소규모 비즈니스의 규모에 관계없이 모든 비즈니스 소유자가 보호해야 하는 중요한 문서가 있습니다. 내부 문서, 재무 기록 또는 개인 식별 정보가 포함된 모든 문서는 보안을 유지해야 합니다.

귀하의 산업에 따라 중요한 문서를 보호하는 것은 법으로 규제 및 의무화되어 있습니다.

1. 중요한 파일을 암호로 보호

얼마나 많은 소기업 소유자가 중요한 문서를 노트북에 보관하여 분실하거나 도난당한 경우 민감한 비즈니스 데이터를 노출시킬 수 있는지 놀랍습니다. 추가 보안 수준으로 문서를 암호로 보호할 수 있습니다. Microsoft Word 및 Excel의 암호 보호 기능을 사용하여 권한이 없는 사용자가 열거나 변경할 수 없도록 제한합니다. Adobe Acrobat에서 PDF 파일을 보호하여 파일 열기, 인쇄, 편집 및 복사를 방지할 수 있습니다. PDF 문서를 편집으로부터 보호하는 것은 계약서를 보낼 때 표준이 되어야 합니다.

2. 디지털 사본 만들기

중요한 문서를 보호하려면 잠긴 파일 캐비닛 이상이 필요합니다. 종이 문서 또는 하드 카피는 쉽게 액세스할 수 있지만 디지털 백업이 필수적입니다. 좋은 스캐너에 투자하고 중요한 문서를 디지털 파일로 스캔하십시오. 중요한 문서를 모두 스캔하여 Dropbox, JustCloud, SugarSync와 같은 클라우드 기반 스토리지 서비스에 저장하세요. 클라우드 기반 스토리지를 사용하면 인터넷에서 액세스할 수 있는 원격 서버에 파일을 저장할 수 있습니다. 자연 재해, 화재, 침입 또는 컴퓨터 하드 드라이브가 충돌하는 경우 파일에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 대부분의 클라우드 기반 비즈니스 스토리지 서비스에서는 파일에 액세스한 데이터와 정보 공유 여부를 추적할 수도 있습니다.

3. 전자 서명 사용

클라이언트로부터 서명을 받아야 하고 문서를 스캔하고, 인쇄하고, 이메일로 보낸 다음 인쇄하고, 서명하고, 이메일로 보내야 했던 때를 기억하십니까? 이 프로세스를 통해 보안 위험인 이메일을 통해 민감한 데이터를 보낼 수 있었습니다. 문서를 디지털 방식으로 합법적으로 서명할 수 있는 전자 서명인 전자 서명 덕분에 그 시절은 사라졌습니다. DocuSign 및 AdobeSign과 같은 도구를 사용하면 중소기업에서 모든 인쇄 작업 없이 즉시 문서에 서명할 수 있습니다.

4. 스마트폰을 업무에 활용하세요

종이 영수증을 보관하는 번거로움을 없애세요. 스마트폰을 사용하여 비즈니스 관련 구매를 사진으로 찍습니다. Shoeboxed 또는 Expensify와 같은 서비스를 사용하면 비용을 더 쉽게 추적할 수 있습니다. Staples 또는 Office Depot와 같은 상점에서 쇼핑할 때 영수증을 비즈니스 계정으로 이메일로 받으십시오. 영수증을 받았다는 알림을 스마트폰으로 받아야 합니다.

5. 더 나은 내부 정책 만들기

중소기업의 모범 사례가 될 정책을 구현하십시오. 내부 정책을 직원과 공유하여 모든 사람이 기대치를 잘 인지할 수 있도록 하십시오.

• 누군가가 찾을 수 있도록 중요한 데이터를 프린터에 남겨두지 마십시오. 공유 프린터로 인쇄하는 경우 문서를 즉시 검색하십시오. 민감한 문서를 스캔하고 이메일로 보내는 경우 IT 전문가에게 문의하여 데이터가 암호화되고 프린터가 정기적으로 보관 파일을 제거했는지 확인하십시오.
• 보존해야 할 파일에 대해 최선의 판단을 내리고 문서를 보관해야 하는 기간에 대한 정책을 만드십시오.
• 10년 전 직원 기록과 같이 사회 보장 번호가 포함될 수 있는 불필요한 문서는 파쇄합니다. 어떤 이유로 사본을 보관해야 하는 경우 클라우드 기반 저장소의 암호로 보호된 파일에 문서를 저장하십시오.
• 좋은 파쇄기에 투자하십시오. 중요한 종이 문서는 재활용 쓰레기통에 버리지 말고 파쇄하십시오. 문서가 다시 조립될 가능성을 방지하기 위해 스트립 대신 십자형 파쇄를 사용합니다.
• 직원이 퇴사하는 경우 민감한 비즈니스 문서의 다운로드를 방지하기 위해 즉시 네트워크 액세스 권한을 취소하십시오.