 전에 견적 송장을 보냅니다.
견적 송장은 제품을 배송하거나 서비스를 수행한 후 고객에게 지불해야 할 금액을 보여줍니다. 견적 송장을 사용하여 선물과 같이 제공하는 품목의 가치를 표시할 수도 있습니다.
일반적으로 견적 송장은 귀하가 수행할 작업과 항목 비용을 추정합니다. 견적 송장은 무언가를 제공하겠다는 약속을 나타냅니다. 견적 송장의 조건은 프로젝트가 진행됨에 따라 변경될 수 있습니다.
중간 송장은 대규모 프로젝트의 가치를 여러 지불로 나눕니다. 대규모 프로젝트를 완료하면 중간 인보이스를 보냅니다.
프로젝트가 클수록 인건비, 자재 및 기타 운영 비용에 더 많은 비용을 지출합니다. 중간 송장은 대규모 작업에 대한 소규모 비즈니스 현금 흐름을 관리하는 데 도움이 됩니다. 지불을 받기 위해 프로젝트가 끝날 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 대신 중간 인보이스의 금액을 사용하여 일부 비용을 충당할 수 있습니다.
이름에서 알 수 있듯이 프로젝트를 완료한 후 최종 인보이스를 보냅니다. 최종 인보이스는 고객에게 작업이 완료되었음을 알려줍니다. 견적 인보이스와 달리 최종 인보이스는 결제 요청입니다.
최종 청구서에는 귀하가 제공한 제품 및 서비스의 항목별 목록이 포함되어야 합니다. 또한 총 비용, 마감일 및 지불 방법을 기록해야 합니다.
최종 인보이스는 작업 완료 후 즉시 우편 또는 온라인으로 보내주시기 바랍니다. 그렇게 하면 건전한 속도로 비즈니스에 현금을 유입하고 수금 문제를 피할 수 있습니다.
고객이 최종 청구서의 기한까지 지불하지 않는 경우가 있습니다. 이 경우 연체 인보이스를 보내야 합니다. 인보이스가 지연되는 즉시 연체 인보이스를 보내십시오.
연체 인보이스는 고객에게 지불 기한이 지났음을 알려줍니다. 연체 인보이스에 최종 인보이스의 모든 정보를 포함합니다. 또한 연체료 또는 연체에 대해 고객에게 불이익을 주는 이자를 포함하십시오.
연체 인보이스가 작동하지 않으면 지불하지 않을 고객에 대해 다른 접근 방식을 취해야 할 수 있습니다. 지불 조건을 변경하거나 지불 계획을 설정하거나 추심 기관을 고용하는 것을 고려하십시오.
반복 송장을 사용하여 지속적인 서비스에 대해 고객에게 청구합니다. 일부 공과금과 유사하게 동일한 금액을 주기적으로 청구합니다.
반복 인보이스 발행 시스템을 사용하면 구독 기반 비즈니스에 적합합니다. 또한 고객에게 회사 멤버십이 있는 경우 반복 송장을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 체육관을 소유하고 있고 회원이 월 사용료를 지불하는 경우 반복 청구서가 가장 좋은 청구 옵션이 될 수 있습니다.
기업가 Renzo Costarella는 Due.com 기사에서 반복 청구서를 설명했습니다.
“같은 고객과 진행 중인 프로젝트가 있는 경우 반복 청구서를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 이를 통해 귀하와 고객은 청구 간격(보통 매주 또는 매월)에 동의하고 송장은 설정된 간격에 따라 자동으로 청구됩니다. 고객은 결국 이 부분을 일상의 일부로 만들 것이며, 그러면 더 빨리 지불할 수 있습니다.”
고객에게 청구하는 대신 신용 메모를 사용하여 고객에게 빚이 있음을 확인합니다. 대변 메모는 고객의 원래 인보이스 금액 이하입니다.
고객이 상품을 반품했거나 보낸 제품이 손상되었거나 잘못된 항목을 보냈기 때문에 신용 메모를 보낼 수 있습니다. 크레딧 메모를 사용하면 고객이 원래 지불한 금액을 환불하거나 향후 구매 시 고객에게 크레딧을 제공할 수 있습니다.
각 유형의 송장에는 고유한 목적이 있습니다. 그러나 일반적으로 인보이스에는 동일한 키 정보가 포함되어 있습니다. 인보이스에 다음 항목이 포함되어 있는지 확인하십시오.
인보이스 날짜: 인보이스를 만든 날짜를 고객에게 알립니다.
고객 연락처 정보: 고객은 청구서가 자신을 위한 것인지 확인하기를 원합니다. 고객의 이름, 회사, 주소 및 전화번호를 명시합니다.
귀하의 비즈니스 정보: 고객이 귀하에게 도달할 수 있어야 합니다. 인보이스에 이름, 회사, 주소, 이메일 주소, 전화번호를 기재하십시오.
구매한 항목: 귀하가 제공한 각 제품 및 서비스의 항목별 목록을 작성하십시오. 각 항목 옆에 개별 비용을 적습니다.
총 미결제 금액: 고객으로부터 받을 것으로 예상되는 총 지불 금액을 명시하십시오.
지불 조건: 지불 예정일을 기록해 두십시오. 또한 고객이 귀하에게 지불하기를 원하는 방법을 자세히 설명하십시오. 예를 들어, 수표, 신용 카드 또는 현금을 받습니까? 고객이 지불해야 하는 특정 주소가 있습니까? 명확한 인보이스 결제 조건으로 고객이 쉽게 결제할 수 있습니다.
인보이스 번호: 기록을 위해 각 송장에 번호를 매기십시오. 나중에 지불할 때 사용할 수 있도록 인보이스 번호를 기록해 두십시오.
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