소규모 비즈니스에서 조직화하는 것이 얼마나 중요합니까? Office Depot의 최근 연구에 따르면 대다수의 소기업 소유자(83%)는 조직화된 사무실이 비즈니스를 성공적으로 운영하는 데 중요한 부분이라고 생각합니다. 실제로, 거의 3분의 2(63%)가 사무실을 조직화할수록 비즈니스 수익성이 더 높아진다고 생각합니다.
특히 소기업 소유자들은 마감일을 지키고 정보를 신속하게 찾는 데 조직이 필수적이라고 말합니다. 개인적으로 조직화는 항상 저에게 다소 어려운 일이었지만 저는 항상 개선하려고 노력하고 있습니다.
조직이 귀하에게 의미하는 바가 무엇인지 이해하는 것이 중요하며 이는 개인마다 다를 수 있습니다. 예를 들어, 제 동료 한 명이 쌓여 있는 종이 더미와 넘쳐나는 책꽂이와 포스트잇 메모로 둘러싸여 일하고 있습니다. 대부분의 사람들에게 그것은 완전한 혼란처럼 보일 수 있지만 그녀는 모든 "난장판" 중에서 자신에게 필요한 것을 즉시 찾을 수 있습니다. 나는 그렇게 극단적이지는 않지만, 현재 작업 중인 프로젝트가 책상 서랍에 보관되기보다 주변에 눈에 잘 띄게 쌓여 있을 때 더 잘 작동합니다. 반면에 책상이 수술대만큼 깨끗하지 않으면 아무 것도 할 수 없는 일부 사업주를 알고 있습니다. 각자에게! 핵심은 자신이 가장 잘 일하는 방법을 알고 자신에게 맞지 않는 시스템을 강요하지 않는 것입니다.
어떤 조직적 문제가 귀하의 비즈니스를 가장 방해하고 있습니까? 소규모 사업자로서 우리에게 주어진 시간은 제한되어 있으므로 사무실의 모든 평방인치를 정리하려고 하는 것이 아니라 가장 큰 차이를 만들 수 있는 것에 초점을 맞추는 것이 중요합니다. 계약서나 제안서와 같은 중요한 문서가 가장 필요할 때 손을 대는 데 문제가 있습니까? 아니면 문제가 시간 관리 문제에 더 가깝습니까? 예를 들어 일정이 정리되지 않아 약속을 이중으로 예약하거나 고객 회의에 참석하지 못합니까? 비즈니스를 보다 원활하게 운영하는 데 가장 중요한 것이 무엇인지 파악하고 조직화 노력을 목표로 삼으십시오.
성취하고자 하는 것에 대한 계획을 세웠다면 거기에 도달하는 데 필요한 도구를 비축하십시오. Office Depot 설문 조사에서 기업가들은 파일 폴더가 가장 많이 사용되는 정리 도구(85%)이고 선반과 서랍(69%), 달력(68%), 보관 용기(64%), 스티커 메모(61%)가 그 뒤를 잇는다고 말했습니다. . 올바른 정리 액세서리를 사용하면 물건을 정리하는 데 도움이 됩니다. 쇼핑하기 전에 계획을 세우면 필요하지 않은 것을 구매하지 않게 됩니다.
오늘날 디지털 방식으로 정리할 수 있는 옵션이 너무 많아 종이 한 장을 인쇄하거나 정리하거나 보관하지 않고도 사무실을 정리할 수 있습니다. 디지털 접근 방식이 모든 사람에게 효과가 있는 것은 아니지만 귀하에게 효과가 있다면 좋습니다! 당신은 나무와 공간을 절약하고 있습니다. 이러한 이점 외에도 중요한 정보를 디지털화하면 항상 사본을 사용할 수 있습니다. 클라우드 및/또는 백업 드라이브에 저장하기만 하면 어디에 있든, 재해가 발생하더라도(예:파일 캐비닛을 파괴하는 화재) 중요한 데이터에 액세스할 수 있습니다. 직원 기록, 세금 기록, 계약서 등과 같은 중요한 문서를 스캔하기 위해 좋은 스캐너를 구입하면 인생이 정말 바뀔 수 있습니다. 물론 클라우드에서 정보를 찾을 수 있도록 하려면 파일 이름 지정 시스템을 만들고 모든 것을 저장할 디지털 폴더를 설정해야 합니다.
당신이 천성적으로 깔끔하지 않다면 당신의 사업을 조직하는 것이 압도적으로 보일 수 있습니다. 직원에게 도움을 요청하십시오(예:직원이 시간이 없는 스캔 및 기타 실행 요소를 처리할 수 있음). 직원이 제공할 수 있는 것보다 더 많은 도움이 필요하십니까? 사업주를 전문으로 하는 전문 주최자를 고용하는 것을 고려하십시오. 그들은 당신에게 필요하지 않은 것을 제거하고, 당신에게 필요한 것을 결정하고, 당신에게 의미 있는 방식으로 나머지를 정리함으로써 올바른 발판을 시작하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
비즈니스를 정리하는 것은 기분 좋은 일이지만 다른 모든 유형의 변화와 마찬가지로 이전의 (그리고 나쁜) 습관으로 돌아가기 쉽습니다. 이를 피하려면 매주 30분 정도 시간을 내어 사무실을 정리하십시오. 저는 금요일 오후에 이 일을 하는 것을 좋아해서 한 주를 기분 좋게 마무리하고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 정기적으로 약간의 정리를 하면 큰 노력을 들이지 않고도 모양을 유지할 수 있고 정리를 유지하는 것이 그렇게 부담스러워 보이지 않을 것입니다.
더 나은 비즈니스 구성을 위한 더 많은 아이디어가 필요하십니까? SCORE의 비즈니스 멘토는 올바른 제품 선택부터 사무실 디지털화 및 업무 효율화에 이르기까지 모든 것을 도울 수 있습니다. 자세히 알아보려면 www.score.org를 방문하십시오.