중소 기업 소유자로서 회사를 운영하려면 물건을 구입해야 합니다. 많은 공급업체와 공급업체에서 구매할 때 송장을 보냅니다. 송장을 관리하지 않으면 지불 지연, 추가 수수료 및 관계 손상으로 이어질 수 있습니다. 비즈니스 청구서를 더 잘 관리하려면 미지급금 프로세스 개선을 위한 조치를 취하십시오.
미지급금은 비즈니스를 운영하는 데 있어 어렵지만 중요한 부분입니다. 다음 미지급금 프로세스 단계를 사용하여 미지급금 프로세스를 개선하는 방법을 알아보십시오.
전자 청구서는 미지급금 처리를 더 쉽게 만들 수 있습니다. 청구서를 받기 위해 우편물을 기다릴 필요가 없습니다. 또한 종이 인보이스는 쉽게 분실되거나 손상될 수 있습니다. 온라인 청구서는 인쇄본 청구서 분실로 인한 연체를 방지하는 데 도움이 됩니다.
일부 공급업체는 종이 또는 전자 송장을 받을 수 있는 옵션을 제공합니다. 공급자에게 청구서를 이메일로 보내도록 권장하십시오. 그렇게 하는 데 필요한 연락처 정보를 제공하십시오.
온라인 인보이스를 받으면 회계 소프트웨어로 가져올 수 있습니다. 모든 청구서가 같은 위치에 있도록 종이 인보이스를 스캔하고 소프트웨어에 업로드할 수도 있습니다.
가능하면 일반 공급업체에 대한 온라인 지불을 설정하십시오. 계좌 번호, 연락처 정보 및 미지불 금액과 같은 정보가 필요합니다. 온라인 청구를 사용하면 휴대전화나 컴퓨터에서 지불을 관리할 수 있습니다. 수표를 손으로 쓰거나 우표를 사야 하는 번거로움이 없습니다.
반복은 효율적인 미지급금 프로세스의 핵심입니다. 청구서를 받은 시점부터 결제 시점까지의 인보이스 관리를 위한 표준화된 시스템을 구축하십시오.
청구서를 쉽게 찾을 수 있는 중앙 위치에 보관하십시오. 우선순위와 날짜별로 송장을 주문하십시오. 예를 들어, 청구서를 가장 가까운 만기 날짜와 가장 먼 만기 날짜로 정리합니다.
미지급금 에이징 보고서를 사용하여 송장 만기일을 관리합니다. AP 에이징 보고서를 사용하면 기한이 지난 공급업체 지불을 확인할 수 있습니다.
AP 에이징 보고서의 왼쪽에는 공급업체가 나열됩니다. 다음 열은 인보이스 금액이 왼쪽에서 오른쪽으로 얼마나 오래된지를 보여줍니다. "현재", "1-30일 연체", "31-60일 연체" 등으로 레이블이 지정됩니다. 각 행의 총 금액은 마지막 열에 나열됩니다.
| 채권자 이름 | 현재 | 1-30일 연체 | 31-60일 연체 | 61-90일 연체 | 90일 이상 연체 | 총계 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 채권자 #1 | ||||||
| 채권자 #2 | ||||||
| 채권자 #3 | ||||||
| 총계 |
미지급금을 조직하는 데 능동적인 접근 방식을 취하십시오. 지불에 대해 잊어버리기 쉽고 일부 인보이스가 누락될 수 있습니다. 미리 알림을 설정하면 기한이 지나기 전에 청구서를 처리할 수 있습니다.
미리 알림은 비용을 예상하는 데 도움이 됩니다. 캘린더를 사용하여 인보이스 기한을 관리하고 기한이 다가오면 자동으로 알려주는 알림을 설정하세요.
미지급금 프로세스 관리의 모범 사례 중 하나는 송장 데이터를 추적하는 것입니다. 청구 문서를 받은 후 즉시 온라인 파일에 저장하십시오. 여기에는 구매 주문서, 송장, 영수증 및 공급업체의 통지가 포함됩니다.
이러한 종류의 문서를 저장하면 인보이스를 정확하게 지불하는 데 도움이 됩니다. 언제 청구서를 지불해야 하는지, 누구에게 지불해야 하는지, 얼마를 지불해야 하는지, 무엇에 대해 지불해야 하는지 알고 있습니다. 인보이스 질문에 답하고 중소기업 세금 신고서를 제출할 때 이 문서를 참조하십시오.
공급업체 및 공급업체에 연락할 수 있어야 합니다. 공급업체의 현재 전화번호, 이메일 주소 및 우편 주소를 가져옵니다. 공급업체 연락처 정보를 종합적인 공간으로 정리합니다.
공급업체도 귀하에게 연락할 수 있어야 합니다. 모든 커뮤니케이션 채널에 대한 연락처 정보가 최신 상태인지 확인하십시오.
지불해야 하는 프로세스 흐름은 빚이 줄어들수록 스트레스가 줄어듭니다. 필요한 소모품, 재고 및 서비스에 대한 할인을 찾아보십시오.
일부 공급업체는 조기 지불 할인을 제공합니다. 공급업체가 마감일 이전에 지불하기 위해 청구서에서 금액을 차감하는지 알아보십시오. 또한 누가 이자와 연체료를 부과하는지 알아보고 해당 공급업체에 연체료를 지불하지 마십시오.
특정 품목을 정기적으로 대량 주문하는 경우 대량 구매로 할인을 받을 수 있습니다. 대량 구매시에는 더 많은 수의 상품을 할인된 금액으로 주문합니다. 이것은 결국 장기적으로 돈을 절약할 수 있습니다. 대량 구매하기 전에 주문한 제품이 필요한지 확인하세요.
공급업체와의 관계는 미지급금 효율성의 중요한 부분입니다. 신뢰를 구축하는 것은 먼 길을 간다. 공급업체 관계는 즉석 공급이 필요한 것부터 기한을 연기하는 것까지 다양한 상황에서 도움이 될 수 있습니다.
가능한 한 제 시간에 공급업체에 지불해야 합니다. 지불할 수 없을 때 공개하십시오. 기한을 맞출 수 없다는 것을 알게 되는 즉시 공급업체에 문의하십시오. 둘 다 동의할 수 있는 지불 계획과 같은 솔루션을 함께 생각해 보세요.
공급업체 관계를 통해 필요한 항목에 대해 더 나은 거래를 얻을 수 있습니다. 충성도가 높은 공급업체가 다른 사람에게 귀하를 옹호할 가능성이 높기 때문에 네트워크도 성장합니다.
사업 예산을 작성하면 연체를 방지함으로써 미지급금의 종단 간 프로세스를 개선할 수 있습니다. 지불해야 할 금액과 지불해야 할 금액을 알고 있습니다.
인보이스를 사용하여 월별 청구서를 합산한 금액을 결정하십시오. 사업 예산을 작성할 때 최소한 그 금액이 있는지 확인하십시오. 예산 및 송장의 기한을 시간 비용으로 사용하십시오. 그렇게 하면 사용 가능한 것보다 더 많은 돈을 쓰지 않게 됩니다.
때때로, 귀하의 비즈니스 청구서를 만기일에 지불하기가 어렵습니다. 현금 흐름이 느린 달로 인해 현재 인보이스 지불이 부족할 경우 현금을 준비하는 것이 좋습니다.
현금 준비금은 필요할 때만 사용하는 비상 자금입니다. 비즈니스 저축 계좌를 개설하고 정기적으로 돈을 기부하십시오. 현금 준비금은 주어진 달에 청구서에 사용할 수 있는 충분한 돈이 없을 때 도움이 될 수 있습니다. 사용하는 돈을 가능한 한 빨리 현금 준비금에서 교체하십시오.
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