불가피하다. 당신의 사업은 바쁘고, 압도당하고, 그리고 다음과 같은 일이 발생합니다. 당신은 실수를 합니다. 잘못된 고객에게 이메일을 보내거나, 주문 배송 날짜를 어기거나, 소모품이 떨어지기 전에 추가 구매를 잊습니다.
기껏해야 이러한 실수는 당혹스러울 수 있습니다. 최악의 경우 성장에 필요한 이익을 얻는 것이 지연됩니다.
그러나 약간의 비판적 사고를 통해 비즈니스를 보다 원활하게 운영하는 데 도움이 되는 시스템을 설계하고 구현할 수 있습니다. 1인 기업가라면 이러한 전략을 사용하여 조직화할 수도 있습니다.
동일한 이메일 문의에 계속해서 답변하고 계십니까? 비슷한 응답을 보내는 경향이 있는 경우 이메일 응답 템플릿을 만들고 저장하면 화면 시간을 많이 절약할 수 있습니다. Gmail을 사용하는 경우 설정의 실험실 탭에 있는 '미리 준비된 답변'을 사용하여 준비합니다.
미리 준비된 답변은 이메일 작성자를 대신하지 않습니다. 대신 보내는 각 응답에 대해 사용자 지정할 수 있는 미리 작성된 이메일이라고 생각하십시오.
보내야 할 응답 유형을 예상하여 바쁜 하루의 소중한 순간을 저장하는 이메일 템플릿 세트를 준비할 수 있습니다. 더 좋은 점:직원을 고용하거나 받은 편지함을 길들이는 데 도움이 되는 가상 비서를 고용하는 경우 직원도 이러한 미리 작성된 이메일을 사용하여 귀하를 대신하여 응답을 공식화할 수 있습니다.
물론, 새로운 직원과 함께 앉아서 작업을 완료하는 방법을 단계별로 보여줄 수도 있습니다. 그러나 질문이 있는 경우 다시 참조할 수 있는 문서가 있습니까? 방금 가르친 직원이 이직한 후 다음 직원에게 전달할 수 있는 것이 있습니까?
필수 작업을 완료하기 위한 프로세스를 문서화하면 팀 교육과 직원 중 누군가가 어떤 이유로 사무실에 없을 때 시간을 절약할 수 있습니다. 역할을 다루는 방법을 찾기 위해 분주하게 움직이는 대신 프로세스 가이드는 직원 질문이 발생하기 전에 답변할 수 있습니다.
지침 가이드는 기술과 팀이 발전함에 따라 지속적으로 업데이트할 수 있는 편집 가능한 공유 문서(Google 문서 또는 Dropbox 파일을 생각해 보세요)로 저장하는 것이 가장 좋습니다. 직원이 적절하다고 생각되는 경우 이러한 문서를 업데이트하도록 권장하십시오.
클로징 매니저에게 불을 끄고 문을 잠그기 전에 완료해야 할 작업을 항상 상기시키고 있습니까? 모든 것을 기억하려고 하지 마세요, 팀을 위한 체크리스트를 만들기 시작합니다. 일일 할일 항목, 보안 조치, 소셜 미디어 모니터링 또는 기억해야 할 세부 사항이 많이 포함된 기타 작업에 대한 체크리스트가 될 수 있습니다.
매일 또는 각 교대 근무 중에 승인할 수 있는 복제 가능한 체크리스트를 작성하면 책임감을 개발하는 데 도움이 될 수 있습니다.
청구 마감일 또는 주문 마감일을 다시는 잊지 마십시오. 중요한 비즈니스 날짜의 달력을 만들고 이메일 시스템에 연결하십시오. 마감일이나 회의 날짜 전에 충분한 시간을 두고 이메일을 통해 캘린더 알림을 전달하도록 설정하세요. 날짜, 시간, 위치 또는 가져와야 할 물건에 대해 쓴 메모에 의존하지 마십시오. 이 모든 것을 한 곳에 모아 캘린더에 맡기세요.
청구 기한 또는 주문 마감과 같은 기한이 반복됩니까? 매달 세부 사항을 작성하는 것보다 이러한 날짜를 미리 예상하십시오. 많은 캘린더 응용 프로그램을 사용하면 매주, 매월 또는 매년 일정을 쉽게 반복할 수 있습니다.
정리되지 않은 느낌? 소규모 비즈니스에서 동일한 작은 작업을 수행하는 데 시간을 덜 보내고 싶습니까? 시스템 개선 방법에 대한 조언은 SCORE 멘토에게 문의하세요.