항목 예산은 기업, 기업가 및 가구주가 사용 가능한 자금, 수익 및 비용을 유형별로 추적하고 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 회계 도구는 동일한 지출 유형 간의 연간 차이를 반영하거나 단일 연도의 예산과 비용 간의 차이를 반영하도록 만들 수 있습니다. 회계 도구를 사용하여 발생 또는 예상 비용을 계산하고 모니터링할 수도 있습니다.
Microsoft Excel과 같은 소프트웨어 프로그램을 사용하여 새 스프레드시트를 엽니다. 스프레드시트 상단에 필드 제목을 입력합니다. 필드의 A 열과 1행(A1)에 "비용 유형"을 입력합니다. B1 필드에 "현재 지출"을 입력합니다. C1 필드에 "이전 연도 지출"을 입력합니다. D1 필드에 "현재 연도 예산"을 입력합니다. E1 필드에 "현재 연도의 남은 지출"을 입력하고 F1 필드에 "현재 연도 대 전년도"를 입력합니다.
"비용 유형" 필드와 별도의 행에 해당 연도에 지출할 것으로 예상되는 각 유형의 비용을 나열하십시오. 일반적인 항목 비용 유형에는 "급여", "기타 급여 비용"(세금 및 건강 보험 지불 포함), "여행 및 접대", "사무용품", "교육", "마케팅 및 판촉"이 있습니다. 항목을 A열과 2행(A2)에서 시작하여 A7까지 또는 비용이 발생하는 개별 항목의 수에 따라 별도의 행에 하나씩 나열하십시오.
한계를 정의합니다. D1, "현재 연도 예산" 필드로 이동합니다. 필드 D2부터 이 열을 각 "비용 유형"에 대해 허용된 최대 지출로 채웁니다. 예를 들어, "급여" 비용 유형의 경우 연간 소득이 $50,000인 직원 3명의 경우 총 예산은 $150,000입니다. 스프레드시트 열로 이동하여 각 항목 비용 유형에 대한 총 연도 예산을 입력합니다.
전년도 지출을 기입하십시오. 탭으로 이동하여 C1, "이전 연도 지출" 필드로 이동합니다. 이 열 아래에 C2 필드에서 시작하여 전년도에 대해 각 비용 유형에 지출한 총 금액을 기입하십시오.
매월 초에 각 항목 비용 유형에 지출한 정확한 금액을 입력합니다. 연중 내내 다양한 비용 유형에 대해 필드 B2에서 시작하여 총 현재 지출을 업데이트합니다. 예를 들어, 1월의 "급여" 비용 유형에 대해 $12,500를 채웁니다. 1월에 복사 용지에 $150, 우표에 $75, 프린터 토너에 $280를 지출했다면 "사무용품"에 대한 현재 총 지출은 $505가 됩니다.
설정된 예산에 대한 현재 지출을 모니터링합니다. "연도의 남은 지출" 아래 필드 E2에 수식을 작성하여 "현재 연도 예산" 필드 D2에서 "현재 지출" 필드 B2를 자동으로 뺍니다. Microsoft Excel을 사용하여 예산 스프레드시트를 만드는 경우 수식은 "=D2-B2"와 같습니다. 스프레드시트의 모든 비용 유형에 대한 공식을 채울 때까지 이 공식을 복사하여 E열 아래에 붙여넣습니다.
F2 필드 "당년 지출 대 전년도 지출"에 수식을 만들어 전년도 예산을 얼마나 잘 관리했는지(필드 C2)와 비교하여 현재 연도 예산(필드 B2)을 관리하고 있는지 추적합니다. Microsoft Excel을 사용하는 경우 수식은 "=C2-B2"와 같습니다. 스프레드시트의 모든 비용 유형에 대한 공식을 채울 때까지 이 공식을 복사하여 F열에 붙여넣습니다.