중소기업이 종이 문서로 복잡합니까? 비즈니스 재정을 추적하기 위해 종이에 의존할 때 종종 시간과 자원을 낭비하게 됩니다. 효율적인 회계 절차를 위해 저희의 팁에 따라 종이 없는 사무실을 만드십시오.
종이 없는 회계는 중소기업의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 몇 가지 간단한 변경으로 사용하는 용지의 양을 줄일 수 있습니다. 종이 없는 사무실로 전환하기 위한 6단계는 다음과 같습니다.
재정 문서 사본을 두 개 이상 가지고 있는 것이 좋습니다. 하나의 문서가 손상되고 중요한 정보가 손실될 위험이 줄어듭니다. 그러나 재정 문서의 여러 종이 사본을 만드는 것은 비용이 듭니다. 그리고 회계 서류 작업에 필요한 저장 공간의 양을 두 배로 늘립니다.
두 개 이상의 종이 사본을 보관하는 대신 컴퓨터에 디지털 방식으로 문서를 백업하십시오. 문서를 전자적으로 제출하면 불필요한 서류를 저장하지 않아도 됩니다. 이것은 종이 없는 사무실의 많은 이점 중 하나입니다. 필요할 때 원하는 만큼 문서를 인쇄할 수 있습니다. 또한 고객 주문, 영수증 및 기타 문서를 스캔하여 컴퓨터에 저장합니다.
컴퓨터에 문서를 백업하는 것은 종이 없는 회계 사무소의 주요 모범 사례 중 하나입니다. 그렇게 하면 정보가 손실되지 않도록 보호하는 데 도움이 됩니다. 문서를 온라인에 저장하면 컴퓨터가 충돌할 경우 정보가 손실되는 것을 방지할 수 있습니다. 메모리 스틱이나 외장 하드 드라이브를 사용하여 회계 서류를 백업할 수도 있습니다.
아직 은행 계좌가 없다면 별도의 비즈니스 은행 계좌를 개설해야 합니다. 사업 목적으로만 사용되는 은행 계좌는 개인 자금과 사업 자금을 분리합니다. 비즈니스 계정을 개설한 후 온라인 뱅킹에 가입하십시오.
종이 없는 회계 시스템의 일부로 온라인 뱅킹을 사용하면 은행에 달려가 수표를 작성하는 시간을 줄일 수 있습니다. 온라인 뱅킹으로 청구서를 지불하고, 다른 계좌로 돈을 이체하고, 은행 명세서를 검토할 수 있습니다. 온라인 은행 계좌를 사용하면 우편으로 종이 사본을 기다릴 필요 없이 명세서에 24시간 액세스할 수 있습니다.
소기업 소유자는 모든 비즈니스 거래를 기록해야 합니다. 손으로 돈을 추적하는 경우 온라인 회계 소프트웨어로 전환하는 것이 좋습니다. 회계 소프트웨어를 사용하면 비즈니스에서 문서 작업의 양을 줄이고 시간을 절약할 수 있기 때문에 이것은 최고의 종이 없는 사무실 팁 중 하나입니다.
클라우드 회계 소프트웨어는 인터넷에 재무 정보를 저장합니다. 인터넷에 연결된 모든 기기에서 책에 액세스할 수 있습니다. 소프트웨어에 거래를 입력하면 프로그램이 자동으로 합계를 계산합니다. 소프트웨어 회사는 보안과 정확성을 보장해야 합니다.
재무제표는 진행 상황을 추적하고 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 그러나 종이 진술은 골칫거리가 될 수 있습니다. 손으로 명세서를 작성하면 시간이 걸리고 정보에 오류가 발생하기 쉽습니다.
대신 재무제표를 작성할 수 있는 소프트웨어 프로그램을 선택하십시오. 소프트웨어는 입력한 정보를 자동화하여 정확한 최종 잔액을 제공합니다. 디지털 명세서 작성으로 인한 시간 절약은 종이 없는 사무실의 장점 중 또 다른 예입니다. 명세서가 통일되어 한 달의 재정 상태를 다른 달과 쉽게 비교할 수 있습니다.
명세서의 종이 사본이 필요한 경우 인쇄할 수 있습니다. 그렇지 않으면 필요할 때를 위해 명세서가 온라인에 저장됩니다.
소프트웨어를 사용하지 않는 경우 온라인으로 응용 프로그램을 사용하거나 데스크톱에 설치하여 종이 없는 작업장을 위한 명세서를 작성할 수 있습니다. 예를 들어, Excel 스프레드시트에 명령문을 작성할 수 있습니다. 수식을 입력하면 스프레드시트가 자동으로 합계를 계산합니다. 명세서는 인쇄해야 할 때까지 디지털 방식으로 저장됩니다.
효과적인 인보이스 발행 시스템은 중소기업에 매우 중요합니다. 인보이스 지불 조건이 좋지 않아 빚을 갚는 데 시간과 돈을 낭비하고 싶지 않습니다. 디지털 인보이스를 보내는 것은 시간과 비용이 많이 드는 청구 문제에 대한 해결책이 될 수 있습니다.
인보이스를 디지털로 보내면 종이, 봉투 또는 우표를 살 필요가 없습니다. 이메일을 통해 고객에게 송장을 발행하거나 송장 발행 기능이 있는 소프트웨어 프로그램을 사용할 수 있습니다. 전자 인보이스는 일관된 인보이스 템플릿을 제공하므로 각 인보이스를 처음부터 시작할 필요가 없습니다. 고객은 우편 송장보다 전자 청구서를 더 빨리 받기 때문에 종이 없는 회계 시스템에 전자 송장을 포함하면 더 빨리 지불을 받을 수 있습니다.
중소기업에 대한 연방세를 납부해야 합니다. 세금에는 소득세, 자영업세, 판매세가 포함될 수 있습니다. 연방세를 쉽게 납부하려면 EFTPS에 등록하십시오.
EFTPS(Electronic Federal Tax Payment System)는 온라인으로 연방세를 납부할 수 있는 무료 서비스입니다. EFTPS를 사용하여 모든 연방 세금을 납부할 수 있습니다. 납세자 식별 번호, 은행 계좌 및 라우팅 번호, 이름 및 주소를 사용하여 IRS를 통해 EFTPS에 가입하십시오. 그런 다음 단계별 지침에 따라 연방 세금을 납부하십시오.
종이 없는 직장에서 소규모 비즈니스 서적을 보관할 간단한 방법이 필요하십니까? Patriot의 온라인 회계 소프트웨어 사용하기 쉽고 비 회계사를 위해 만들어졌습니다. 미국 기반의 무료 지원을 제공합니다. 지금 무료로 사용해 보세요.