회사에서 원하거나 기대하는 서비스를 받지 못하면 고객 서비스 불만을 제기해야 할 수 있습니다. 때로는 이것이 문제를 해결하는 유일한 방법입니다. 회사 대표, 출납원, 통신원 및 감독관에게 아무 소용이 없는 경우 공식 불만을 제기하면 문제가 신속하게 해결될 수 있습니다.
불만을 제기할 준비가 되면 일부 정보를 수집하고 올바른 단계와 절차를 따라야 할 수 있습니다. 회사마다 불만 제기 절차가 다릅니다.
불만을 제기하는 회사에 전화하여 고객 서비스 불만 제기 절차를 문의하십시오. 일부 회사에서는 온라인으로 불만 사항을 제출할 수 있으며 다른 회사에서는 불만 사항을 서면으로 제출하기를 원할 것입니다. 편지에 대한 지시를 따르십시오.
고객 서비스 불만 사항을 작성해야 하는 경우 해당 부서의 정확한 주소를 받으십시오. 귀하의 편지를 특정 부서 또는 특정 부서에 보내야 하는지 알아보십시오. 불만 사항의 사본을 회사 사장에게 보내야 할 수도 있습니다.
모든 정보를 수집하십시오. 이야기한 사람이 불만의 원인이었다면 그 사람의 이름이 필요할 수 있습니다. 감독자를 포함하여 대화를 나눈 모든 사람의 이름을 확인합니다. 부서명과 부서 전화번호를 적어주세요. 개인과 대화한 날짜와 시간을 알고 있다면 문서에 포함시키십시오.
때로는 서비스 요청을 해결하기 위해 여러 사람과 이야기를 나누며 며칠을 보낼 수 있습니다. 고객 서비스 불만 사항과 관련하여 생각할 수 있는 기타 세부 사항을 적어 주십시오.
편지를 쓰세요. 편지를 쓸 때 정보를 빠뜨리지 않도록 하십시오. 일이 일어난 순서와 특정 개인에게 말한 순서를 기록하십시오. 또한 불만 사항이 무엇인지 자세히 설명해야 합니다.
가능한 한 많은 세부 정보를 제공하십시오. 문제를 해결하기 위해 취한 단계를 포함합니다. 회사가 귀하의 상황을 시정하기 위해 필요한 조치를 취해야 하는 이유를 설명하십시오. 가까운 시일 내에 그들로부터 소식을 들을 수 있을 것이라고 회사에 알리십시오.
편지를 보내세요. 귀하의 사건에 도움이 될 모든 문서의 사본을 편지에 포함시키십시오. 기록을 위해 편지 사본을 보관하십시오.
회사는 합리적인 시간 내에 귀하에게 연락해야 합니다. 10~15일 허용 응답합니다. 대화를 나눈 모든 사람이나 최소한 관련 부서의 상사에게 편지 사본을 보낼 수 있습니다.
조치를 취하지 않으면 고객 서비스 문제가 6개월 동안 지속되는 경우가 있습니다. 아무도 당신의 상황을 책임지지 않고 부서에서 부서로, 사람에서 사람으로 이동하는 것은 드문 일이 아닙니다. 그 긴 대기 시간을 조심하십시오. 문제를 해결하려고 할 때 장기간 보류될 수 있습니다.
이러한 문제가 있는 경우 해당 기관에 후속 조치를 취하십시오. 문제를 해결할 수 없는 경우 FTC(연방거래위원회), Better Business Bureau, 신용 보고 기관 또는 법무장관실에 문의해야 할 수도 있습니다. 불만 사항을 등록하는 자체 절차도 있습니다.
