IRS는 총 영수증, 구매, 지출, 자산 및 원하는 공제(접대, 여행, 선물 비용 등)에 대한 영수증 및 기타 기록을 보관할 것을 제안합니다. 그리고 비즈니스가 성장함에 따라 영수증을 추적하는 것은 실제로 어려운 작업이 될 수 있습니다. 하지만 전자 영수증을 사용하면 더욱 간편해집니다. 종이 없는 세상을 원하십니까? 전자적으로 영수증을 정리하는 가장 좋은 방법에 대한 빠른 가이드를 읽으십시오.
비즈니스 영수증을 만들고 구성하는 것은 끊임없이 진화하고 있습니다.
사실, 서면 영수증은 서면 단어만큼 오래되었습니다. 최초의 알려진 영수증 중 일부는 점토판에 기록되었습니다.
고맙게도 우리는 더 이상 점토판을 사용하지 않습니다. 너무 무겁고 깨지기 쉽고 먼지가 너무 많습니다! 그러나 종이 영수증도 과거의 일이 되기 시작했습니다.
다음과 같은 이유로 전자 영수증으로 전환하기로 결정할 수 있습니다.
전자 영수증이 있다고 해서 영수증 정리 능력이 자동으로 100%가 되는 것은 아닙니다. 전자 영수증으로 전환할 계획이 없으면 파일 캐비닛과 폴더가 이음새에서 터지지 않아도 컴퓨터가 순식간에 엉망이 될 수 있습니다.
세금 납부 기간이 도래하고 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있도록 영수증을 전자적으로 저장하는 가장 좋은 방법을 찾도록 도와드립니다.
영수증을 전자적으로 정리하려면 다음이 필요합니다.
가장 먼저 해야 할 일:POS(Point of Sale)에서 수집하고 보관해야 하는 종이 영수증을 계속 생성할 수 있습니다.
종이 없는 상호 작용 및 전자 서명을 기본으로 하는 POS를 사용하여 이 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이것은 또한 낭비, 저장 공간 및 개인적으로 전자 형식으로 전송해야 하는 영수증의 수를 줄이는 데 도움이 됩니다.
POS에 전자 영수증이 있는지 여부에 관계없이 하드 카피 영수증을 전자 형식으로 변환하여 제출해야 합니다. 재고 청구서, 여행 경비, 평생 교육 등에 대한 청구서는 다양한 모양과 크기로 제공됩니다.
다행히도 변환은 휴대전화로 사진을 찍는 것만큼 쉬울 수 있습니다. 컴퓨터의 처리 용량에 문제가 발생하지 않도록 파일 크기를 염두에 두십시오. 가능하면 JPEG 또는 PDF 파일을 사용하십시오.
텍스트를 컴퓨터가 검색할 수 있는 형식으로 렌더링하는 OCR(광학 문자 인식)이 있는 앱을 고려할 수도 있습니다. 회계 소프트웨어를 사용하지 않는 경우 나중에 영수증을 찾을 때 OCR이 도움이 될 수 있습니다.
전자 영수증이 있으면 전자 영수증 정리를 고려해야 합니다. 클라우드, 하드 드라이브 또는 둘 다에 저장해야 합니까? 여러 사람이 언제든지 클라우드에 액세스할 수 있으며 하드 드라이브보다 더 안전할 수 있습니다.
다음 단계:전자 영수증을 저장하는 가장 좋은 방법을 고려하십시오. 결국, 영수증 구성과 관련하여 옵션이 있습니다. 다음을 사용하도록 선택할 수 있습니다.
파일을 어디에 제출하고 파일을 정리하는 방법은 오래된 문제입니다. 중앙 위치에 있는 서류 캐비넷 대신 컴퓨터를 사용하면 전자 영수증을 쉽게 저장할 수 있습니다. 이것의 몇 가지 주요 이점은 다음과 같습니다.
Google 드라이브 또는 개인용 컴퓨터 파일과 같이 영수증을 저장하는 데 도움이 되는 다양한 서비스가 있습니다. 보안 침해가 우려되는 경우 Carbonite 또는 Lastpass와 같은 더 안전한 위치를 생각할 수도 있습니다.
가능한 날짜를 포함하여 파일 이름이 논리적이고 구체적인지 확인하십시오. 각 파일 이름은 읽기만 해도 파일 이름과 이동 위치를 정확히 알 수 있도록 충분히 구체적이어야 합니다. 폴더는 가장 일반적인 것부터 가장 구체적인 것까지 계층적 순서로 작동해야 합니다.
폴더를 중첩하면 모든 파일을 한 번에(필요한 파일만) 선별할 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있는 좋은 방법입니다.
무엇을 사용하든지 체크리스트나 템플릿을 개발하여 귀하와 해당 직원이 시스템을 사용하여 지속적으로 적절하게 영수증을 업로드할 수 있도록 하십시오. 액세스 권한이 있는 직원이 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 이 템플릿을 저장합니다.
전자 영수증을 폴더에 저장하고 싶지 않으세요? 회계 소프트웨어를 사용하면 그럴 필요가 없습니다.
전자 영수증을 적절한 기간에 업로드하고 필요에 따라 설명을 첨부하면 나머지 작업은 프로그램이 알아서 합니다.
회계 소프트웨어는 또한 미수금, 미지급금 및 재무 작업을 한 곳에서 정리하는 데 도움이 됩니다.
Patriot의 프리미엄 회계를 사용하면 전자 영수증을 간편하게 관리할 수 있습니다!주정부 세입국이나 IRS가 감사할 수 있는 한 영수증을 보관해야 합니다.
대부분의 경우 3년이 좋은 경험 법칙입니다. 그러나 IRS에 문제가 있는 것처럼 보인다면 6년간의 영수증을 파헤칠 준비가 되어 있어야 합니다.
솔직히 말해서 6년짜리 전자 영수증은 6년짜리 하드 카피보다 다루기가 훨씬 쉽습니다.
영수증을 처리하기 위해 예약된 시간을 만들 수 있습니다(예:사진 촬영, 적절한 파일 이름 선택, 올바른 폴더 또는 프로그램에 업로드). 이러한 단계는 시간이 걸릴 수 있지만 매주 한 번과 같이 더 작은 조각으로 나누면 관리가 더 쉬울 수 있습니다.
전자 영수증을 업로드할 수 있는 비즈니스의 다양한 사람들을 고려하십시오. 그들은 일을 일관되고 올바르게 수행하는 데 필요한 정보를 가지고 있습니까? 프로세스와 템플릿이 명확하고 철저하며 관련된 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는지 확인하세요.
악의적인 행위자, 자연 재해 및 파일 손상으로부터 영수증을 보호하십시오. 보안 클라우드 위치를 사용하는 것(암호화까지 포함)이 바로 당신이 필요로 하는 것일 수 있습니다.