사업주로서 회사 운영의 정신에 휩쓸리기 쉽습니다. 이 때문에 사업 영수증, 송장 및 비용과 같은 회계 기록을 유지하는 것이 어려울 수 있습니다. 몇 가지 간단한 보관 솔루션으로 비즈니스 영수증을 정리하는 방법을 알아보세요.
물건을 팔거나 구매할 때마다 영수증을 주거나 받습니다. 고객이 회사에서 물건을 구매한 후 영수증을 제공합니다. 그리고 아이템을 구매하면 영수증을 받습니다.
예를 들어 고객이 귀하에게서 커피를 구매하는 경우 해당 품목을 구매했음을 보여주는 영수증을 제공합니다.
영수증을 정리하면 중요한 재무 문서를 정리하는 데 도움이 되는 동시에 세금 준비로 인한 공황과 스트레스를 덜 수 있습니다. 영수증 기록을 유지하면 감사 프로세스가 더 쉬워지고 회계 장부를 정확하게 유지할 수 있습니다.
소규모 비즈니스 영수증을 정리할 때 물리적으로(예:서류 캐비닛) 또는 전자적으로(예:온라인 회계 소프트웨어) 저장할 수 있습니다. 아래의 두 가지 방법으로 업무용 영수증을 보관하는 방법을 알아보세요.
종이 영수증을 보관하는 것은 어려울 수 있습니다. 서류 정리 시스템으로 조직을 유지하려면 규율을 유지하고 영수증 보관을 위한 루틴을 만들어야 합니다. 파일과 폴더를 사용하여 정리할 수 있습니다.
소규모 비즈니스에서 다음과 같은 종이 보관 전략을 활용하여 어수선함을 극복하십시오.
영수증을 받은 후 사업비 종류별로 영수증을 분리합니다. 예를 들어, 사무용품 영수증은 한 더미에, 식사 및 접대 영수증은 다른 더미에 놓으십시오.
비용을 분류하기 위해 각 영수증에 코드를 추가하는 것을 고려하십시오(예:식사의 경우 코드 125). 이렇게 하면 조직적 노력을 전자 시스템으로 확장하기로 결정한 경우 영수증을 범주별로 쉽게 나눌 수 있습니다.
영수증 정리에 도움이 되는 소모품에 투자하십시오. 폴더, 파일 및 보관 캐비닛은 영수증을 안전하게 보관하고 액세스할 수 있는 좋은 방법입니다.
폴더 레이블에 영수증 유형을 포함합니다. 예를 들어 회사 차량 관련 영수증 전용 폴더를 만들 수 있습니다.
캐비닛에 있는 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 알파벳 순서로 정리하는 것이 좋습니다.
회사에서 많은 영수증을 보관할 필요가 없다면 대신 봉투를 사용하십시오. 각 봉투에 라벨을 붙이고 더 작은 파일 시스템이나 폴더에 넣으십시오.
영수증을 폴더에 넣을 때 각 영수증을 시간 순서대로 넣으십시오. 영수증을 시간순으로 나열하면 특정 영수증을 찾아야 할 때 유용합니다.
가장 최근 영수증은 폴더 앞쪽에 보관하고 오래된 영수증은 뒤쪽에 보관하십시오.
사업 영수증을 보관하는 기간은 달라질 수 있습니다. 사업체는 감사의 경우 사업 영수증을 최소 3년 동안 보관해야 합니다. 3년 이상 영수증을 보관해도 나쁘지 않습니다. 일부 회사는 7년과 같이 더 긴 기간 동안 영수증을 보관하는 것을 선호할 수 있습니다.
연말에 파일 및 폴더를 과세 연도에서 별도의 폴더 또는 파일 캐비닛으로 이동합니다. 영수증의 출처를 표시하십시오(예:2019년 사업 영수증). 새해를 맞이하여 새 파일과 폴더를 설정하십시오.
일부 기업은 월말에 영수증 정리를 기다리고 있습니다. 나중에 하기를 기다리지 않고 영수증이 도착하는 즉시 파일을 정리하여 정리하세요.
영수증을 보관할 때 미루지 마십시오. 받는 즉시 영수증을 정리하십시오. 한 번에 모든 작업을 수행하는 데 따른 스트레스를 해소하고 최대한 체계적으로 정리할 수 있습니다.
영수증을 바로 정리하지 않더라도 한 달 이상 기다리지 않고 한 번에 조금씩 정리하려고 노력하십시오. 매일 몇 장의 영수증을 정리하면 일이 덜한 것처럼 느껴질 것입니다.
그 어느 때보다 영수증 정리를 자동화하기가 쉽습니다. 구식 파일 캐비닛을 버리고 싶다면 디지털 시스템으로 전환하는 것이 좋습니다.
영수증을 전자적으로 저장하려면 소프트웨어를 사용하거나 컴퓨터에 스캔한 영수증을 저장할 수 있습니다.
중요한 금융 정보가 손실되지 않도록 디지털 영수증을 백업해야 합니다. 아래에서 영수증을 전자적으로 저장하는 다양한 방법을 검토하십시오.
회계 또는 영수증 관리 소프트웨어를 사용하면 영수증을 업로드, 기록 및 추적할 수 있습니다.
대부분의 시스템을 사용하면 영수증을 광범위하게 정리하고 종이 보관소가 제공하지 않는 기능에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 영수증을 업로드하고 정리하기 위해 소프트웨어에 미리 알림을 추가할 수 있습니다.
디지털 시스템을 사용하려면 더 많은 돈을 투자해야 할 수도 있지만 소프트웨어를 사용하면 종이를 사용하지 않아도 됩니다. 또한 영수증을 장기간 보관하고 정리하기가 더 쉽습니다.
사업주는 디지털 폴더에 영수증을 저장하도록 선택할 수도 있습니다. 스캐너를 사용하여 종이에서 컴퓨터, 스마트폰 또는 태블릿과 같은 다른 장치로 영수증을 전송할 수 있습니다.
소프트웨어나 스캐너 비용을 지불하고 싶지 않다면 영수증 사진을 찍을 수 있습니다. 그런 다음 보관 및 정리를 위해 수동으로 컴퓨터에 업로드합니다.
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