Y Combinator의 지원을 받는 스타트업인 LendEDU는 연간 수익이 6자리 숫자로 낮아진 후 재무 및 회계 기능을 사내에 도입하기로 큰 결정을 내렸습니다. 소비자가 학자금 대출, 개인 대출, 보험 상품을 포함한 금융 상품에 대해 알아보고 비교할 수 있도록 도와주는 웹사이트 LendEDU는 비즈니스 성장을 지원하면서 효율성을 높이고자 했습니다.
이 기간 동안 회사에서 제 역할이 바뀌었고 성장하는 회사의 새로운 역할인 재무 및 운영 이사가 되었습니다. 솔직히 이것은 저에게도 새로운 역할이었고 우리는 함께 독립적인 컨설턴트를 고용하여 업무를 시작하기로 결정했습니다.
이것은 우리 회사가 Toptal 재무 전문가인 Andrew Fales의 지원을 받아 재무 및 회계 기능을 사내로 이전한 방법에 대한 이야기입니다.
2017년 여름, LendEDU는 다양한 분야에서 엄청난 성장을 경험한 소규모 스타트업 회사였습니다. 수익, 현금, 고객 및 직원이 지속적으로 증가함에 따라 공식 회계 프로세스와 부기가 곧 필요하게 될 것이 분명해졌습니다.
이 시점까지 LendEDU는 성장과 이를 직접적으로 추진하는 비즈니스 측면에 레이저 초점을 맞추었습니다. 당연히 회사가 마음대로 사용할 수 있는 제한된 자원이 공식 채무 및 채권 팀을 구성하는 데 사용되지 않았습니다. 대신 관련 기술과 관련 책임이 있는 직원이 이를 직무 목록에 추가했습니다.
그해 여름이 끝나갈 무렵, 우리 회사는 공식 회계 절차가 제공할 수 있는 이점을 고려하기 시작했습니다. 미수금 회전율이 빨라지면 현금 흐름이 증가하고, 발생주의 회계 방식은 성과를 보다 정확하게 분석하는 데 도움이 되며, 공식 부기를 통해 재무를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
이제 우리는 비즈니스의 이 측면에 투자할 충분한 자원을 갖게 되었습니다. 하지만 현 시점에서 회계사를 정규직으로 채용하는 것은 합리적이지 않아 이를 처리할 수 있는 아웃소싱 재무팀에 대한 조사를 시작했습니다. 우리는 신생 기업을 위한 회계 업무 수행에 중점을 둔 평판 좋은 회사를 발견했습니다. 시간당 요금은 어마어마했지만 우리는 "지불한 만큼 얻을 수 있다"고 생각하여 계속 진행했습니다.
이것은 주목할만한 실수로 밝혀졌습니다. 2018년 8월까지 아웃소싱 재무 부서에 50,000달러 이상을 지출했지만 이를 증명할 공식 월별 재무 제표가 있었습니다. 우리의 수익은 제품 라인별로 분류되었고 지출은 항목별로 분류되었으며 형식은 전문적이었습니다.
LendEDU의 아웃소싱 재무 부서에 대한 지출 증가
단 한 가지 문제가 있었습니다. 숫자를 믿을 수 없다는 것입니다. 매달 마감 과정은 악몽이었습니다. 우리가 고용한 회사의 담당자들은 우리가 어떻게 수익을 얻었는지 이해하지 못하는 것 같았고 배우는 데 관심이 없었습니다. 잔액 불일치, 인보이스 발행 오류 및 질문 목록을 언급하는 긴 이메일이 교환되었지만 조정은 일관되게 다음 달로 미뤄졌습니다. 프로세스는 결함이 있었고 의사 소통은 끔찍했으며 고객 서비스는 최악이었습니다. 무엇보다 가장 실망스러운 것은 재무 데이터에 대한 신뢰도가 낮았다는 것입니다.
8개월 동안 이 외부 회계 회사에 자금을 투입하고 가치 있는 결과를 얻기 위해 고군분투한 후에는 충분했습니다.
우리는 회계 기능을 사내에 도입하는 것을 고려하기로 결정했습니다. 이 움직임의 이점은 흥미로웠습니다. 회계 업무를 사내로 이전함으로써 우리는 월별 재무제표를 보다 빠르고 투명하고 저렴하게 생성할 수 있었습니다. 계속되는 문제는 우리가 여전히 정규직 회계사를 고용할 수 있는 위치에 있지 않고 직원에 편리한 CPA가 없다는 것이었습니다.
이 시점에서 저는 우리가 설정하는 데 필요한 회계 프로세스의 기본 사항을 배웠고 대부분의 레그워크를 처리할 수 있었습니다. 그러나 나는 우리의 프로세스에 대해 상담하고 가장 중요한 것은 내 작업을 확인하기 위해 전문 지식을 가진 사람이 필요했습니다. 요컨대, 나는 내가 모르는 것을 아는 사람과 실수를 식별할 뿐만 아니라 그것을 고칠 수 있도록 도와줄 사람이 필요했습니다. Toptal에서 이 사람을 찾았습니다. 우리는 이전에 이 사이트를 사용하여 우리 웹사이트의 소프트웨어 개발자에게 하청을 줬는데 좋은 경험이었습니다. 이번에는 회계 배경이 있는 사람, 가급적이면 우리 회사가 운영되는 산업을 이해하는 CPA가 필요했습니다.
Toptal에 포지션을 게시한 후, 우리는 인상적인 이력서와 함께 관심 있는 프리랜서들로부터 수많은 응답을 받았습니다. 며칠 만에 다음 주에 5번의 전화 인터뷰 일정을 잡았습니다.
우리는 우리의 요구 사항이 무엇인지 설명하고 각 신청자가 과거에 경험한 회계 문제를 피하는 데 어떻게 도움이 되는지 물었습니다. Andrew Fales와 일치하는 항목을 찾았습니다.
Andrew는 신생 기업을 위한 회계 및 규정 준수의 다양한 측면을 전문으로 하는 높은 평가를 받는 세무 회계 회사를 설립한 CPA입니다. Andrew는 또한 경력 전반에 걸쳐 다양한 산업 분야의 수많은 회사에 자문을 제공했습니다. 30분 이상의 전화 인터뷰를 통해 Andrew는 내부 회계 프로세스를 설정하기 위한 계획을 세웠습니다. 그는 자신이 QuickBooks에 능숙하다고 언급했으며 소프트웨어 탐색 방법을 개인적으로 교육할 수 있다고 제안했습니다.
게다가 Andrew는 우리 사업이 어떻게 운영되고 우리가 성취하고자 하는 바를 충분히 이해하고 있는 것 같았습니다. Andrew는 자신의 의도가 "직장에서 벗어나는 것"이라고 말했습니다. 그의 말은 그가 우리가 자립하도록 교육하기를 원했고, 그것이 바로 우리의 목표라는 것이었습니다. 이러한 접근 방식에 대한 그의 동기는 우리 회사가 성숙해지면서 직면하게 되는 다른 상황에서 그와 상의할 것이라는 생각이었습니다. 이것이 바로 우리가 한 일입니다.
Andrew와 예산에 대해 논의한 후 바로 작업에 착수했습니다. 첫 달에 Andrew와 나는 일주일에 3일, 하루에 2~4시간 동안 Zoom을 통해 이야기를 나눴습니다. 나는 그가 QuickBooks 소프트웨어를 안내하고, 단축키를 알려주고, 정확한 부기에 필수적인 발생주의 회계 원칙을 강조할 때 화면 공유를 사용했습니다. 배울 것이 많았습니다. 질문이 있을 때마다 앤드류가 답을 주었습니다. 수정해야 할 실수가 있을 때마다 Andrew는 여러 솔루션을 제공했습니다. 한 달 만에 우리는 미래의 불일치를 피하고 효율적으로 작동하도록 설계된 공식 회계 프로세스를 수립했습니다.
두 번째 달 말까지 저는 QuickBooks를 독립적으로 탐색할 수 있었고 은행 및 신용 카드 계정 조정, 급여 발생, 선불 비용 분할 상환, 분개 항목 조정, 공식 재무제표 생성과 같은 마감 작업을 수행할 수 있었습니다.
세 번째 달 말에 우리는 2018 회계연도의 정확한 발생 재무제표를 성공적으로 작성했습니다.
4개월이 되자 우리는 이 진술을 수익 예측 모델, 비용 예산 책정 및 비율 분석을 위한 역사적 입력으로 사용했습니다. Andrew는 개인적으로 QuickBooks 소프트웨어를 사용하도록 교육하고 이후에 저를 안내해 주었을 뿐만 아니라 시간을 내어 우리 특정 회사의 복잡성을 배웠습니다. 그는 급여 발생액을 계산하고, 상각을 추적하고, 이연/유동 세금 부채를 계산하기 위해 상세한 스프레드시트를 만들었습니다. 이러한 맞춤형 리소스를 통해 도움 없이 복잡한 발생 분개를 작성할 수 있습니다.
Andrew를 고용한 지 1년이 조금 넘었고 재무 데이터에 대한 자신감이 그 어느 때보다 높아졌습니다. 이 시점에서 저는 주로 월말 검토와 해당 기간 동안 발생한 일회성 회계 상황에 대해 질문하기 위해 Zoom을 통해 Andrew와 한 달에 약 5-10시간 동안 이야기합니다. Andrew는 외부 협업보다 더 효율적이고 정확하며 비용이 적게 드는 내부 회계 프로세스를 설정하는 데 성공했습니다. 아마도 가장 가치 있는 것은 Slack, 전화, 이메일 및 Zoom을 통해 24시간 연중무휴로 도움이 필요할 수 있는 조언을 제공하는 CPA 및 비즈니스 전문가와 관계를 형성했다는 것입니다.
2020년을 맞이하여 2019년 연말 결산을 시작합니다. 이 프로세스는 일반적으로 평균 월별 마감보다 더 힘든 작업입니다. 이 단계에서는 세금 보고서 제출을 준비하기 위해 필요한 모든 조정을 수행하고 재무제표의 높은 수준의 정확성을 달성하는 것이 필수적입니다.
또한 2020년 첫 번째 부분의 할 일 목록에는 QuickBooks 예산 도구 활용을 시작하는 것입니다. 이를 통해 예상 예산과 실제 예산을 자세히 비교 분석할 수 있어 궁극적으로 비용 관리에 도움이 됩니다. Andrew는 이미 이 프로젝트를 준비하는 방법에 대한 지침 목록을 제게 알려줘서 새해에 본격 착수할 수 있도록 했습니다.