비즈니스 회의를 잘 준비하는 것이 중요하다는 것은 누구나 알고 있습니다. 참가자들은 토론에 참여할 수 있도록 의제에 있는 문제를 숙지해야 합니다. 하지만 만반의 준비를 하기 위해 절대 잊지 말아야 할 것이 있습니다.
이러한 회의 필수 요소 목록은 핸드북에서 찾을 수 없습니다. 실제로 필요할 때까지는 중요하지 않은 것처럼 보일 수도 있지만 이러한 항목 중 어느 것도 간과해서는 안됩니다. 동료, 상사 또는 잠재적인 비즈니스 파트너에게 좋은 인상을 남기고 싶다면 필수 장비입니다. 다음은 회의에 참석할 때 절대 남기지 말아야 할 8가지 목록입니다.
훌륭한 기억력을 가지고 있다고 자부할 수도 있지만 회의 중에 발생하는 중요한 일을 기록하면 나중에 다시 참조할 수 있는 편리한 방법을 제공합니다. 회의가 녹음되더라도 재생을 듣는 것보다 원하는 데이터를 찾기 위해 노트북을 뒤적거리는 것이 종종 더 빠릅니다. 공책과 함께 최소한 두 개의 펜을 가져와야 합니다. 펜의 잉크가 언제 떨어질지 알 수 없기 때문에 둘 이상이 필요합니다. 다른 사람에게서 빌려야 한다면 준비가 덜 된 것처럼 보일 것입니다.
보고서를 제출할 계획이라면 모든 사람이 사용할 수 있도록 충분한 사본을 가져오십시오. 그렇게 하면 다른 참가자들이 당신이 말하는 것을 따라갈 수 있습니다. PowerPoint 프레젠테이션을 준비했다면 주요 슬라이드를 인쇄해 보십시오. 참가자들에게 시각적 도움을 준다면 당신이 말해야 할 내용을 더 잘 이해할 수 있을 것입니다. 긴 메모를 할 필요가 없는 경우에도 감사할 것입니다.
디지털 시대에 구식으로 들릴지 모르지만 명함을 나눠주는 것은 회의에서 자신을 소개하는 좋은 방법입니다. 연락처가 나중에 연락할 수 있는 방법을 제공합니다. 그들은 당신의 전화번호를 찾을 필요가 없을 것입니다. 사무실 번호 및 이메일 주소와 함께 개인 휴대 전화 번호를 포함하면 대화가 가능하고 의사 소통을 하고 싶다는 메시지를 보내게 됩니다.
많은 서류 작업을 수행하는 대신 프레젠테이션에 필요할 수 있는 모든 백업 자료를 랩톱에 로드할 수 있습니다. 머리로 대답할 수 없는 질문이 있는 경우 문서 파일을 참조하거나 온라인에서 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다. 스마트폰을 지참하면 누군가가 문자로 정보를 주고받고 싶어할 때 대비할 수 있습니다.
프레젠테이션 도중 목이 마를 경우를 대비하여 회의에 물을 가져오는 것이 중요합니다. 대부분의 회의는 참석자에게 물을 제공합니다. 호스트라면 모두를 위한 충분한 공간이 있는지 확인하세요. 그러나 낯선 잔디에서 만난다면 기회를 놓치지 마십시오. 만일의 경우를 대비하여 자신의 물 한 병을 가져오십시오. 하나는 있고 없으면 안 되는 것보다 있으면서도 필요하지 않은 것이 낫습니다.
기침으로 고통받는 경우가 거의 없다면 기침약을 남기고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 하지만 기침을 하지 않으려고 애쓰면서 자신을 이해하려고 하는 것보다 더 나쁜 것이 몇 가지 있습니다. 기침하는 동안 누군가가 말을 시도하는 것을 보는 것은 거의 고통스럽습니다. 기침약은 휴대하기 쉬운 작은 패킷으로 제공됩니다. 따라서 좋아하는 맛을 선택하고 가져오십시오.
비즈니스 회의에서 만나는 사람들과 악수하는 것도 중요하지만 특히 감기와 독감 시즌에 악수할 때 감염될 수 있는 세균에 주의하십시오. 건강을 유지하기 위해 작은 용기에 손 소독제를 가져오세요. 회의가 끝날 때까지 기다렸다가 손을 씻으십시오. 그렇지 않으면 동료의 기분을 상하게 할 수 있습니다.
회의에 몇 개의 티슈를 가져오는 것은 항상 좋은 생각입니다. 약간의 엎지름이 있는 경우 종이 타월을 찾기 위해 방을 나갈 필요 없이 지저분한 곳을 빠르게 청소할 수 있어 편리합니다. 기침이나 재채기를 해야 하는 경우 티슈를 사용하면 훨씬 덜 어색합니다. 다른 회의 참석자에게 휴지가 필요할 경우 구조하러 와서 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
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