총계정원장을 사용하면 모든 금융 거래를 한 곳에서 볼 수 있습니다. 총계정원장은 모든 거래를 기록하는 회계의 중심 문서입니다. 수동 시스템에서는 항목이 총계정원장에 기록된 다음 총계정원장에 전기됩니다. 자동화된 시스템에서 동일한 프로세스가 발생하지만 거래를 입력하기만 하면 소프트웨어가 항목을 총계정원장에 자동으로 게시합니다. 3열 원장의 첫 번째 열은 차변 열, 두 번째 열은 대변 열, 세 번째 열은 잔액 열입니다.
거래 유형에 따라 올바른 원장 계정에 항목을 기록합니다. 예를 들어, 소모품 원장 계정 및 미지급금 원장 계정에 신용으로 구매한 소모품을 기록합니다.
각 거래에 대해 계좌에서 인출하고 계좌에 입금하십시오. 계정 분류는 차변에 기입하는 거래와 대변에 기입하는 거래를 통제합니다. 계정은 자산, 부채, 자본, 수익 또는 비용으로 분류됩니다. 자산은 귀하가 소유한 것입니다. 부채는 당신이 빚진 것입니다. 자본은 소유자가 소유하거나 빚지고 있는 것입니다. 수익은 벌어들인 소득입니다. 비용은 사업 운영 비용의 일부인 소모품입니다. 예를 들어, 공급은 비용이며 차변으로 증가합니다. Accounts Payables는 크레딧과 함께 증가하는 부채 계정입니다.
30일 상환 조건으로 $2,500의 비용으로 소모품을 구입한다고 가정해 보겠습니다. 비용 계정 공급을 $2,500 늘립니다. 현재 $2,500의 빚이 있으므로 부채 계정인 Accounts Payable을 $2,500 늘립니다.
소모품 계정 증가 날짜:2009년 9월 27일 설명:소모품 차변(1열):2,500 대변(2열):[공백] 잔액(3열):2,500
미지급금 계정 증가 일자:2009년 9월 27일 설명:공급 차변(1열):[공백] 대변(2열):2,500 잔액(3열):(2,500)
$50 미만으로 거래를 입력할 때 총계정원장 생성 작업을 처리하는 금융 소프트웨어를 구입할 수 있습니다. 전자 총계정원장의 경우 스프레드시트 소프트웨어를 사용하십시오. OpenOffice Calc 및 Google 문서 스프레드시트를 비롯한 일부 스프레드시트 소프트웨어는 무료로 사용할 수 있습니다.
회계에서 음수는 -### 또는 (###)로 표기합니다.