직원들이 너무 산만하여 작업을 완료하지 못합니까? 많은 직원들이 사무실에 있을 때보다 집에서 일할 때 더 생산적이라고 말합니다. 그렇게 느끼셨다면 그만한 이유가 있을 것입니다.
업무 환경에서 가장 중요한 자질이 무엇이냐는 질문에는 방해받지 않고 업무에 집중할 수 있는 능력이 1위를 차지했습니다. 실제로 직원들은 사무실, 육아 보조금 또는 직장에서 무료 음식을 갖는 것보다 집중할 수 있는 것에 더 관심이 있습니다. 즉, 설문조사에서 알 수 있듯이 "빈백 의자와 무료 부리또"에 관한 것이 아닙니다.
소음 수준
개방형 사무실은 오늘날의 협업 작업에 대한 강조와 잘 어울리며 협업할 수 있다는 것은 직원들이 중요하게 생각하는 것 중 하나입니다. 그러나 열린 공간은 소음이 날 수 있습니다. 특히 소규모 비즈니스에서 공간을 절약하려고 할 때 직원들이 서로 가까이 붙어 있는 경우에는 더욱 그렇습니다. 직원의 주의를 산만하게 하는 것 외에도 소음은 통화의 양쪽에 있는 사람들이 듣기에 부담을 느끼기 때문에 고객이나 클라이언트와 전화 통화를 더 어렵게 만들 수 있습니다. 배경 소음을 걸러내는 것은 정신적으로 피곤하고 직원의 생산성을 떨어뜨립니다. 다소 놀랍게도, 밀레니얼 세대 직원은 다른 연령대보다 소음에 주의를 산만하게 하고 다른 인구 통계보다 더 성가시게 여길 가능성이 더 큽니다.
해결책: 소음을 최소화하기 위한 조치를 취하십시오. 단단한 바닥에 카펫을 깔거나 깔개를 깔면 소음을 흡수하는 데 도움이 되며 창문 덮개, 식물, 흡음 천장 타일, 심지어 벽 장식도 마찬가지입니다. 기본적으로 해당 위치의 표면이 더 단단할수록 더 시끄럽습니다. 부드러운 요소를 추가하면 소음 수준이 낮아집니다. 또한 직원들이 다른 사람을 방해하지 않고 회의를 열 수 있는 조용한 공간을 제공해야 합니다. 영업사원이나 고객상담원 등 상시 전화를 받아야 하는 직원은 조용해야 하는 사람과 떨어진 공간에 집중해야 합니다. 소음 제거 헤드폰, 백색 소음 기계 또는 스마트폰 앱, 심지어 귀마개도 도움이 될 수 있습니다.
기술 도구
기술이 어떤 면에서는 우리의 일을 훨씬 더 쉽게 만들었지만 연구는 아직 갈 길이 멀다는 것을 발견했습니다. 설문 조사에 참여한 직원의 38%만이 업무를 수행하는 데 필요한 모든 도구를 갖추고 있다고 답했으며, 36%만이 사무실 밖에서 사용하는 장치가 직장 기술과 원활하게 작동한다고 말했습니다. 이것은 산만함에 대한 좌절감을 더합니다. 직원들은 사무실이 너무 시끄럽기 때문에 커피숍이나 집에서 일을 하려고 하지만 다른 곳에서는 효과적으로 일할 수 있는 도구가 부족하다는 것을 알게 될 수 있습니다.
해결책: 직원들이 어디에서나 업무를 수행하는 데 필요한 적절한 기술 도구를 보유하고 있는지 확인하십시오. 예를 들어 직원이 원격으로 일하거나 출장이 잦은 경우 이동 중에 사용할 수 있는 기술을 제공합니다. 많은 직원이 자신의 장치를 사용하는 것을 선호하는 경우 여러 플랫폼 또는 대부분의 직원이 사용하는 플랫폼에서 작동하는 앱을 찾으십시오. 이렇게 하면 팀이 사무실, 가정 및 이동 중에 사용하는 모든 장치가 원활하게 통합되어 생산성이 향상됩니다.
지속적인 연결
장치와 기술을 통한 지속적인 연결은 주의를 산만하게 만드는 또 다른 요소입니다. 상급 직원은 지속적으로 "켜져" 있어야 한다는 압박감을 더 많이 느낄 가능성이 높습니다.
해결책: 연결 제한을 설정합니다. 모든 의사 소통을 전자 장치로 수행하기보다 실제로 일어나서 서로 이야기하십시오. 직원들이 응답과 관련하여 직원에게 기대되는 것과 기대하지 않는 것이 무엇인지 알도록 하십시오. 팀이 주말에 이메일에 응답할 것으로 예상하지 않는다면 그렇게 말하십시오! 그 때가 당신이 이메일을 샅샅이 뒤질 수 있는 유일한 시간일 수 있지만 그들은 응답해야 한다는 압박감을 느낄 수 있습니다. 일부 회사는 이메일 없는 날을 시도하거나 금요일 오후에 이메일을 제거합니다. 다른 사람들은 오전 7시 이전 또는 오후 8시 이후에 이메일을 보내지 않는 것과 같은 규칙을 설정합니다. 무엇이 귀하와 귀하의 직원에게 효과가 있는지 확인하십시오.
방해 요소를 제거하여 생산성을 개선하는 방법의 핵심은 팀의 요구 사항, 기대치 및 두 가지가 충족될 수 있는 방법에 대해 팀과 명확하게 소통하는 것입니다.
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