잘 생각한 비즈니스 연속성 전략은 기업이 위기 이후 생존할 뿐만 아니라 번창하도록 도울 수 있습니다. 운영 비즈니스 연속성은 더 이상 그냥 지나칠 수 있는 문제가 아니라 진지하게 논의할 가치가 있는 주제입니다. FEMA(Federal Emergency Management Agency)에 따르면 재해 발생 후 약 40%의 기업이 다시 문을 열지 않습니다.
다음은 다음 위기로부터 회사를 보호하기 위해 취할 수 있는 5가지 단계입니다.
운영 비즈니스 연속성 계획 수립
운영 비즈니스 연속성 계획을 개발하기 전에 또 다른 위기가 발생할 때까지 기다리지 마십시오. 계획을 세우면 위기가 진정되었을 때 작업 프로세스로 효율적으로 복귀할 수 있습니다. 또한 재해 발생 시 피해를 처리하는 방법에 대한 지침을 제공합니다.
조직에서 이러한 계획을 단독으로 구현할 수 있지만 외부 관점과 성공적인 비즈니스 연속성 계획이 어떻게 결실을 맺는지에 대한 풍부한 경험을 갖춘 전략 컨설턴트를 고용하는 것이 종종 도움이 됩니다.
그러한 계획을 갖춘 기업은 비상 계획이 없는 기업보다 더 탄력적이며 내 경험에 따르면 회복할 가능성이 더 큽니다. 또한 경쟁사보다 빠르게 재등장하는 경향이 있습니다.
그렇다면 운영 비즈니스 연속성 계획을 세우는 데 무엇이 관련되어 있습니까? 포괄적인 비상 계획 프로그램은 세 가지 요소로 정의됩니다.
- 긴급 대응
- 위기 관리
- 사업 회복 및 재개
이 계획의 구조에는 다음 5가지 핵심 단계가 포함되어야 합니다.
- 제안된 계획의 범위 설정
이 단계에서 주요 초점은 특정 초점을 설정하고 비즈니스 연속성 계획을 구현하기 위해 작업할 위기 관리 팀, 기술 복구 팀 및 비즈니스 복구 팀을 식별하는 것입니다. 이 팀은 재해 발생 시 회사가 직원, 공급업체 및 고객과 비즈니스 운영을 가장 잘 보호할 수 있는 방법을 알아보기 위해 다양한 방법을 모색할 책임이 있습니다.
- 주요 사업 부문 정의
조직은 몇 개의 부서 또는 부문으로 구성되어 있습니까? IT, 영업, 회계, 인사, 백오피스, 프론트오피스 등 각 분야에 대한 대응 프로토콜을 개발할 수 있도록 이러한 각 부문을 정의하고 설명해야 합니다.
- 비즈니스 영향 분석(BIA) 수행
비즈니스 영향 분석(BIA)은 중요한 비즈니스 운영에 대한 잠재적 영향을 예측하기 위해 수행됩니다. 비즈니스 영향 분석은 다음 세 가지 질문을 통해 촉진할 수 있습니다.
- 조직의 핵심 운영에 중요한 우선 순위 활동은 무엇입니까?
- 이러한 우선 순위 활동을 재개하기 위해 확보해야 하는 자원은 무엇입니까? 여기에는 인벤토리, 차량 및 인력과 같은 내부 및 외부 리소스가 모두 포함됩니다.
- 비즈니스 운영 중단을 허용할 수 있는 최대 기간은 얼마입니까? 이 특정 질문은 우선 순위가 지정된 활동을 재개할 시간 프레임을 식별합니다.
이러한 질문에 대한 답을 얻은 후에는 비즈니스에 영향을 줄 수 있는 외부 위험을 평가해야 합니다. 이 작업이 완료되면 비즈니스가 직면할 수 있는 다양한 유형의 재해를 처리하는 것이 더 쉽습니다.
- 수집된 정보를 기반으로 전략 개발
이 실사 과정에서 수집한 데이터를 통해 기업이 비상 상황에 대처하고 나중에 효율적으로 운영을 재개할 수 있도록 지원하는 전략을 수립하는 것이 가능해집니다.
이것은 아마도 다른 조직의 연속성 전략에 대한 광범위한 연구와 연구가 필요하기 때문에 가장 중요한 단계 중 하나일 것입니다. 다른 비즈니스, 특히 이전의 난관을 이겨낸 비즈니스에서 참조할 수 있는 지점이 있으면 매우 중요합니다.
- 운영을 유지하기 위한 실행 가능한 연속성 계획 수립
비즈니스 연속성 계획이 수립되고 명확하게 작성되면 반드시 테스트를 거쳐야 합니다. 여기에는 추가 개선 및 계획이 필요한 비즈니스 영역을 보기 위해 연습 및 시뮬레이션된 재해 이벤트 수행이 포함됩니다.
불확실한 세상에서 비즈니스 연속성 계획은 귀하의 비즈니스와 이익을 보호하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
비즈니스 연속성 계획 테스트
시도하고 테스트한 포괄적인 비즈니스 연속성 계획은 예상치 못한 상황에 대비할 것입니다. 원격 작업을 연습하고, 다른 환경에서 작업하고, 중요한 직원 없이 작업하는 데 도움이 됩니다.
테스트를 통해 데이터 백업 복구와 같은 시스템을 확인할 수 있습니다. 또한 계획을 테스트하면 격차나 약점이 드러나고 앞으로 계획을 가장 잘 다듬고 강화하는 방법에 대한 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 마지막으로, 엄격한 테스트를 시연하면 귀하의 비즈니스가 적절한 보험에 가입하는 데 도움이 될 수 있습니다.
그렇다면 비즈니스 연속성 계획을 테스트하는 방법은 무엇입니까?
- 직원과 함께 BCP 검토
직원들에게 비즈니스 연속성 계획을 알리는 것이 중요합니다. 대부분의 BCP는 직원이 재해 발생 시 따라야 하는 프로토콜을 모르기 때문에 실패합니다. 시뮬레이션 연습의 목적을 설명하고 이것이 드릴 연습 이상의 것임을 이해하도록 합니다. 평가 과정에서 변명을 피하기 위해 그들의 역할과 책임을 명확하게 설명해야 합니다. 시뮬레이션에 파트너와 공급업체를 포함하는 것도 좋은 생각입니다.
- 계획을 테스트할 시간 결정
직원이 비즈니스 연속성 역할과 책임에 대해 간략히 설명하면 테스트를 수행할 시간을 선택할 차례입니다. 이 연습을 구현하는 팀이 결정한 사항에 따라 이 시뮬레이션은 하루에서 몇 주가 소요될 수 있습니다. 관건은 시간의 길이가 아니라 조직의 준비 정도와 직원들의 반응을 측정하는 것이다.
시뮬레이션 연습 일정을 잡기에 좋은 날은 금요일과 토요일입니다. 고위 경영진 및 직원과 단순히 테이블 탑 세션을 수행할 계획이라면 주말에 수행하는 것이 좋습니다. 그런 다음 정상적인 비즈니스 운영을 방해하지 않고 주중에 검토를 진행할 수 있습니다.
- 재난 상황 시뮬레이션
재난은 홍수, 토네이도, 허리케인, 사이버 공격, 주식 시장 폭락 또는 현재 COVID-19 발병과 같은 세계적 유행병과 같은 모든 형태로 올 수 있습니다. 이 중 하나를 선택하고 직원에게 제시할 시뮬레이션을 만듭니다. 그들은 이 훈련을 마치 실제로 일어나는 것처럼 받아들일 것으로 예상됩니다. 그들의 응답은 비즈니스 연속성 계획에 명시된 내용과 일치해야 합니다.
상황을 통제하는 데 걸린 시간을 추적합니다. 조직이 IT 시스템과 같은 중요한 기능에 대해 다른 회사에 의존하는 경우 이 시뮬레이션 실습에 포함하여 준비 상태도 측정할 수 있습니다. 얼마나 자주 전체 시뮬레이션을 수행해야 합니까? 적어도 일년에 한 번. 다양한 시나리오를 사용하여 다양한 잠재적 문제를 테스트할 수 있습니다.
- 테스트 실행 평가
테스트 기간이 끝나면 평가 세션을 위해 모두를 모으십시오. 직원들이 말하게 하십시오. 주어진 피드백을 경청하면 비즈니스 연속성 계획을 미세 조정하는 데 도움이 됩니다. 아직 다듬어야 할 영역이 전면에 표시되고 잘 작동한 전략도 강조 표시됩니다. 때로는 더 나은 결과를 위해 팀 내 다른 사람들의 책임을 바꿔야 할 수도 있습니다.
비즈니스 연속성 계획 모범 사례
우수한 비즈니스 연속성 계획을 개발하기 위한 여정은 다음 모범 사례로 보완됩니다.
- 경험이 풍부한 후원자 확보
비즈니스 연속성 계획을 세울 계획인 모든 회사는 BCP 테스트를 구축, 검토 및 지원할 수 있는 숙련된 팀과 협력하는 것이 좋습니다. 누군가가 이상적으로는 이 전체 프로세스를 담당하거나 감독해야 합니다.
- 전략적 정책 선택
전략적 정책은 결정을 안내하고 앞으로의 로드맵 역할을 할 것입니다. 직원이 숙지할 수 있도록 전체 비즈니스 연속성 계획과 함께 정책 사본을 받아야 합니다. 이상적으로는 직원들이 지속적인 교육의 일부로 받는 매뉴얼에 모든 것이 포함되어야 합니다.
- 방법론 사용
비즈니스 연속성 계획의 시작부터 테스트까지 수행하기 위해 어떤 시스템과 방법을 사용할 것입니까? 방법론은 명확하고 따르기 쉬워야 합니다. 비즈니스 연속성 계획을 평가할 감사관은 좋은 방법론을 높이 평가할 것입니다. 예를 들어, 판매를 시작하고, 거래하고, 관리하는 데 필요한 운영 프로세스를 이해하는 것은 비즈니스 중단 시 회사가 생성된 격차를 즉시 식별하고 해결할 수 있도록 문서화하는 것이 필수적입니다. 방법론은 모든 직원이 동일한 방식으로 비즈니스를 수행할 수 있도록 가능한 한 거의 확정되어야 하며 경영진은 프로세스를 보다 효율적이고 능률적으로 만들기 위해 프로세스를 개선하기 위해 항상 노력하고 있습니다.
- 정기 평가 사용
비즈니스 연속성 계획을 평가하는 유일한 방법은 신중하게 고려한 평가를 통해서입니다. 이러한 평가는 비즈니스로서의 준비도를 측정하는 방법입니다. 분기마다 한 번씩 정기적인 위험 평가를 수행하는 것이 좋습니다. 여기에 모든 직원이 참여할 필요는 없습니다. 단순히 다른 부서 또는 부서의 팀 리더를 모을 수 있습니다.
- 자주 테스트 배포
계획을 실행하거나 테스트하여 때가 되었을 때 계획이 얼마나 잘 작동할 것인지 아는 것은 배포할 수 있는 모범 사례 중 하나입니다. 재해 발생 시 직원에게 예상되는 사항에 대한 최신 정보를 제공하기 위해 다양한 시나리오를 사용하여 분기마다 최소 한 번씩 일련의 훈련을 수행하십시오.
- 보고 및 피드백 세션 예약
보고 프로토콜도 있어야 합니다. 이 프로젝트를 조정하고 실행하는 팀은 경영진에게 어떻게 보고합니까? 계획을 개발하고 테스트한 후 비상 상황에서 조직의 준비 수준을 요약한 보고서를 경영진에게 보내야 합니다.
결론
제 경험상 비즈니스 연속성 계획을 더 잘 정의하고 테스트할수록 효율적으로 복구하고 직원, 고객 및 비즈니스 운영을 보호할 가능성이 높아집니다.
조직에서 일하는 모든 사람은 비즈니스 연속성 계획과 재해 후 복구에서 자신의 역할을 알고 있어야 합니다. 아무도 면제되지 않습니다. 모든 수준에서 참여하면 비즈니스 운영의 새로운 단계로 더 빠르게 반등하고 원활하게 전환할 수 있습니다.
