판매자는 신용으로 구매하는 고객에게 지불을 요청하는 송장을 준비합니다. 또한 구매자는 구매 주문서(PO)와 같은 일부 문서를 생성해야 할 수도 있습니다. 구매 주문이란 무엇입니까?
구매 주문서의 내용, 생성 방법, 송장과 PO의 차이점에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽으십시오.
구매 주문은 구매자가 판매자 또는 공급자에게 주문할 때 사용하는 문서입니다. PO는 연락처 정보, 날짜, 제품 정보 및 이용 약관과 같은 필수 구매 데이터를 자세히 설명합니다. 일반적으로 구매 주문서는 판매자가 계약을 수락한 후 법적 구속력이 있는 문서입니다.
소상공인 재고를 구매해야 하는 경우 PO를 작성하여 원하는 것을 전달할 수 있습니다. 생성한 PO의 사본을 만들어 기록용으로 저장해야 합니다.
반면에 고객인 구매자로부터 PO를 받을 수도 있습니다. PO를 받으면 배송 또는 픽업을 위해 요청한 제품을 준비하고 고객에게 연락하여 인보이스를 발행합니다. 받은 구매 주문서를 기록으로 보관하고 프로세스를 문서화하십시오.
많은 사람들이 구매 주문서를 송장과 혼동합니다. 그러나 구매 주문서와 송장의 차이점을 이해하는 것이 올바른 양식을 작성하는 데 중요합니다. 그렇다면 인보이스는 무엇입니까?
송장은 청구서입니다. 구매자는 판매자에게 제품을 요청하기 위해 PO를 생성합니다. 판매자는 구매자에게 지불을 요청하기 위해 송장을 생성합니다.
이 시각 자료를 사용하여 구매 주문 프로세스에서 PO와 송장이 함께 작동하는 방식을 확인하십시오.
구매자는 PO에 포함할 정보를 알아야 합니다.
구매 주문 형식은 다를 수 있지만 다음 표준 정보를 포함해야 합니다.
제품, 수량 및 가격: 구매하려는 제품에 대한 정보를 나열합니다. 원하는 각 제품의 수량과 각 단위의 가격을 포함하십시오.
총 가격: 주문하는 제품의 가격을 더하고 하단에 합계를 나열하십시오.
날짜: 이것은 명백할 수 있지만 PO 준비 날짜를 포함해야 합니다.
구매 주문 번호: 귀하와 판매자가 모두 추적할 수 있도록 PO에 번호를 매기십시오.
구매자 연락처 정보: 귀하의 이름, 회사 이름, 주소, 전화번호 및 이메일 주소와 같은 연락처 정보를 나열하십시오.
판매자 연락처 정보: 판매자 이름, 회사 이름, 주소, 전화번호, 이메일 주소를 기재하십시오.
배송 세부정보: 대부분의 판매자는 구매 주문을 받은 후 제품을 배송합니다. 판매자가 주문을 배송할 위치를 포함합니다. 또는 주문 상품을 수령할 것인지 지정하십시오.
구매 주문 이용약관: PO의 이 부분은 필수적입니다. PO가 법적 구속력을 갖기 위해 판매자가 충족해야 하는 조건을 지정합니다. 가격, 배송 일정(주문을 받을 것으로 예상되는 시간) 및 지불 기한과 같은 이용 약관을 포함하십시오.
다음은 PO의 예입니다.
초안을 작성하여 PO를 보낼 때 분개를 작성하지 마십시오. 대신 이용약관이 충족될 때까지 기다리십시오.
송장을 받으면 미지급금 계정에 크레딧을 적용하십시오. 주문 비용을 지불한 후 미지급금 계정에서 출금하여 원래 분개 항목을 취소하십시오.
고객으로부터 PO를 받으면 구매 주문 절차가 시작됩니다.
구매 주문서를 받으면 이용약관에 따라 주문서를 준비하세요.
구매자에게 배송을 배송하는 경우 PO를 받을 때 구매자에게 알리십시오. 또한 주문을 보낼 때 고객에게 알리십시오. 구매자가 온라인으로 배송을 추적할 수 있도록 추적 번호를 포함하는 것이 좋습니다.
구매자가 주문을 받으면 구매자에게 보낼 인보이스를 준비할 수 있습니다.
구매자의 PO를 기록에 보관하십시오. 구매자가 귀하가 구매 주문 조건을 따르지 않았거나 실수를 했다고 생각하는 경우 원래 PO를 참조할 수 있습니다. 그리고 기록을 위해 작성한 송장의 사본을 만드십시오. 이렇게 하면 구매자의 결제가 늦은 시점을 알 수 있습니다.
그렇다면 구매 주문 프로세스 중에 회계 장부를 언제 업데이트해야 합니까?
PO를 받을 때 분개를 작성하지 마십시오. 제품을 배송하거나 구매자가 제품을 수령할 때만 분개를 작성하십시오(PO 약관에 따라 다름).
주문을 보낸 후 외상매출금 계정에서 인출하십시오. 구매자로부터 지불을 받으면 원래 분개 항목을 취소하기 위해 외상매출금 계정에 대변을 기입하십시오.
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