"매출원가 노동력이 미친 것 같다. 나는 우리가 이번 달에 가게 노동에 그렇게 많은 돈을 지불하지 않았다는 것을 압니다. 그 숫자에 무엇이 들어가는지 자세히 보여주시겠습니까?”
“Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello 등 현재 셀 수 없을 정도로 많은 구독을 보유하고 있으며 매달 새로운 구독을 신청하고 있습니다! 이에 대한 총 월별 지출을 보여 주시겠습니까?”
“저희 예산에 맞는 손익계산서를 보고 싶습니다. 여행을 가세요. 우리 예산에서는 숙박, 항공료, 지상 교통 등으로 나뉩니다. 손익계산서를 보면 하나의 숫자인 여행만 볼 수 있습니다. 예산 초과를 보여줍니다. 세부 사항을 보고 싶기 때문에 그 이유를 알고 있습니다.”
“이 모든 세부 사항은 훌륭하지만 제가 정말로 원하는 것은 우리의 판매, 총 마진, 그리고 대략 10가지 범주의 간접비(회계 부서, 영업 부서 등)를 모두 보여주는 한 페이지 보고서입니다. 깔끔한 요약입니다.”
이것은 재무 회의를 몇 번 경험한 사람이라면 누구나 겪을 수 있는 익숙한 감정입니다. 토론이 흐르고 필연적으로 누군가 "우리가 볼 수 있다면 좋을텐데..."라고 말하는 CFO는 화난 얼굴을 하고 메모장에 요청을 적습니다. “내가 할 수 있는 일을 해보겠다”고 그들은 무뚝뚝하게 말합니다.
사실, 그들은 아마도 어디서부터 시작해야 할지 잘 모를 것입니다.
재무 보고서가 경영진의 기대에 미치지 못하는 것은 매우 일반적입니다. 이에 대한 두 가지 이유를 제안합니다.
계정과목표를 올바르게 재부팅하면 두 문제가 모두 해결됩니다. 고맙게도 전체 규모의 재부팅에도 천문학적인 시간이나 에너지가 필요하지 않습니다. 사실, 저는 귀하의 조직에서 재무 보고 수준을 한 단계 높일 수 있는 가장 훌륭하고 효과적인 방법이라고 제안합니다. .
최근에 저는 기술 회사 소유자가 재무 보고를 개선하는 것을 돕고 있었습니다. "계정과목표를 열어라." 내가 그에게 말했다.
"나는 그것을 본 적이 없다고 생각합니다."라고 그는 우리가 그의 계정을 살펴보았을 때 말했습니다. 그의 판매 송장 라인이 모두 계정과목표의 단일 판매 계정으로 흐르도록 구성되어 있는 방법을 보여주었을 때 전구가 켜지는 것을 볼 수 있었습니다. 그렇게 단순한 계정 구조로 인해 그의 재무 상태는 다섯 가지 고유한 수익원에 대한 세부 정보를 제공할 수 없었습니다.
계정과목표는 창고의 선반과 보관함의 틀과 같습니다. 데스크탑, 랩탑 및 프린터의 지속적인 스트림을 수신하는 컴퓨터 하드웨어 회사를 생각해 보십시오. 창고가 잘 정리되어 있는 경우 도착하는 Dell 노트북 배송은 특정 빈으로 전달됩니다. Dell 섹션 노트북 영역 창고의. 이렇게 하면 고객이 Dell 노트북을 주문할 때 창고 직원이 빠르고 쉽게 노트북을 찾을 수 있습니다.
창고에 쓰레기통이나 선반이 없고 데스크탑, 노트북, 프린터가 각각 하나씩 있는 세 개의 거대한 방이면 무엇이든 추적하거나 검색하는 것이 악몽이 될 것입니다.
계정은 회계 거래를 보관하는 특정 "통"입니다. 계정과목표는 단순히 모든 쓰레기통과 선반을 정리한 목록입니다. 예를 들어, 컴퓨터 회사가 위의 예에서 Dell 노트북의 판매를 기록할 때 회계사는 계정과목표의 수익 섹션으로 이동하여 판매 금액을 판매-노트북 또는 판매-노트북- 계정에 입력합니다. 회사의 계정과목표가 더 자세한 경우 Dell 노트북.
월말 재무제표(대차대조표 및 손익계산서)는 월말 개별 계정에 있는 잔액을 간단히 요약하고 그룹화합니다. 따라서 재무제표는 기본 계정과목표 구조보다 더 자세하거나 유익할 수 없습니다.
내 기술 고객은 모든 영업을 위한 하나의 큰 "방"을 가지고 있었고 빈과 선반이 없었습니다. 그의 월말 손익계산서는 그 하나의 계정보다 더 상세할 수 없습니다. 한 눈에 그는 월별 대량 수입에 기여한 수익원이 무엇인지 전혀 알 수 없었습니다.
비즈니스 소유자의 90%가 계정과목표를 한 번도 본 적이 없다고 말할 수 있기 때문에 내가 비판적이라고 말하기는 어렵습니다. 많은 컨트롤러와 CFO조차도 관리자가 보고 싶어하는 재무 정보를 쉽고 명확하게 생성하는 강력한 계정과목표를 구성하는 방법에 약합니다. .
회계 소프트웨어 회사는 부분적으로 이것에 대한 책임이 있습니다. 그들은 대부분의 사람들(특히 초급 제공자)이 양질의 계정과목표를 설정하는 데 어려움을 겪을 것이라는 것을 알고 있습니다. 이를 수정하기 위해 자동화 설정 부분을 수행하고 사전 제작된 계정과목표를 소프트웨어에 구축합니다.
불행히도 미리 제작된 계정과목표를 사용하는 것은 만능의 콘크리트 기초 위에 꿈의 집을 짓는 것과 같습니다. 그 집은 꿈과 매우 다르고 기능도 그다지 좋지 않을 것입니다.
계정과목표를 재부팅할 때 고려해야 할 세 가지 측면이 있습니다.
다음은 이러한 각 사항을 해결하고 계정과목표를 대폭 강화하여 회사에 필요한 재무적 가시성을 확보하기 위해 취해야 할 단계입니다.
대부분의 중소기업은 처음에 세무사에 맞게 회계를 설정합니다. 회사가 성장함에 따라 은행, 투자자 및 채권 회사와 같은 기관에 GAAP 기반 재무가 필요합니다. 종종 GAAP 기반 재무가 진행의 끝입니다.
그러나 다른 수준이 있습니다. 그 수준은 관리 회계이며 여기에서 보고 싶은 정보로 재무 보고서를 작성합니다. . 세금 및 감사 CPA는 어쨌든 목적에 맞게 보고서를 조정하므로 계속해서 완전한 휴식을 취하십시오. 새로운 목표는 귀하 일년 내내 운영해야 합니다.
일부 회계사는 GAAP 지향 계정과목표를 고수하고 맞춤형 보고서를 통해 관리 지향 재무를 생성할 것을 권장합니다. 이 사용자 정의 보고서는 재무제표 레이아웃 관리에서 찾고 있는 것을 얻기 위해 계정과목표의 다양한 섹션에서 숫자를 엮습니다.
이 접근 방식은 사용자 지정 보고 기능이 있는 한 작동할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 세금 및 감사 CPA에는 관리 중심 계정과목표를 해당 형식으로 쉽게 변환할 수 있는 맞춤형 보고 소프트웨어가 있습니다. 필요한 특별 계정을 개조된 차트 계정에 통합하여 쉽게 만들 수 있도록 하십시오.
매출총이익은 매출에서 직접비용을 뺀 이익이다. "직접 비용"이란 무엇입니까? 그것이 큰 질문입니다. 모든 사람은 직접 노동과 직접 자재가 항상 직접 비용이라는 데 동의합니다. 그 외에 정의는 임의적입니다.
예를 들어, GAAP에서는 장비 감가상각과 같은 고정 비용이 제조업체의 직접 비용이 됩니다. 그러나 관리 중심의 환경에서는 고정 비용이 매출 변동으로 인해 왜곡되는 것을 방지하기 위해 매출 총이익에서 제외되는 경우가 많습니다.
예를 들어 감가상각비가 월 $50이고 판매액이 월 $500인 경우 감가상각은 판매액의 10%입니다. 한 달에 매출이 $1,000로 급증하면 감가상각비는 여전히 $50이며 현재 매출의 5%에 불과합니다. 이러한 상황에서 생산 효율성이나 더 나은 추정이 아닌 판매가 총 마진을 변경했습니다. 이는 특히 생산 감독자가 마진 측정 기준으로 보상을 받는 경우 오해의 소지가 있습니다.
여기에 제안 사항이 있습니다. 관리 재무 제표의 직접 비용은 견적 또는 가격 계산에 고려하는 비용과 동일해야 합니다. 작업을 입찰하거나 가격을 책정할 때 직접 노동 및 직접 자재만 고려한다면 월별 재정에 표시되는 유일한 직접 비용이어야 합니다. 그렇게 하면 견적에서 목표로 하는 총 마진을 달성하고 있는지 한 눈에 확인할 수 있습니다.
또는 견적에 감가상각 및 공급과 같은 간접 항목을 포함하는 경우 재무 보고서의 총 마진 계산에 포함해야 합니다. 이렇게 하려면 아래 3번 항목을 자세히 살펴보세요.
모든 회사가 총 마진을 활용하는 것은 아닙니다. 광고, 농업 또는 컨설팅과 같은 특정 산업에서는 대부분의 비용이 광범위한 운영 비용 범주에서 함께 실행됩니다. 이러한 환경에서는 직접/간접 비용과 운영 비용을 구분할 필요가 없을 수 있으며 재정에 총 마진이 없을 것입니다.
간접 비용은 판매와 직접 관련되지만 특정 제품이나 작업으로 직접 추적할 수 없는 간접비입니다. 예로는 공장 감독자 급여, 부수적 공급품(예:테이프, 접착제, 나사), 기계 수리, 상점 건물 보험 등이 있습니다. 세금 준비 비용, 마케팅 및 법률 비용과 같은 비용은 간접 비용이 아니라 운영 또는 일반/관리 비용.
대부분의 회사는 노동 시간과 같은 지표를 선택하고 한 달 또는 일년 동안 이러한 간접 비용을 "소모"하는 노동 시간당 비율을 추정합니다. 예를 들어, 지난 달에 $1,000의 제조 공급품과 $1,000의 상점 수리 비용이 있는 단순 제조업체가 총 $2,000의 간접 비용을 지출했다고 가정해 보겠습니다. 생산직 근로자는 그 달에 200시간을 일했습니다. 이를 기반으로 회사는 시간당 $10(총 비용 $2,000/작업 시간 200)의 비율로 향후 프로젝트에 간접 비용을 할당하기로 결정합니다.
노동 비용의 각 시간이 시스템에 전기될 때 시간당 $10의 추정 간접 비용도 자동으로 전기됩니다. 근로자가 300시간 근무하는 경우 간접 비용 $3,000(300 x $10/시간)이 프로젝트 모듈과 재무제표에 게시됩니다.
이 개념은 이해가 되지만 이 항목이 재정에 영향을 미치면 혼란스러워집니다. 실제 임금 비용과 달리 $3,000은 현금으로 지급되지 않는 프로젝트 비용 항목입니다. 따라서 상쇄는 현금이 아니라 간접 비용 적용 계정에 -$3,000 항목이 됩니다.
잘 설계된 계정과목표에서 상계 계정은 일반적으로 실제 공급 및 수리 비용을 받는 계정과 그룹화됩니다. 이렇게 하면 해당 월의 실제 공급 및 수리 합계가 $2,700인 경우 간접비가 프로젝트에 과도하게 적용되었음을 한 눈에 확인할 수 있습니다(실제 $2,700에 비해 $3,000 적용).
이 요점은 프로젝트 원가계산에 대한 담론이 아니라 계정과목표가 간접비에 대한 조직의 접근 방식을 신중하게 수용해야 한다는 인식을 심어주기 위한 것입니다. 특히 접근 방식이 체계적이고 단순하지 않은 경우 재무 보고서에서 가장 혼란스러운 항목 중 하나가 될 수 있습니다.
간접 원가 계산은 프로젝트 지향 회사, 특히 제조업체 및 건설 계약자에게 적용됩니다. 소매업체 및 레스토랑과 같이 프로젝트 지향적이지 않은 회사는 일반적으로 간접 비용을 계정 구조에 통합하지 않습니다.
데이터를 조각화하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 예를 들어 식사 비용은 독립 실행형 계정일 수도 있고 마케팅, 회의 또는 여행과 같이 식사와 관련된 범주에 걸쳐 분산될 수도 있습니다.
하나의 올바른 방법은 없지만 계정과목표는 재무 최종 사용자가 보고 싶어하는 것을 반영해야 합니다. 관리 팀에서 식사 또는 기술 구독과 같은 비용을 처리하는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 그들이 관련 카테고리(예:마케팅 또는 재무)에 포함되기를 원합니까, 아니면 단독으로 보기를 원합니까?
제쳐두고, 미국 세금 규정이 적용되는 회사의 경우 Meals는 연말에 세무사에게 독립 실행형 총액을 제공하는 쉬운 방법을 원하는 예입니다. 관련 카테고리에 식사를 분산하기로 선택한 경우에도 각 카테고리 내 개별 계정에 식사를 보관하고 싶을 것입니다.
결국 계정과목표, 예산 및 관리 선호도가 모두 효과적인 회계 시스템에서 일치해야 합니다.
계좌 번호는 창고의 빈 번호와 같습니다. 5자리 기본 계정 번호가 잘 작동합니다(매우 간단한 설정의 경우 4개). 모범 사례는 자산 계정에 10000, 부채에 20000, 자본에 29000, 판매에 30000, 직접/간접 비용에 40000-50000, 운영/간접 비용에 60000-70000, 비영업 계정에 900000을 사용하는 것입니다. 이자 및 세금과 같은 것입니다.
계정 번호를 신중하게 분산하여 성장의 여지를 남겨두십시오. 예를 들어, 기본 Business Checking 계정이 10000인 경우 Payroll Checking 계정은 10100일 수 있습니다. 그 후에는 외상매출금(일반적으로 다음 자산 범주)에 대해 11000으로 건너뛸 수 있습니다. 그러면 10200, 10300 등은 미래 현금 및 당좌예금으로 남고 전체 11000 그룹은 다른 미수금 계정(예:직원 또는 회사간 미수금)으로 남게 됩니다.
수입 및 지출 계정의 경우, 동시 요약 및 상세 보고를 용이하게 하기 위해 부모-자녀 협정이 권장됩니다. 예를 들어, 세 가지 수익원을 가진 기술 회사를 상상해 보십시오. Sales의 상위 수준 계정은 30000 Sales입니다. 해당 계정에 어떤 거래도 게시되지 않습니다. 그 아래에는 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management 및 33000 Sales-Hardware와 같은 하위 계정이 있을 수 있습니다.
2~3단계 이상의 하위 계정을 사용하지 마십시오. 예를 들어, 33000 Sales-Hardware는 33100 Sales-Hardware-Computers 및 33200 Sales-Hardware-Printers로 더 세분화될 수 있습니다. 하드웨어-프린터는 33210 하드웨어-프린터-HP 및 33220 하드웨어-프린터-캐논에서 더 세분화될 수 있습니다. 그 시점에서 더 자세한 내용은 도움보다 해를 끼치고 부정확한 회계로 이어질 수 있습니다. 일반적으로 부정확한 경향이 있는 과도한 양의 세부 사항을 갖는 것보다 세부 사항을 줄이고 정확성을 유지하는 것이 좋습니다.
조직적인 우아함을 위해 숫자와 설명을 일관되게 유지하십시오. 직접 비용 계정 번호를 해당 판매 계정 번호와 정렬합니다. 예를 들어, 재판매를 위해 구입한 하드웨어 비용을 추적하기 위해 계정 번호 43000 COS-Hardware를 사용할 수 있습니다. 이는 33000 Sales-Hardware와 숫자로 정렬됩니다(하위 계정도 정렬됨). 일관성은 재무 보고서를 디자인하거나 일지를 작성할 때 유용하며 비회계사에게도 적합합니다.
이와 관련하여 일부 전문가(특히 소프트웨어 구현자 및 IT 전문가)는 계정과목표에 계정이 몇 개만 있는 대신 회계 소프트웨어의 다양한 모듈에 있는 상세 보고서를 사용할 것을 권장합니다.
예를 들어 모든 고객 송장을 하나의 판매 계정에 넣을 수 있습니다. 귀하의 재무 제표에 대한 세부 정보가 없을 것입니다. 판매 모듈로 이동하여 판매 범주별 판매 또는 고객별 판매와 같은 송장 보고서를 실행하여 세부 정보를 얻을 수 있습니다. 어떤 수준에서 이것은 어쨌든 수행됩니다. 급여 모듈은 계정과목표가 제공하는 것 이상의 광범위한 기본 제공 보고 기능이 있는 또 다른 모듈입니다. 프로젝트 모듈은 또 다른 모듈입니다. 계정과목표의 모든 세부사항을 건너뛰고 해당 경로로 이동하는 것이 어떻습니까?
이론적으로는 훌륭하게 들리지만 실제로 재무제표는 매월 경영진이 충실하게 생성하고 검토하는 것입니다. 다양한 모듈의 상세한 보고는 종종 재무와 관련이 있는지 확인하기 위해 약간의 노력이 필요하며 그 때문에(및 기타 이유로) 일관되게 완료되지 않습니다. 계정과목표에 일정 수준의 세부사항을 작성하는 것은 핵심 정보가 항상 경영진에게 공개되도록 하는 실용적인 방법입니다.
좋은 월말 재무 보고서는 비현금 일지 항목으로 정확하게 작성됩니다. 예를 들어, 10월 18일부터 31일까지 벌어들인 임금이 11월 7일에 지급되는 경우 11월 7일의 현금 지출을 10월 31일로 이동하여 10월 재무를 정확하게 작성하기 위해 분개를 게시해야 합니다.
분개 금액이 일반 급여 계정과 혼합되면 급여 비용 중 현금 지급과 관련하여 얼마인지, 얼마가 발생했는지 확인하기 어려울 수 있습니다. 진행 중인 작업(WIP) 값을 조정하는 복잡한 분개 항목이나 여러 달에 걸친 프로젝트를 진행하는 회사의 청구 항목 초과/미달 항목의 경우에도 마찬가지입니다.
이러한 항목을 별도의 계정으로 유입하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 상위 계정 45000 직접 노무 및 3개의 하위 계정(45100 생산 노무, 45200 미지급 노무 변경 및 45300 WIP 노무 변경)이 있을 수 있습니다. 세분성 덕분에 그 달에 현금으로 지급된 임금만 생각하는 경향이 있는 경영진에게 총 합산 노동 금액을 쉽게 설명할 수 있습니다.
강력한 계정과목표의 장점 중 하나는 초급 회계 소프트웨어의 유효 수명을 연장할 수 있다는 것입니다. 재무 보고에 대한 불만은 계정과목표를 리모델링하여 해결할 수 있는 경우가 많습니다. , 새 소프트웨어로 마이그레이션하는 매우 고통스러운 과정을 거치지 않고 .
그런 다음 핵심 단계는 계정과목표를 구성하여 소프트웨어의 기능을 최대화하는 것입니다. Microsoft Dynamics NAV와 같은 플랫폼은 기본 계정 번호와 태그("차원")만 사용하여 각 비용을 특정 위치 또는 부서로 코딩합니다. Vista by Viewpoint와 같은 플랫폼은 계정 세그먼트를 활용합니다. 계정 40000.01.02는 Boston 위치(01)에 있는 Concrete Division(02)에 대한 Direct Materials(40000)일 수 있습니다. QuickBooks와 Xero는 또 다른 방식으로 이를 수행합니다. 소프트웨어와 함께 작동하도록 계정 구조를 기꺼이 수정하십시오. 그 반대가 아닙니다.
재무 보고와 계정과목표는 불가분의 관계에 있으므로 계정과목표를 수정하거나 설정할 때 소프트웨어의 재무 보고 기능을 고려하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 소프트웨어에서 재무제표의 계정 순서를 재정렬할 수 없는 경우 계정과목표를 어떻게 정렬하는지가 매우 중요합니다.
계정과목표 기능은 아마도 회계 소프트웨어 및 재무 보고의 가장 중요한 속성일 것입니다. 강력한 COA 기능을 갖춘 엔트리 레벨 소프트웨어는 수년 동안 작동하도록 만들 수 있습니다. 그 반대도 마찬가지입니다.
나는 최근에 회계 기록(회사 자체가 아닌 기록)을 두 개의 개별 "회사"로 분할하여 그들이 간절히 원하는 보고 명확성을 얻을 수 있도록 하기 직전에 천만 달러 규모의 맞춤형 제조/소매 회사와 상담했습니다. 그들의 계정과목표를 전략적으로 조정하고 소프트웨어의 보고 기능을 더 잘 활용함으로써 우리는 그들이 고비용의 재앙이 되었을 가능성이 있는 일에 착수하지 않고도 필요한 재정적 가시성을 얻을 수 있었습니다.
효과적인 계정 코드집 구조는 직간접적으로 거의 모든 재무 보고를 주도합니다. 그러나 많은 조직에서 이 기본 개념을 무시하고 기대에 부응하지 못하고 절뚝거립니다.
일부 기본적인 문제와 달리 계정과목표는 상대적으로 빠르게 최적화될 수 있습니다. . 잘 수행된 리모델링은 일반적으로 한 달 이내에 구현될 수 있으며 재무 보고에 즉시 눈에 띄는 영향을 미칩니다.
대부분의 회사(및 CFO)는 계정과목표를 10년에 한 번만 설정하기 때문에 아웃소싱하기에 이상적인 프로젝트가 될 수 있습니다. 조직을 다음 단계로 끌어올리는 이 간단하지만 믿을 수 없을 정도로 영향력 있는 단계를 수행하는 데 도움이 필요하면 Toptal에 문의하십시오.