비즈니스 소유자는 회사 거래를 기록할 책임이 있습니다. 그리고 출품작을 뒷받침하려면 적절한 문서를 보관해야 합니다. 이 회계 문서는 귀하의 비즈니스에 대한 감사 추적 역할을 합니다. 감사 추적이 무엇이고 왜 이것이 중소기업에 필수적인지 알아보려면 계속 읽으십시오.
감사 추적은 회계 장부에 기록하는 거래를 검증하는 일련의 문서입니다. 추적은 출처에 대한 회계 거래를 추적하고 확인하는 데 도움이 됩니다. 장부에 거래를 기록할 때 비즈니스 거래 및 이벤트에 대한 항목을 기반으로 합니다. 이벤트에는 구매, 판매, 비용 등이 포함될 수 있습니다.
감사 추적의 각 레코드에는 이벤트 내용, 이벤트를 만든 사람, 이벤트가 발생한 날짜/시간에 대한 정보가 포함됩니다.
거래에 따라 활동을 지원하는 문서에는 하나의 문서 또는 일련의 문서가 포함될 수 있습니다. 다음을 포함하기 위해 보유해야 하는 문서의 몇 가지 예:
많은 기업에서 회계 입력이 정확한지 여부를 확인하기 위해 감사 추적을 사용합니다. 감사 추적을 일반적으로 사용하는 산업에는 건강, 재무, 회계 및 IT 산업이 포함됩니다.
빵집에서 새 배달 차량을 구입해야 한다고 가정해 보겠습니다. 차량 유형과 가격 범위를 승인하는 구매 주문을 요청할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스에 구매 주문 시스템이 없는 경우 자동차 대리점에서 서면 견적서를 받을 수 있습니다.
빵집에서 차량을 구매하면 자동차 대리점에서 차량 유형, 구매 금액, 구매 조건 등을 보여주는 판매 증서를 제공합니다.
차량 구매 중에 받은 문서는 차량 감사 추적의 일부가 됩니다. 구매를 비즈니스 장부에 기록하고 문서를 기록에 보관하십시오.
완전한 감사 추적이 있으면 감사인이나 투자자와 같은 개인에게 장부의 정보가 유효하다는 것을 증명할 수 있습니다. 말할 것도 없이 감사 추적을 설정하면 기업이 IRS의 기록 보관 표준을 준수할 수 있습니다.
또한 감사 추적을 사용하여 계정 조정, 비즈니스 예산 계획 및 위험 관리에 도움을 받을 수 있습니다.
회계 감사 추적을 갖는 데 많은 특혜가 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 감사 추적이 비즈니스에 도움이 되는 5가지 방법을 살펴보십시오.
감사 추적의 주요 목적 중 하나는 사기를 감지하고 방지하는 것입니다. 회계 거래를 확인하는 문서의 흔적이 있으면 거래가 유효함을 증명할 수 있습니다.
거래의 유효성을 증명하는 것 외에도 모든 비즈니스 활동에 대한 감사 추적을 마련하면 사기 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 더 엄격한 요구 사항을 통해 직원은 사기 행위에 대해 자신의 업무를 모니터링 및 추적하고 사기가 눈에 띄지 않는다는 것을 알게 될 것입니다.
감사 추적이 있으면 거래를 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 감사자와 기타 직원이 활동을 찾고 확인할 수 있습니다. 감사 추적을 사용하면 관련된 모든 사람이 감사 프로세스를 더 빠르고 쉽게 수행할 수 있습니다. 또한 감사를 준비하는 데 스트레스가 덜합니다.
예를 들어 감사인은 장부에서 비정상적인 거래를 보고 그 정확성에 의문을 제기할 수 있습니다. 감사 추적을 통해 감사자는 거래가 유효한지 여부를 확인하기 위해 지원 문서(예:송장)를 볼 수 있습니다.
재무 기록의 정확성을 높이려면 감사 추적을 사용하는 것이 좋습니다. 감사 추적은 재무 보고서 및 기록에 정확한 정보가 포함되도록 하는 데 도움이 됩니다. 기록이 올바르지 않으면 사업주, 투자자 및 대출 기관이 올바른 결정을 내릴 수 있는 정확한 재무 정보를 얻지 못할 수 있습니다.
비즈니스 재정에 대한 명확한 스냅샷을 제공하고 장부가 정확한지 확인하려면 감사 추적을 사용하여 거래를 추적하세요.
장부에서 특정 거래를 찾는 데 문제가 있는 경우 감사 추적이 도움이 될 수 있습니다.
거래가 발생한 날을 제외하고는 거래에 대해 아무것도 모른다고 가정해 보겠습니다. 감사 추적을 사용하여 거래를 추적하고 거래에 대한 기타 주요 정보(예:구매 금액)를 찾을 수 있습니다.
거래를 추적하지 못하더라도 감사 추적이 있으면 필요할 때 거래를 추적할 수 있으므로 안심할 수 있습니다.
재해(예:홍수)가 사업에 닥치면 대비해야 합니다. 감사 추적은 재해 발생 시 손상되거나 누락된 정보를 통합할 수 있는 기회를 제공합니다. 감사 추적은 해당 기간 동안의 비즈니스 거래를 재현하는 데 도움이 될 수 있습니다.
재해 발생 시 감사 추적이 손상되지 않도록 하려면 모든 기록을 백업해야 합니다. 문서의 종이 사본과 전자 사본을 클라우드에 보관하는 것을 고려할 수 있습니다. 그렇게 하면 재해 발생 시 감사 추적이 완전히 파괴되지 않습니다.
일부 기업은 거래 감사 추적의 종이 사본을 저장할 수 있지만 다른 기업은 종이 없는 시스템을 선택할 수 있습니다. 종이 없는 경로를 선택하면 종이 회계 기록을 저장할 장소를 찾는 것을 피할 수 있습니다. 말할 것도 없이, 보관 용품(예:캐비닛 및 폴더)에 추가 비용을 지출하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
반면에 감사 추적을 위해 종이 없는 파일링 시스템을 사용할 때도 주의해야 합니다. 문서를 전자적으로 저장할 때 그에 따라 레이블을 지정하십시오. 정리를 유지하고 파일을 추적하지 않으려면 파일에 지속적으로 레이블을 지정하고 시간순으로 유지하세요.
감사 추적 문서를 파일 캐비닛에 저장하든 전자적으로 저장하든 관계없이 기록을 체계적으로 유지해야 합니다. 그렇게 하면 즉시 회계 거래에서 문서를 찾아 볼 수 있습니다.
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이 기사는 원래 게시 날짜인 2015년 3월 2일에서 업데이트되었습니다.