어느 시점에서 직원은 비즈니스 관련 구매를 위해 회사 자금을 사용해야 할 수도 있습니다. 이런 일이 발생하면 비용 관리가 작동합니다. 소규모 기업의 비용 관리와 직원에게 적시에 상환할 수 있도록 프로세스를 간소화하는 방법에 대해 알아보십시오.
그렇다면 비용 관리란 정확히 무엇일까요? 비용 관리는 회사에서 비즈니스 비용을 처리, 지불 및 감사하는 데 사용하는 시스템입니다. 여기에는 직원 출장, 접대 및 상환(예:사무용품)이 포함될 수 있지만 이에 국한되지 않습니다.
비용 관리 프로세스를 통해 비즈니스는 직원에게 비즈니스 관련 문제에 지출한 비용을 상환합니다. 그리고 일반적으로 기업은 정책과 절차를 설정하여 직원들이 비용 상환에 중요한 사항을 알 수 있도록 합니다.
비즈니스 비용 관리는 직원 비용에 대한 통찰력을 제공하고 지출을 분류하는 데 도움이 됩니다. 말할 것도 없이 규정 준수를 보장하고 감사를 위한 보고서를 더 쉽게 수집할 수 있습니다.
다음과 같은 다양한 방법으로 직원 비용 정보를 모니터링, 추적 및 저장할 수 있습니다.
귀하의 비즈니스에 가장 적합한 비용 관리 솔루션을 찾으려면 각 옵션의 장단점을 고려하십시오.
스프레드시트는 쉽고 저렴합니다. 그러나 시간이 더 오래 걸리고 일부 직원에게는 혼란스러울 수 있습니다.
종이 양식은 종이 영수증과 잘 어울리며 비용 보고서를 관리하는 저렴한 방법입니다. 그러나 직원과 경비 보고서 승인자 모두에게 많은 수작업이 필요합니다.
비용 관리 소프트웨어는 작업을 간소화하고 관련된 모든 사람의 작업량을 줄일 수 있습니다. 비용 관리에 있어 가장 비용이 많이 드는 옵션이지만 소프트웨어를 사용하면 직원에게 더 빨리 상환하고 실수를 피할 수 있습니다.
스프레드시트를 유지 관리하는 것이 불가능해 보이고 지속적으로 비용 관리 실수를 하고 있으며 직원들이 비용 보고서를 작성하는 데 너무 많은 시간을 낭비하고 있다면 비용 관리 절차를 재고해야 할 때일 수 있습니다.
비용 관리 프로세스를 개선하고 직원 상환 작업을 간소화하고 싶으십니까? 이 4가지 팁을 살펴보십시오.
비용 관리 프로세스가 차질 없이 진행되도록 하려면 모든 항목(예, 모든 항목 ) 귀하와 귀하의 팀을 위해 서면으로. 그렇게 하면 귀하와 귀하의 직원이 귀하의 정책을 지침으로 사용할 수 있습니다.
비용 관리 정책에 다음을 포함하십시오.
각 직원이 정책 사본에 서명하여 읽고 이해했음을 보여주고 서명된 사본을 직원 파일에 보관하여 안전하게 보관하도록 합니다.
마지막으로 하고 싶은 일은 비용 관리 정책을 느슨하게 하는 것입니다. 그렇지 않으면 부정확한 기록, 누락된 환급 등이 발생할 수 있습니다. 문제가 발생하지 않도록 모든 정책을 T.
다음을 확인하십시오.
비용 관리 프로세스를 더욱 간소화하려면 스프레드시트를 버리고 중소기업을 위한 비용 관리 소프트웨어에 투자하는 것을 고려하십시오.
소프트웨어와 같은 비용 관리 도구는 비용을 정리하고 환급을 받았거나 받지 않은 사람을 검토하는 데 도움이 될 수 있습니다.
소프트웨어로 전환하기 전에 비즈니스의 장단점을 고려하십시오. 다음은 비용 관리 소프트웨어를 사용하여 얻을 수 있는 몇 가지 이점입니다.
소프트웨어의 주요 단점 중 하나는 비용입니다. 소프트웨어를 사용하는 것은 스프레드시트나 종이 양식을 사용하는 것보다 비용이 많이 듭니다. 그러나 귀하의 비즈니스에 적합한 것을 찾기 위해 주변을 둘러보고 커밋하기 전에 가장 좋은 거래를 찾을 수 있습니다.
Insurance Geek의 재무 이사인 Michael Cummins는 비용 관리 소프트웨어 사용의 이점에 대해 다음과 같이 말했습니다.
<블록 인용>비용 관리 프로세스를 개선하려면 자동화가 중요합니다. 견고한 비용 관리 소프트웨어를 사용하면 필요한 보고서를 자동으로 생성하여 추가 시간을 절약하고 보고서 및 양식을 위한 완전한 온라인 시스템을 사용하여 종이를 절약하고 언제든지 소프트웨어 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 자동화된 시스템을 사용하면 비즈니스에 집중하고 지출 습관에 대해 더 나은 예측을 할 수 있는 추가 시간을 확보할 수 있다는 것입니다.
가능하면 회계 및 급여 프로세스와 통합되는 솔루션을 찾으십시오. 예를 들어, 회계 소프트웨어 및 급여와 통합되는 비용 관리 시스템을 찾을 수 있습니다.
통합은 모든 면에서 일을 쉽게 만듭니다. 회계와 통합하면 장부 업데이트에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 또한 급여와 통합되는 솔루션을 찾으면 직원에게 더 빨리 상환할 수 있습니다.
솔루션을 검색할 때 현재 플랫폼에 비용 관리 통합 옵션이 있는지, 통합을 위한 추가 비용이 있는지 확인하십시오.