강력한 기록 보관 기술? 당신은 사업을 하고 있습니다. 기록 관리 능력이 부족합니까? 단계를 높일 시간입니다. 사업 기록을 유지하는 것은 건전한 사업을 운영하고 결정을 내리고 사업 세액 공제 및 대출 자격을 갖추는 데 중요한 부분입니다.
세금을 신고하든 PPP 융자 면제를 신청하든, 조직이 얼마나 더 쉬워지는지 알 수 있습니다.
재무 기록 보관 기술을 한 단계 높이려면 다음 5가지 팁을 확인하십시오.
가장 먼저 해야 할 일... 어떤 종류의 기록을 보관해야 하며, 얼마나 오래 보관해야 합니까?
보유해야 할 비즈니스 기록이 많이 있습니다. 의심스러울 때는 후회하는 것보다 안전하고 기록을 버리거나 삭제하는 것보다 보관하는 것이 좋습니다.
다음 기록을 보관하십시오.
자, 이제 이 기록을 얼마 동안 보관해야 합니까? 음, 레코드 유형에 따라 다릅니다. IRS는 일부 기록에 대한 시간 프레임을 가지고 있는 반면 공정 노동 기준법(FLSA)은 다른 기록에 대한 기간을 설정합니다. 그리고 다른 법인(예:보험 회사)은 기록 보관 기간이 다를 수 있습니다.
요컨대, 2년에서 무기한 기간 동안 기록을 보관해야 할 수도 있습니다. 다음은 기본 기록 보관 요구 사항에 대한 간략한 설명입니다.
| 기록 | 기간 |
| 임금 계산의 근거가 되는 기록: – 타임 카드 및 조각 작업 티켓 – 급여율표 – 작업 및 시간 일정 – 임금의 추가 또는 공제 | 2년 |
| 소득세 신고 기록 | 3년 |
| 급여 기록: – 지급된 임금 – 보너스 – 혜택 계정 지불 | 3년 |
| 판매 및 구매 기록 | 3년 |
| 단체 교섭 협정 | 3년 |
| 고용세 기록 | 4년 |
| 불량 부채 공제 청구 | 7년 |
| 신고를 하지 않은 경우의 소득세 신고 기록 | 무한 |
다시 ... 의심스러운 경우 미안한 것보다 안전하고 필요한 것보다 더 오래 기록을 유지하는 것이 좋습니다. 기록 보관 기간에 대해 질문이 있는 경우 회계사, 주 또는 IRS에 문의하십시오.
혼합 자금은 혼란과 혼란스러운 기록으로 이어질 수 있습니다. 명확한 기록을 위해 개인 계좌와 별도로 비즈니스 은행 계좌를 개설하는 것이 좋습니다.
자금을 분리하면 어떤 비용과 수입이 귀하의 것이고 어떤 것이 귀하의 비즈니스인지 더 잘 추적할 수 있습니다. 이는 세금 공제 청구 및 사업 대출 또는 신용 신청과 같은 여러 가지에 필요합니다.
비즈니스 구조에 따라 별도의 비즈니스 은행 계좌를 만들어야 할 수도 있습니다. 유한 책임 회사 또는 법인으로 구성된 회사와 (DBA) 이름으로 사업을 운영하는 회사는 비즈니스를 위한 별도의 은행 계좌를 만들어야 합니다.
DBA가 없는 개인 소유 및 파트너십은 법적으로 별도의 계정을 개설할 필요가 없습니다. 그러나 계정을 분리하면 비즈니스 기록을 더 쉽게 유지할 수 있습니다.
일부 기업은 급여 계정을 만들어 자금을 추가로 분리합니다. 급여 은행 계좌에는 급여 관련 돈만 들어 있습니다. 일반 비즈니스 은행 계좌와 별개입니다. 풀 서비스 급여 시스템을 사용하지 않는 경우 급여 세금을 더 쉽게 처리할 수 있습니다.
비즈니스 기록을 보관할 때 해야 할 일 중 하나는 업무 일지를 통해 거래를 문서화하는 것입니다. 이러한 저널 항목은 소규모 비즈니스 회계 장부의 기초입니다.
간단한 것에서 복잡한 것까지 범위를 만드는 데 필요한 많은 저널 항목이 있습니다. 판매 일지를 작성하는 것부터 발생한 이자를 기록하는 것까지 숙지해야 할 사항이 많습니다.
시작하려면 분개의 기본 사항인 차변과 대변을 이해하십시오. 차변과 대변은 동일하지만 장부의 반대 항목입니다. 거래가 발생하면 한 계정은 증가하고 다른 계정은 감소합니다. 이는 차변과 대변을 통해 표시됩니다.
차변과 대변은 계정에 다르게 영향을 미칩니다. 자산 및 비용 계정은 차변으로 증가하고 대변으로 감소합니다. 부채, 자본 및 수익 계정은 대변에 의해 증가하고 차변에 의해 감소합니다.
차변 및 대변의 기본 사항을 알고 나면 자세한 기록을 위한 분개를 작성하는 단계에 있게 됩니다.
중요한 비즈니스 기록에 커피를 쏟거나 실수로 버리는 것보다 더 번거로운 일이 어디 있겠습니까? 서류 캐비넷은 기록을 안전하게 보관할 수 있지만 그 자체로는 가장 효율적인 보관 방법이 아닐 수 있습니다.
비즈니스 기록의 디지털 사본을 만드는 것을 고려하십시오. 그렇게 하면 사본이 두 개 이상 있습니다.
종이 기록을 컴퓨터로 스캔하거나 이미 디지털화된 파일을 다운로드하거나 사진을 찍어 컴퓨터에 업로드할 수도 있습니다.
그리고 훨씬 더 안정적인 기록 보관 시스템을 위해…
때로는 미루다 보면 나중에 더 많은 일을 하게 될 때가 있습니다. 업무 기록을 보관할 때도 마찬가지입니다.
나중에 돌아가서 추가할 수 있다고 생각하기 때문에 들어오고 나가는 돈 추적을 연기할 수 있습니다. 그러나 이렇게 하면 길을 헤매고 기록을 정리하는 데 더 많은 시간을 낭비할 수 있습니다.
왜 미루고 더 큰 두통으로 끝날까요?
기록 보관 프로세스를 간소화하여 작업을 간소화합니다. 강력한 회계 소프트웨어에 투자하여 비용과 수입을 쉽게 입력하고 장부를 관리하십시오.
또한 온라인 소프트웨어를 선택하면 업무 기록이 책상 위가 아닌 클라우드에 저장됩니다. 또한 회계 소프트웨어를 사용하여 신용 카드 결제 수락, 송장 생성, 은행 거래 가져오기 등의 작업을 수행할 수 있는 경우 최소한의 노력으로 기록을 한 위치에 보관할 수 있습니다.
의지할 수 있는 소프트웨어를 찾고 계십니까? Patriot의 프리미엄 회계 소프트웨어에는 송장 추적, 은행 거래 가져오기, 자금 기록 등을 수행하는 데 필요한 기능이 있습니다. 오늘 무료 평가판을 받으세요!