자동차와 같은 주요 구매에 대해 환불을 받으려면 신중하게 작성된 편지가 가장 중요합니다. 귀하의 환불 청구는 고객 서비스의 근본적인 문제를 해결합니다. 자동차 대리점이 고객 서비스를 중요하게 여기고 귀하가 환불에 대한 정당한 청구를 할 수 있는 경우 귀하의 요청을 존중해야 합니다.
자동차 대리점에 문의하십시오. 전화의 성격을 설명하고 환불과 같은 고객 서비스 문제를 처리하는 담당자의 연락처 이름을 얻으십시오. 환불을 요청하려는 의도와 이유를 대리점에 알리십시오. 이렇게 하면 비즈니스가 귀하의 청구를 인식할 수 있도록 통지됩니다. 환불을 요청하는 것이 잠재적으로 논쟁이 될 수 있다고 생각되면 재치 있게 사용하십시오. 마지막으로 하고 싶은 것은 매너가 좋지 않아 환불을 받을 확률을 줄이는 것입니다.
비즈니스 형식을 사용하여 편지의 제목을 만드십시오. 비즈니스 형식의 경우 페이지 상단에 귀하의 이름, 주소 및 날짜가 표시됩니다. 제목은 다음과 같아야 합니다.
귀하의 이름 귀하의 주소 시, 주 우편번호 귀하의 이메일 주소(있는 경우) 날짜
당신이 편지를 쓰는 사람의 성과 이름을 포함하는 내부 주소를 만드십시오. 내부 주소는 제목과 동일한 형식을 따릅니다.
자동차 대리점 연락처의 이름과 성 주소 시, 주 우편번호
간격이 중요합니다. 이상적으로는 제목과 내부 주소 사이에 두 줄 이상의 공백이 없어야 합니다.
편지에서 그 사람에게 인사하는 인사말을 만드십시오. 표준 인사말은 "Dear Mr. (Mrs.) Full Name"입니다. 친근한 서신과 달리 공식적인 인사말이 필요한 비즈니스 서신에는 사람의 이름과 성을 사용해야 합니다.
편지의 본문을 쓰거나 입력하십시오. 여기에서 요점을 작성합니다. 편지의 본문을 시작, 중간 및 끝의 세 부분으로 나눕니다. 귀하의 이름과 편지를 쓰는 이유를 사용하여 자신을 소개하십시오:환불을 요청하기 위해. 비즈니스 문자는 블록 형식을 따르므로 들여쓰지 마십시오.
편지 본문의 중간 부분에 환불을 받아야 하는 이유를 설명합니다. 이것은 전문적이고 열정적인 설득력 있는 편지입니다. 소개 후 환불을 받을 자격이 있다고 생각하는 이유를 기술하십시오. 설명 없이 단순히 환불을 요청하는 것은 귀머거리가 될 가능성이 큽니다. 대화를 나눈 사람의 이름 및 판매 영수증과 같은 관련 정보 및 증빙 문서 사본을 포함하십시오. 연락 담당자에게 감사 인사를 전하며 편지의 본문을 끝내고 전화 번호와 연락 가능한 시간을 포함하십시오.
"진심으로 당신의 것"이라고 편지를 닫고 편지 하단에 귀하의 이름을 서명하십시오. 편지를 입력했다면 서명 아래에 전체 이름도 입력하십시오.
편지를 쓰기 전에 자동차 대리점의 환불 정책을 이해하십시오. 이렇게 하면 환불을 처리하는 특정 요점을 포함하도록 서신을 조정하는 데 도움이 됩니다. 직접 또는 전화로 대화를 나눈 사람의 이름을 모두 얻으십시오. 편지에 이 사람들의 이름을 포함시키십시오. 가능한 한 상세하게 작성하고 속어를 사용하거나 너무 장황한 말을 피하십시오. 비즈니스 서신은 간결하고 요점이어야 합니다. 마지막으로 오타와 문법 오류를 피하기 위해 편지를 교정하십시오. 다른 사람이 이 편지를 읽게 하여 두 번째 의견과 두 번째 눈을 갖게 하는 것을 고려하십시오. 타이핑된 편지는 원하는 결과를 얻는 데 더 효과적일 수 있으며 전문가처럼 보입니다. 손글씨가 좋지 않으신 분들은 꼭 타이핑하셔야 합니다.
몇 통의 편지와 전화를 포함하여 자동차 대리점에서 환불을 받으려면 여러 번 시도해야 할 수도 있습니다. 첫 번째 시도 후에 포기하지 마십시오. 날짜, 시간 및 이름을 포함하여 직원과의 대화 기록을 유지하십시오.