비즈니스 소유자는 비즈니스 재정을 순조롭게 유지하기 위해 많은 문서를 처리할 책임이 있습니다. 회사에서 비즈니스 인벤토리를 처리하는 경우 인보이스와 구매 주문을 모두 처리하는 자신을 발견하게 될 것입니다.
일부 사업주는 구매 주문서와 송장이 하나라고 생각할 수 있습니다. 주의:구매 주문서와 송장은 다른 문서입니다.
구매 주문서와 인보이스에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽으십시오.
많은 사업주가 구매 주문서와 송장을 혼동합니다. 문서에는 몇 가지 유사점이 있지만 크게 다릅니다. 올바른 서류를 배포하고 있는지 확인하려면 인보이스와 구매 주문서의 차이점을 정리해야 합니다.
구매 주문서(PO)는 구매자가 주문할 때 사용하는 문서입니다. 구매자는 일반적으로 판매자나 공급업체로부터 제품을 주문할 때 PO를 사용합니다. 판매자가 PO 계약을 수락한 후 문서는 일반적으로 법적 구속력을 갖습니다.
구매 주문서는 정보로 가득 차 있습니다. 구매 주문에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.
또한 구매 주문서에는 제품 유형, 제품 수량, 각 품목의 가격 및 배송 날짜(해당되는 경우)가 나열될 수 있습니다.
동일한 제품을 자주 주문하는 충성도가 높은 고객이나 장기 고객이 있는 경우 상시 구매 주문을 사용할 수 있습니다. 상시 구매 주문을 사용하면 고객이 동일한 PO 번호를 사용하여 동일한 제품 또는 서비스를 여러 번 주문할 수 있습니다.
PO와 달리 송장은 판매자가 구매자에게 보내는 문서입니다. 송장은 구매자가 구매했거나 구매하기로 동의한 상품 및 서비스를 요약합니다. 인보이스는 고객에게 지불 기한을 알려주므로 현금 흐름을 안정적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.
인보이스는 기본적으로 고객이 제품이나 서비스를 받은 후 고객에게 보내는 청구서입니다. 고객이 바로 결제하지 않고 물건을 구매했다면 인보이스를 보내주세요.
공급업체로부터 인보이스를 받을 수도 있습니다.
송장은 구매자가 판매자에게 지불해야 하는 금액을 나타내기 위해 PO와 함께 사용됩니다. 그러나 구매 주문과 달리 인보이스는 일반적으로 법적 구속력이 없습니다.
판매자인 경우 구매 주문에 대한 인보이스를 생성할 수 있습니다. 상품 및 서비스 판매로 대금을 받거나 예상하는 기업은 인보이스를 사용해야 합니다.
일반적으로 기업은 상품이나 서비스가 배송된 후 결제 기한이 있는 송장을 보냅니다. 경우에 따라 PO에 동의한 후 인보이스를 보낼 수 있습니다.
인보이스는 일반적으로 다음과 같은 항목을 포함합니다.
각 비즈니스의 인보이스는 제공하는 항목에 따라 다를 수 있습니다. 귀하의 비즈니스 인보이스는 다른 비즈니스의 정보와 다를 수 있습니다.
소규모 기업이든 대규모 조직이든 PO와 송장을 사용하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 아래에서 몇 가지 이유를 살펴보십시오.
기업이 구매 주문을 사용하는 이유는 무엇입니까? PO를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
회사는 감사를 받을 경우에 대비하여 백업 문서가 있는지 확인하기 위해 PO를 사용할 수도 있습니다. PO는 재정적 불일치를 해결하고 감사를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
기업에서 송장을 사용하는 이유는 무엇입니까? 인보이스를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
인보이스는 구매 대상을 정확히 설명하므로 비용을 절감하거나 지출 습관을 개선해야 할 부분을 파악할 수 있습니다.
인보이스를 사용하면 결제 내역을 공식적으로 추적할 수 있습니다. 판매된 상품과 서비스, 지불한 금액, 미결제 금액을 확인할 수 있습니다.
이제 두 문서의 주요 차이점을 알았으므로 PO 및 인보이스 프로세스를 살펴보겠습니다.
많은 소규모 비즈니스의 경우 송장 및 구매 주문 프로세스가 함께 작동합니다. 절차는 구매자인지 판매자인지에 따라 다릅니다.
구매자는 판매자에 대한 구매 주문을 생성합니다. 그런 다음 판매자는 구매자에게 제품을 제공합니다. 구매자는 제품을 받은 후 판매자로부터 인보이스를 받습니다.
판매자의 프로세스는 약간 다릅니다. 구매자가 PO를 생성하면 판매자가 PO를 받습니다. 판매자가 PO를 받으면 결제를 위해 제품과 송장을 구매자에게 보냅니다.
프로세스를 이해하는 데 어려움이 있는 경우 아래 단계를 살펴보세요. 구매자를 위한 단계를 기억하려면 약어 CRR을 사용하십시오. PSS를 사용하여 판매자의 단계를 기억할 수도 있습니다.
구매자 :
판매자 :
구매 주문서 및 송장에 대한 회계는 장부를 정리하는 데 매우 중요합니다. 구매 주문 및 송장과 관련된 두 가지 주요 계정인 미수금 및 미지급금입니다.
PO를 받은 경우 아직 분개를 만들지 마십시오. 대신 제품을 배송하거나 구매자가 제품을 받을 때만 항목을 작성하십시오. 이 단계는 구매자와 설정한 이용약관에 따라 다릅니다.
구매자에게 주문을 보낸 후 미수금 계정에서 차변을 인출해야 합니다. 구매자의 지불을 받으면 미수금 계정에 입금하여 입력을 취소하십시오.
인보이스를 받으면 미지급금 계정에 크레딧을 적용합니다. 주문 비용을 지불한 후 미지급금 계정에서 출금하여 분개를 취소하십시오.
회계 장부를 가능한 한 정확하고 체계적으로 유지하려면 비즈니스 PO 및 송장의 사본을 기록에 보관하십시오. 이렇게 하면 불일치가 있는 경우 원본 문서를 빠르게 참조할 수 있습니다.
구매 주문서와 송장의 차이점에 대해 혼란스럽습니까? 아래 퀴즈를 풀고 PO와 인보이스에 대한 지식을 테스트하십시오(속임수 없음).
1. 누가 구매 주문서를 작성합니까?
A. 판매자
B. 구매자
C. 위의 두 가지 모두
2. 구매 주문은 법적 구속력이 있습니다. 참인가 거짓인가?
A. 맞습니다
B. 거짓
3. 다음 설명 중 사실인 것은 무엇입니까?
A. 송장은 PO에 대한 응답으로 생성됩니다.
B. 송장에 대한 응답으로 구매 주문이 생성됩니다.
C. 구매 주문서와 인보이스가 동시에 생성됩니다.
답변:B, A, A
정확한 재무 기록은 중소기업의 성공 경로를 개척하는 데 도움이 됩니다. 송장 및 구매 주문서와 같은 중요한 기록을 추적합니까? Patriot의 온라인 회계 소프트웨어를 사용하면 장부를 관리하는 방식을 간소화할 수 있습니다. 오늘 셀프 가이드 데모를 시작하세요!
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