작업에 대한 더 나은 거래를 얻기 위해 또는 사전에 서비스 일정을 잡겠다는 제안 조건 중 하나이기 때문에 때때로 서비스 비용을 선불로 지불할 수 있습니다. 가끔 이렇게 하면 일이 생겨서 계획한 대로 서비스가 완료되지 않습니다. 이 경우 서비스 제공자나 계약자에게 환불을 요청하는 편지를 보내야 할 수도 있습니다. 이런 불편한 상황에서 편지를 쓰려면 재치와 재능이 필요합니다.
편지를 종이 형식으로 작성하십시오. 전자 메일은 사람 및 기업과 의사 소통하는 대중적이고 빠른 수단이지만 편지가 요구하는 법적 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다. 종이, 우편 편지는 또한 무엇이 잘못되었는지 정확히 전달하고 상황을 해결하기 위해 무엇을 찾고 있는지를 전달하는 데 더 효과적인 경향이 있습니다.
전체 편지가 왼쪽 정렬되거나 각 작성된 줄이 페이지 왼쪽에 있는 블록 비즈니스 형식으로 편지를 작성하십시오. 날짜부터 시작하여 아래로 이동하여 이름과 주소를 적습니다. 거기에서 몇 줄 아래로 이동하여 편지를 보낼 사람의 주소를 적습니다. 몇 줄 더 내려가서 인사말을 쓰세요. 사람의 이름을 부르고 인사하고 "친애하는 각하" 또는 "관심 대상"을 피하십시오.
전문적이고 명확한 언어를 사용하여 명확하게 작성하십시오. 이해하기 쉬운 직관적인 용어를 사용하고, 환불을 요청하는 이유를 명시하여 직접 환불을 요청하세요. 작업이 시작되고 완료되어야 하는 날짜와 같은 모든 관련 정보를 포함합니다. 또한 작업을 완료하기 위해 그 사람에게 연락하기 위해 어떤 노력을 했는지도 포함하십시오. 편지를 친근하고 전문적으로 작성하고 거친 언어나 비즈니스 전문 용어를 삼가하십시오.
편지에서 찾고 있는 것을 정확히 말하십시오. 이것은 행동 촉구입니다. $200 환불을 원하시면 그렇게 말씀하세요. 연락을 받지 못한 경우 해당 업체에 연락할 날짜를 포함하십시오. 자신의 연락처 정보를 많이 제공하고 선호하는 연락 방법을 말하십시오. 컴퓨터를 사용하는 경우 철자 검사를 실행하여 편지를 주의 깊게 교정하십시오. 연락을 받을 것으로 예상되는 날짜를 명시하고 그렇지 않으면 전화할 것임을 분명히 하십시오.
나중에 법적 조치를 받을 수 있는 것을 요청하는 모든 편지를 배달 확인 우편으로 보내주십시오. 서신의 사본을 서신의 증거로 배달 영수증과 함께 보관하십시오.
법적 조치를 취하겠다고 위협하거나 편지에 공허한 위협을 가하지 마십시오. 많은 기업에서 변호사에 대한 언급은 편지를 완전히 다른 범주로 분류합니다. 처음에 완전히 환불할 의사가 있는 비즈니스는 귀하가 법적 조치를 언급할 때 해당 서신을 법무 부서에 회부할 수 있으며, 이는 환불 절차를 지연시키거나 중단시킬 수 있습니다.